Внедрение процессного управления затратами на предприятии

   В основе применения метода АВС лежит  создание моделей бизнес-процессов и компании в целом. Проведение анализа модели позволяет получить большой объем структурированной информации (стоимостных и временных показателей, показателей трудоемкости и трудозатрат) по всем видам деятельности компании для анализа и оптимизации бизнес-процессов и структуры компании, а также для принятия управляющих решений по повышению эффективности и конкурентоспособности компании. 

   Для управления по видам деятельности (функционального  управления) используется метод ABM – Activity based management, который стремится представить компанию как совокупность различных взаимодействующих видов деятельности (бизнес-процессов и их элементарных операций), метод ABM – это процессное (пооперационное) управление затратами. Методы анализа и оптимизации бизнес-процессов с учетом затрат реализовано в ряде инструментальных средств моделирования бизнес-процессов (например, BPwin, ARIS).[15]

   EasyABC позволяет получить оценку себестоимости  бизнес-процессов в разрезе структурных  подразделений, что в настоящее время имеет большую актуальность в связи с введением бюджетирования. В нем также имеется возможность предварительного расчета бюджета затрат, текущего (фактического) учета затрат и проведение анализа отклонений. Пакет ARIS (с собственной методологией) также имеет более мощные средства моделирования.

   В общем случае методы ABC и ABM, позволяет  решить следующий круг задач[20]:

1. формализовать бизнес-процессы и операции и, соответственно работы каждого структурного подразделения и должностного лица компании;
2. провести временной и стоимостной сравнительный анализ и оценку эффективности выполнения бизнес-процессов;
3. оптимально распределить бизнес-процессы и операции между структурными подразделениями и сотрудниками;
4. снизить временные и материальные затраты на выполнение бизнес-процессов;
5. повысить эффективность оперативного управления деятельностью предприятия.

   Однако  этот методы ABC и ABM не решают вопрос оптимизации  компании в соответствии с удовлетворением  требований потребителя, как это  осуществляется при проведении функционально-стоимостного анализа.

   3 Внедрение процессного управления затратами на предприятии

   3.1 Особенности внедрения системы  процессного управления затратами

   Главное различие между традиционным методом  учета затрат и АВС заключается  в следующем: традиционный метод учета затрат распределяет затраты на продукцию на основе атрибутов единицы продукции. Типичные атрибуты: количество человеко-часов прямых трудозатрат, потраченных на изготовление единицы продукции, закупочная стоимость перепроданных товаров или количество потраченных дней. Распределения, следовательно, напрямую зависят от объема произведенной продукции, стоимости проданных товаров или дней, потраченных на обслуживание заказчика. Системы АВС фокусируются на деятельности, требуемой для производства продукции или оказания услуг.

   ABC отслеживает накладные расходы  по продуктам или услугам, идентифицируя  ресурсы, виды деятельности, затраты  на них и объем, необходимый  для выпуска определенного объема  продукции. Для вычисления стоимости  каждой операции используется единица выпуска.[17] Стоимость отслеживается по продукции или услуге путем определения количества единиц выпуска, потребленного каждой операцией за период времени.

   ABC применяется не только для  производственных организаций, но  и для предприятий сферы обслуживания, финансовых, медицинских и правительственных учреждений. Некоторые банковские организации давно используют этот метод под названием «Калькуляция себестоимости единиц» («Юнит-костинг»).[11] Калькуляция себестоимости по единицам используется для вычисления затрат на банковские услуги путем определения стоимости и потребления единиц выпуска деятельности, необходимых для оказания каждой услуги.

   Системы АВС невозможно успешно внедрить без активной поддержки со стороны  управленческих бухгалтеров. Поскольку традиционные системы учета затрат являются предметом ответственности управленческих бухгалтеров, им трудно смириться с фактом, что эти системы могут быть неадекватными, неточными или обманчивыми. И до тех пор пока эти ключевые фигуры не убедятся в том, что традиционные методы более не работают и что их должен заменить метод АВС, внедрение системы ABC обречено на провал.

