Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Июля 2014 в 10:45, отчет по практике
Краткое описание
Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы. Задачами практики являются ознакомление с: · организацией работы архивного учреждения; · принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; · способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; · процессом создания системы информации о содержании документов; · организацией всестороннего использования документальной информации.
Содержание
Введение. 4 Глава 1. Организация работы архивного учреждения §1 Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива. 5 §2 Основные задачи и функции архива. 6 Глава 2. Отбор документов, подлежащих архивному хранению §1 Положение закона РФ «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» о порядке хранения документов Архивного фонда РФ.. 8 §2 Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение и комплектование архива 9 §3 Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. 12 §4 Экспертиза ценности документов в архиве и работа экспертной комиссии. 15 Глава 3. Хранение архивных документов §1 Система мер обеспечения сохранности документов. 18 §2 Требования к зданиям и помещениям архива. 18 §3 Режимы хранения документов. 19 Глава 4. Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации §1 Учет документов в архиве. 23 §2 Система научно-справочного аппарата. 24 §3 Описи дел, документов. 25 §4 Каталоги и ведомственные картотеки. 25 §5 Обзоры.. 27 §6 Историческая справка. 27 §7 Этапы поиска документной информации. 29 Заключение. 30 Список используемой литературы.. 31
Третий раздел включает обобщенную
характеристику фонда по составу и содержанию
документов в целом и отдельных групп
документов; сведения о наличии документов,
выходящих за хронологические рамки фонда,
о научно-справочном аппарате к фонду,
о видах носителей информации.
Второй и третий разделы исторической
справки архивной коллекции строятся
по аналогии с соответствующими разделами
исторической справки архивного фонда
организации.
Справка подписывается исполнителем
и заведующим архивом (лицом, ответственным
за архив). Историческая справка печатается
в четырех экземплярах: три экземпляра
передаются в государственный архив при
первой передаче документов фонда; один
хранится в деле фонда в архиве организации.
Историческая справка дополняется при
пополнении фонда или в случае реорганизации,
изменения структуры и функций организации.
Историческая справка (часть ее) представляется
в государственный архив вместе с каждой
законченной описью.
§7 Этапы поиска документной
информации
Данный архив относится к Администрации
г. Минеральные Воды и в нем хранятся документы
и дела относящиеся по вопросам собственности
и пенсионному вопросу. Доступ к данным
документам имеется только у работников
архива, дела не даются на руки, граждане
делают запросы, которые потом сотрудники
архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается
в течение месяца и по истечению срока
архив выдает архивную справку (приложение
8).
Также необходимо отметить,
что услуги данного архива бесплатные
и любой житель города может подать запрос
в данный архив. Запрос оформляется в виде
заявления: указываются личные данный
гражданина, сам запрос и дата с росписью.
При подаче заявления по вопросам собственности
при себе надо иметь: копию паспорта, копию
свидетельства на собственность, если
нужна доверенность и копию справки от
нотариуса при вступлении в наследство.
При подаче заявления по пенсионному вопросу
– паспорт, трудовую книжку и ксерокопию
трудовой книжки по данному предприятию.
Все запросы принимаются работниками
архива в приемные часы, обычно в день
бывает до 50 запросов граждан в приемные
часы. В остальное время производится
анализ и переработка запросов, после
уже переходят к непосредственной задаче:
поиску запрошенной информации. После
подачи заявления сотрудники архива приступают
к поиску запрошенной информации: берется
опись по данному делу, ищется номер постановления
или распоряжения, напротив указывается
номер дела где это постановление или
распоряжение имеется, потом в хранилище
по топоописи находится нужное дело и
уже в найденном деле ищут нужное постановление
или распоряжение и на основании этого
оформляется архивная справка. По окончании
каждого месяца производится подсчет
запросов за данный период и оформляется
отчет, который потом передается в Администрацию
города.
Заключение
Архивный отдел предоставляет
гражданам города Минеральные Воды информацию
по вопросам собственности на землю, квартиры,
дачные участки и на др. виды собственности,
а также информацию по пенсионному вопросу.
В здании архива имеется пять
хранилищ – три по личному составу и два
по основной деятельности.
Пройдя архивную практику в
Архивном отделе Администрации Минераловодского
Муниципального района Ставропольского
края, мною была изучена работа данного
местного архива, я ознакомилась с основными
направлениями архива, изучила характер
взаимодействия архива с потребителями
услуг, а также место потребителя в структуре
архива: существует взаимосвязь между
архивом и потребителями услуг.
Главная же задача данной практики
была мной выполнена: получила первичные
навыки архивной работы: комплектование
архива; требование к оформлению дел; экспертиза
ценностей; непосредственное хранение
архивных документов, а также с организацией
всестороннего использования документальной
информации.
Проходя архивную практику,
принимала и обрабатывала запросы граждан
города, шифровала архивные дела, искала
необходимую информацию в соответствии
с правилами поиска документальной информации.
В ходе архивной практики я ознакомилась
с организацией работы архивного учреждения;
принципами и методами отбора документов,
подлежащих архивному хранению; способами
и условиями хранения, обеспечивающими
полную сохранность документов; процессом
создания системы информации о содержании
документов; организацией всестороннего
использования документальной информации.
Список используемой
литературы
1. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998.
2. Основные правила
работы государственных архивов
Российской Федерации. – М., 2002.
3. Основные правила
работы архивов организаций. –
М., 2003.
4. Путеводитель. Т.
6. Перечень фондов Государственного
архива Российской Федерации
и научно-справочный аппарат к
документам архива. – М., 1998.
5. Сборник законодательных
и нормативно-правовых актов об
архивном деле. – М., 2002.
6. Учебно-методический
комплекс по специальности 032600 История.
– М., 2002.
7. Федеральный
закон. «Основы законодательства
РФ об Архивном фонде РФ
и архивах» от 07.07.1993 г.
Приложение
Приложение 1
Форма листа-заверителя
дела
Лист-заверитель дела
№ ________
В деле подшито и пронумеровано
_______________________________________________листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________________________
;
пропущенные номера листов ___________________________________________________________
+ листов внутренней описи
_____________________________________________________________
Особенности физического состояния
и формирования дела