Характерні особливості інформаційних систем в обліку і аудиті

Характерні особливості інформаційних систем в обліку і аудиті

ПЛАН

Вступ

1. Автоматизація  бухгалтерського обліку та аудиту - основа ефективного управління.

2. Вимоги до  інформаційної системи бухгалтерського  обліку та аудиту

3. Елементи інформаційної  комп'ютерної системи бухобліку  та аудиту

4. Особливості  комп'ютерної обробки даних у  інформаційних системах бухобліку  і аудиту

5. Найбільш поширені  в Україні інформаційні системи  автоматизації бухобліку та аудиту

6. Фактори ефективного  використання інформаційних систем

Висновок

Список літератури

Вступ

Зайняти лідируюче положення на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру управління - от першочергові задачі керівника підприємства. У бухгалтерській і аудиторській діяльності це особливо важливо, що обумовлює широке застосування пакетів і програм для аудиту і бухгалтерського обліку, завдяки впровадженню яких підвищується оперативність обробки даних і вірогідність ділової інформації, приймаються більш об'єктивні фінансові й управлінські рішення.

Автоматизація і введення інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності в податкові органи в умовах перехідної економіки України є однієї з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), що повинна щокварталу надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть знадобитися всі бухгалтерські документи, включаючи первинні.

В умовах відносної невизначеності в податковій сфері підприємство може сильно постраждати чи навіть потерпіти крах, і всього лише через недбалість у бухгалтерському обліку. Прикладів тому в Україні дуже багато, причому часто страждають підприємства, що прагнуть працювати чесно. Страждають через недбале ведення внутрішньої бухгалтерії підприємства. При веденні бухгалтерського обліку вручну можливі і найпростіші арифметичні помилки.

Чим же можуть допомогти бухгалтеру чи аудиторам інформаційні системи? Безумовно, комп'ютерна програма не замінить грамотного спеціаліста, але дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

1. Автоматизація  бухгалтерського обліку та аудиту -

основа ефективного управління

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

2. Вимоги до  інформаційної системи бухгалтерського

обліку та аудиту

Гарні інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність інформаційної системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

3. Елементи інформаційної  комп'ютерної системи

бухобліку та аудиту

У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко просліджується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.

Інформаційна система містить у собі наступні елементи:

1. Апаратні засоби.

До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис системи  і структури керування стосовно  до введення, обробці і виводу  даних, обробці повідомлень, логічним  і іншим командам.

4. Персонал - працівники, що  керують системою, проектують її  і постачають програмами, експлуатують  і контролюють систему обробки  даних.

5. Дані - зведення про господарські  операції й іншу необхідну  інформацію, що вводять, зберігають  і обробляють у системі.

6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис  операцій, що попереджають чи  реєструють помилки.

4. Особливості  комп'ютерної обробки даних у  інформаційних системах бухобліку  і аудиту

Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

1. Однакове виконання  операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

3. Потенційні можливості  появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості  посилення контролю з боку  адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання  виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

5. Найбільш розповсюджені  в Україні інформаційні системи  автоматизації бух обліку та  аудиту

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях.

Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

1. план рахунків;

2. список видів об'єктів  аналітичного обліку;

3. списки об'єктів аналітичного  обліку (субконто);

4. констант і т.д.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з уведенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

1. зведені проводки;

2. оборотно-сальдову відомість;

3. оборотно-сальдову відомість  по об'єктах аналітичного обліку;

4. картка рахунка;

5. картка рахунка по  одному об'єкту аналітичного обліку;

6. аналіз рахунка (аналог  головної книги);

7. аналіз рахунка по  датах;

8. аналіз рахунка по  об'єктах аналітичного обліку;

9. аналіз об'єкта аналітичного  обліку по всіх рахунках;

10. картка об'єкта аналітичного  обліку по всіх рахунках;

11. журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того, даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Крім того, програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.