   Управленческие  бухгалтеры обладают опытом, который  поможет им правильно сориентировать систему АВС с самого начала. Их знания могут помочь правильно идентифицировать единицы анализа (продукцию, процесс и т. д.) и возможные причины неадекватности системы учета затрат.[20]

   В ходе внедрения системы АВС роль управленческих бухгалтеров важна, потому что они обладают информацией, необходимой для того, чтобы определить, до какой степени детализации должна доходить новая система учета, и лучше других знают движение затрат во всей организации. Они также лучше всех разбираются в потоках информации, которая необходима для внедрения и поддержания системы.

   Управленческие  бухгалтеры должны использовать свои технические знания и понимание  концепции, проявлять энтузиазм, творческий подход и способность преодолевать реальные или потенциальные препятствия, чтобы довести внедрение системы АВС до успешного завершения.

   Модели  АВС можно разрабатывать с  нуля при помощи персонального компьютера и электронных таблиц либо использовать один из множества присутствующих на рынке программных продуктов, предназначенных  для работы с АВС.

   Обычно  прикладные пакеты для АВС приобретаются, когда компания выполняет слишком много функций или у функций очень много выходов для того, чтобы вести их вручную с помощью электронных таблиц или в базах данных.[8]

   Как правило, пакеты АВС можно интегрировать  с Главной книгой. С помощью таких программ можно конвертировать данные по ресурсам в функциональные затраты и выполнять трудоемкие вычисления, необходимые для определения затрат по видам операций и выходам.

   При покупке программного обеспечения  важно убедиться в том, что он поддерживает применяемый для внедрения подход АВС.

   ABC является мощным управленческим  инструментом, который возник как  инструмент преодоления неэффективности  традиционных подходов к учету  и управлению затратами. АВС  не просто помогает компании  точно определить затраты по продукции, процессам и видам операций, но также предоставляет финансовую и нефинансовую информацию, необходимую для выявления возможностей по снижению затрат и усовершенствованию функционирования. И все же АВС не является панацеей. Эта система – одно из важных средств, необходимых для любой организации, которая рассчитывает преуспеть и вырасти.

   3.2 Этапы внедрения системы процессного управления затратами

   Если  недостаточно точно определить цели проекта (внедрение системы АВС), его результатом будет внедрение такой системы АВС, которая будет отвечать потребностям некоторой теоретической организации, но не конкретной, ради которой все было задумано.

   Существует  несколько подходов к проектированию и внедрению системы АВС. Не существует подхода, который бы реализовывал задачи по принципу «все в одном». Без четко поставленной задачи система АВС, сформированная в ходе проекта, не будет удовлетворять нуждам организации с точки зрения эффективности затрат.[10]

   В небольших и средних организациях внедрение АВС можно начинать сразу. В крупных фирмах перед полномасштабным внедрением этой системы рекомендуется вначале запустить один или несколько пилотных проектов. Пилотные проекты реализуются на небольшом участке предприятия с использованием его фактических и бюджетных данных за определенный период. В ходе реализации пилотных проектов идентифицируются операции, носители затрат, связанные с ними объемы и точки вхождения затрат, а также выполняется привязка затрат. Знания и опыт, полученные в ходе работы над пилотными проектами, позволяют сократить время и ресурсы при полномасштабном внедрении АВС.

   Если  принято решение с самого начала осуществлять полное внедрение, необходимо применять поэтапный подход. Структура  поэтапного подхода во многом совпадает со структурой пилотного подхода, но включает больше участков, данных и анализа. Охватываемая информация и число этапов зависят от намеченных целей проекта, но все этапы будут переосмыслены с точки зрения моделирования системы затрат для организации и разработки оптимизированных затрат, прибыли и результатов деятельности по всей организации с целью повышения качества информации и усовершенствования результатов по видам деятельности организации.

