Внутриорганизационные коммуникации

Внутриорганизационные коммуникации

Коммуникации внутри организации оказывают основополагающее влияние на поведение как персонала, так и организации в целом. Развитие средств коммуникации, под которыми мы будем понимать не только технические ресурсы (компьютеры, Интернет, смартфоны, планшетные компьютеры и т.п.), но и различные технологии построения отношений внутри подразделений, настолько изменило функционирование современной организации, что это фактически повлияло на все аспекты существования организации. Более того, глобальные трансформации в сфере организационных коммуникаций продолжают ускоряться на наших глазах, и мы оказываемся не в состоянии предсказать, что будет происходить завтра. Однако понимание функций и структуры внутриорганизационных коммуникаций позволит нам не просто активно осваивать новинки коммуникативных технологий, но и производить инновации в области организационного поведения на благо организации.Что такое коммуникация?

Коммуникация  — это процесс обмена информацией от одного человека к другому.

Цель коммуникации  — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщение. Проверяться правильность понимания может посредством различных способов обратной связи — от правильного исполнения полученного указания до ответов на вопросы и адекватной интерпретации сообщения.Постоянные изменения в составе проектных команд требуют от участников этих команд высокого уровня развития коммуникативных навыков и компетенций. Недостаточный уровень развития коммуникативных навыков и компетенций у современных работников приводит к провалу многих проектов, срывам сроков, увеличению стоимости проектов и другим негативным последствиям.По сути понятие «управление», которое было сформулировано еще кибернетиками, предполагало коммуникацию как механизм контроля (через обратную связь) и коррекцию целесообразного функционирования объекта управления. Поэтому для системы управления организационным поведением коммуникация является основополагающей функцией.Без коммуникаций невозможно осуществление основных функций управления: планирования, организации, руководства и контроля.Эффективные коммуникации способствуют как планомерному достижению целей организации, так и координации деятельности сотрудников по достижению этих целей. Одним из критериев эффективности внутриорганизационных коммуникаций является также удовлетворенность работников трудом и атмосфера в коллективе.Обычно в организации выделяют внешнюю  и внутреннюю коммуникацию .

Внешняя коммуникация	Коммуникация организации с внешней средой — клиентами, подрядчиками, партнерами, поставщиками и т.п.
Внутренняя коммуникация	Коммуникации внутри организации — между подразделениями, сотрудниками, руководителями одной и той же организации

Развитие информационных технологий и их влияние на коммуникативную инфраструктуру организаций приводит к тому, что определить тип коммуникации в некоторых случаях оказывается затруднительно. Посмотрим, какие изменения в жизнедеятельности происходят в связи с усилением роли коммуникаций в современных организациях.Влияние коммуникативных технологий на трансформацию деятельности организацийПроисходящие в организациях изменения, которые вызваны развитием информационно-коммуникационных технологий, самым существенным образом меняют внутреннюю среду компании, а в некоторых случаях и структуру экономики предприятия в целом.Эффективные коммуникации способствуют как планомерному достижению целей организации, так и координации деятельности сотрудников по достижению этих целей. Одним из критериев эффективности внутриорганизационных коммуникаций является также удовлетворенность работников трудом и атмосфера в коллективе.Какие изменения можно зафиксировать в первую очередь?

1. Система управления

Контроль и обратная связь	Благодаря современным средствам работы с оперативной информацией, руководство может получать информацию в режиме реального времени и активно влиять на ситуацию
Получение оперативной информации	Структурирование коммуникационных каналов и хранимой информации в организациях позволяет руководству быстро получать все данные, которые необходимы для принятия и реализации решения
Функции линейных менеджеров	Роль линейных руководителей меняется — теперь они больше не выступают в роли интерпретаторов и фильтров при передаче информации по организационной иерархии, теперь их влияние на получение требуемого результата становится более прозрачным, и как следствие, их ответственность за результат растет
Барьеры в получении информации	Линейный руководитель перестает быть барьером при донесении информации от рядового сотрудника до высшего руководства (сотрудник всегда может написать на электронную почту топ-менеджера). Это ведет к усилению роли рядовых сотрудников в принятии стратегических решений