   Возможно, что задачей системы АВС будет  просто предоставление точной информации для определения возможных цен. В этом случае потребуется решение, отличное от того, когда ставится задачи создания и отслеживания новых методов измерения результатов деятельности на повседневной основе. Аналогично, если задачей является разработка системы в несколько этапов либо для пилотного проекта, а не для всей организации, в этом случае также потребуется выбрать отличный подход к системе.[16]

   Организациям  следует быть осторожными при  выборе подходов, которые охватывают неполный спектр их функций. Здесь существует опасность упустить операции и затраты на участках, не охватываемых системой.

   Во  многих организациях хорошо продуманная  и периодически обновляемая модель операций является достаточной для  потребностей АВС. Независимое внедрение позволяет им значительно улучшить качество финансовой информации, не прерывая своих каждодневных операций. Хотя может быть полезно накапливать в рамках ABC определенную информацию, которая ранее игнорировалась. Эти данные используются только для тестирования и обновления модели, а не для регистрации операций. Такой подход особенно полезен для малых и средних организаций, но он может быть эффективным первым шагом при внедрении АВС в крупных организациях.

   Если  одной из поставленных задач является создание независимой модели, а другой – полномасштабная интеграция АВС в существующие системы каждодневного учета и управления, в такой ситуации роль системы АВС будет шире роли системы традиционного учета затрат. Она станет основным источником информации для совершенствования бизнес-процессов, планирования и исключения (сокращения) бесполезных функций.[4] С такой системой все исходящие с нижних уровней отчеты адаптируются под потребности АВС, включая план счетов, структуру центров затрат, процедуры учета запасов и стоимости реализации, внутрихозяйственные расчеты и распределение расходов по оплате труда, финансовые и управленческие отчеты и все другие связанные с затратами аспекты учета. Очевидно, что большие изменения потребуются и в системе обработки данных, на основе которой осуществляется учет.

   Систему АВС можно рассматривать с  двух точек зрения: назначения затрат и представления процессов. Рассмотрение с точки зрения назначения затрат позволяет получать информацию о  ресурсах, деятельности и объектах затрат. Рассмотрение же с точки  зрения процессов дает оперативную (и часто – нефинансовую) информацию об этих видах деятельности. Оба эти представления ABC показаны в приложении А. Представление АВС с точки зрения назначения затрат показано в вертикальной части рисунка, а представление с точки зрения процессов – в горизонтальной части.[18]

   Для обеспечения точности ввода данных необходимо провести учебные курсы, разработанные для каждой группы сотрудников.

   Наконец, система не будет эффективной, если пользователи не будут понимать новую  информацию, которую дает АВС. В некоторых организациях АВС будет противоречить многим фундаментальным принципам, которые менеджеры всегда считали неоспоримыми.

   Например, многие производственные компании десятки  лет считали, что эффективность  прямых трудозатрат является основным показателем производительности. В системе АВС многие из этих компаний увидят, что прямые трудозатраты являются несущественным компонентом уравнения стоимости и что акцент на эффективности прямых трудозатрат мешает видеть важные проблемы.

   Некоторые увидят, что прямые трудозатраты на самом деле играют совсем незначительную роль в их бизнесе. Чтобы эти люди эффективно использовали новую появившуюся информацию, команда проекта должна добиться понимания ими выходных результатов новой системы и того, как лучше всего их применять для совершенствования работы организации.

   Даже  самая лучшая система АВС не даст хорошего результата, если никто не будет понимать, как пользоваться ее информацией. Важно не просто разработать  и внедрить теоретически качественную и правильно поддерживаемую систему. Гораздо важнее[9]:

1. научить руководство пользоваться системой АВС;
2. обеспечить получение руководством не просто полезных, но и понятных отчетов;
3. поддерживать в системе АВС актуальную информацию.

   Таковыми  являются основные этапы внедрения системы процессного управления затратами на предприятии. В заключении можно сделать вывод, что выбор методики контроля над затратами на каждом предприятии индивидуален. Описанный подход можно назвать универсальным, так как в зависимости от политики предприятия в отношении затрат, его можно корректировать в направлении максимальной эффективности.