2. Организационное поведение

Расширение и дифференциация команд	Использование различных инструментов коммуникации ведет к появлению принципиально новых типов команд, не ограниченных по географическому признаку — появляются виртуальные, международные, проектные, целевые команды, профессиональные сообщества внутри организаций и т.п. Влияние таких команд на функционирование организации обладает своей спецификой
Увеличивается интенсивность работы	Оперативность получения информации, скорость изменения содержания рабочих заданий, сокращение жизненного цикла продукции ведут к увеличению интенсивности и скорости выполнения рабочих задач. Появляются специальные технологии оперативного решения профессиональных задач в команде (например, AGILE в ИТ-отрасли). Барьером на пути использования этих технологий оказываются коммуникативные навыки работников
Временные функции	Увеличивающаяся интенсивность и скорость выполнения рабочих заданий приводит к усилению роли проектного типа организации работ и появлению специфических временных функций, когда определенный тип работ не может быть обеспечен постоянной занятостью. Сегодня организации все чаще включают в состав рабочих команд внешних специалистов (фрилансеров) или даже целые фирмы (бухгалтерия на аутсорсинге). Это меняет сам тип отношений с такими временно нанимаемыми работниками

3. Отношения с внешней средой

Структура занятости	Возможность точной постановки и контроля выполнения задач приводит к использованию удаленной работы сотрудников организации. В свою очередь многие внутренние подразделения организаций выводятся на самообеспечение и работают не только на организацию, но и на внешних клиентов. Это ведет к изменению отношений между работодателем и нанимаемыми работниками, все больше их отношения приобретают форму отношений «клиент — подрядчик»
Отношения с клиентами	Клиенты играют все большую роль при разработке и тестировании новой продукции. Фактически активность клиентов включается в производственную цепочку организации
Роль проектов	Постоянные изменения в выпускаемой продукции и оказываемых услугах, постоянные изменения в структуре клиентского рынка приводят к постепенному переходу от функциональной к проектной организации работы, требующей особых поведенческих эталонов
Управление талантами	Скорость протекания основных процессов в организации приводит к необходимости постоянного развития сотрудников внутри организации, с одной стороны, а с другой — к созданию внешнего кадрового резерва организации, т.е. постоянной работе с потенциальными сотрудниками

В свою очередь все эти изменения приводят и к негативным последствиям, о которых тоже следует сказать.Усиливающиеся проблемы

Информационный шум	Доступность информации и неструктурированные коммуникации приводят к усилению лишних данных, не позволяющих сориентироваться в ситуации. Усиливается количество информационного шума и мусора, который мешает воспринимать реальные сигналы об изменениях на рынке
Низкий уровень коммуникативных компетенций	Постоянные изменения в составе проектных команд требуют от участников этих команд высокого уровня развития коммуникативных навыков и компетенций. Недостаточный уровень развития коммуникативных навыков и компетенций у современных работников приводит к провалу многих проектов, срывам сроков, увеличению стоимости проектов и другим негативным последствиям
Издержки на обучение	Постоянное переобучение персонала предполагает постоянные расходы, однако не всегда внутрикорпоративное обучение позволяет развить навыки, которые будут востребованы в организации завтра. Скорее, корпоративное обучение развивает навыки, необходимые для решения задач, которые уже больше не будут встречаться
Информационная безопасность	Возможность аккумуляции и транслирования больших объемов информации приводит к увеличению рисков от использования этой информации конкурентами. Сбои в работе информационных систем организации могут стать причиной глобальных катаклизмов в деятельности организации

Все эти обстоятельства следует учитывать при построении системы внутриорганизационных коммуникаций.

 

 

 

В любой организации, даже самой небольшой, используются как минимум два коммуникативных средства — устные коммуникации и письменные (заметки-записки). В более крупных организациях используют также внутренние газеты — листки новостей, публикации для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео, Интернет (электронная почта), встречи с руководителями, слухи. Все эти виды внутренних коммуникаций (их наличие или отсутствие) являются показателем культуры внутриорганизационных отношений и формируют образ организации в глазах ее сотрудников. 
 
Листки новостей. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике («новости рынка», «новые проекты», «персонал») может окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет выяснить заинтересованность занятых (упомянутых?) в информации, содержащейся в листках. Листки могут также распространяться по принципу «прочитал — передай другому» или адресно руководителям подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, — на первом этаже у лифтов, у переходов в другие корпуса, — где сотрудники могут их свободно разбирать. Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны его ждать с нетерпением. Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Важно также, чтобы он обеспечивал двустороннюю комму  
192 Г. Л. Тульчинский. PR фирмы: технология и эффективность  
никацию, выражая не только позицию руководства фирмы, но и мнения других сотрудников. 
 
Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор историй, например, должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения — реструктуризацию, поглощения и доказывать их причины. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, так же как и показывать различные типы людей, занятых в организации. 
 
Управленческие публикации. Менеджеры среднего звена фирмы должны быть хорошо информированы о том, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров — один из путей обеспечения этого. Многие компании часто публикуют бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компаний или других событий выпускаются специальные бюллетени. 
 
Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих работников. Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться в топ-менеджменте для создания и поддержки корпоративного духа. 
 
Ежегодные отчеты для персонала. Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для персонала, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен нести и мотивационную функцию, подспудно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма занятых. 
 
Годовой отчет для работников фирмы может быть столь же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года в компании. Типичный ежегодный отчет для персонала включает: 
 
1. Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность занятым за их помощь в достижении результатов. 
 
2. Описание компании, простое графическое объяснение того, что организация представляет собой, и где расположены ее отделения, филиалы. 
 
3. Организационная политика. Объяснение текущих задач, по поводу которых менеджмент имеет серьезное мнение и в решении которых он ищет поддержки занятых. 
 
4. Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается график, описывающий, как компания использовала каждый рубль или доллар, который она привлекла. 
 
5. Финансовое положение компании с описанием активов, задолженностей компании и собственности акционеров в динамике. 
 
6. Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества — финансовая поддержка и участие занятых в течение года. 
 
7. Освещение финансовых аспектов оплаты штата — общее описание, нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и других затрат, имевших отношение к штату. 
 
8. Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие профили конкретных работников, комментарии специалистов об их работе и зарисовки, эссе о людях на работе. 
 
Введение внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов

 

Исследование внутренних коммуникаций компании Google

2.1   Общая информация о компании Google

Google – сравнительно  молодая IT компания, основанная в 1998 году. Миссия компании – «организовать  всю имеющуюся в мире информацию, сделав её доступной и удобной для использования». [10] С момента создания компании ее руководители выработали 10 базовых принципов Google, один из которых посвящен корпоративной культуре – необходимому условию построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций. [11] Действительно, корпоративная культура Google – самая успешная культура во всем мире, отличающаяся своим новаторством и демократичностью.

2.2   Каналы коммуникаций компании Google

В настоящее время большим спросом пользуются корпоративные порталы - интранеты. Из нескольких представленных интервью было выяснено, что подобные порталы являются некими закрытыми социальными сетями, значительно упрощающими процесс коммуникации.  [1]  В ходе исследования стало известно, что компания Google тщательно отбирает каналы передачи информации и шифрует их. [3] Google обладает собственным интранетом, который носит название «Moma». [23]

2.3   Коммуникации компании Google

Выяснено, что в компании Google особое внимание уделяется неформальным коммуникациям. Офисы компании, расположенные по всему миру, известны своим нестандартным дизайном. Так, в них можно найти комнаты для медиации, игровые зоны, многочисленные кафе. Здесь сотрудники могут не только отдохнуть, но и пообщаться в неформальной обстановке. [2]

2.4   Типы коммуникационных сетей компании Google

В ходе исследования было выяснено, что коммуникационная сеть компании Google выглядит так: (Рис.№5)

Рис.5 "Коммуникационная сеть компании Google"

Это обеспечивается демократией, на которой базируется политика компании, а также отсутствием жесткой иерархии и необходимости подчинения.[8]

2.5 Методы преодоления коммуникационных барьеров компании Google

С целью преодоления индивидуальных барьеров руководство Google уделяет особое внимание внутрикорпоративной культуре. [11] В созданной руководством атмосфере сотрудники компании могут спокойно пообщаться не только на рабочие темы. Также для развития системы внутриорганизационных коммуникаций компания  Google  активно практикует стажировку сотрудников в офисах других стран. [4] Каждый сотрудник имеет право высказать свою собственную точку зрения процессе еженедельного ужина, что способствует ослаблению субъективного мнения и уменьшению различий в восприятии.

Компания Google эффективно борется с барьерами, возникающими на организационном уровне. Так, каждый сотрудник имеет свой личный рабочий ноутбук, офисы Google оборудованы автоматами со снеками и водой. В офисах компании практически нет личных кабинетов, рабочее пространство поделено на секторы, оснащенные закрытыми и открытыми переговорными комнатами, а также локальными пространствами, оснащенными белыми досками. [16]