Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом.

Причины внедрения системы электронного документооборота:

• бумажные документы теряются;
• документы и информация попадает в чужие руки;
• тратится большое количество времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа;
• на копирование документов тратиться немало средств (бумага, тонер и т.д.);
• на подготовку и согласование документов уходит много времени.

Внедрение системы электронного документооборота устранить эти причины, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации.

Установка «СТЭК-Документоборот»

ВАЖНО: программа будет работать только на операционной системе не ниже MS Windows XP SP3 и (MS Windows Server 2003).

Перед тем, как установить «СТЭК-Документооборот» необходимо установить на компьютер Microsoft .NET Framework 4.0 (установка проводиться на сервере и на всех рабочих станциях, где должна быть установлена система электронного документооборота).

Порядок установки:

1. Запустить файл stek_delo_setup.exe. В появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее»:

 

Рисунок

2. Необходимо указать путь для установки программы (по умолчанию диск C:\СТЭК Документооборот).

Для продолжения нажать кнопку «Далее»:

Рисунок

3. В окне «Выбор компонентов» необходимо выбрать одну из опций:
• «Установить программу» (стандартная установка);
• «Установить пустую базу данных» (в случае установки приобретенной программы);
• или «Установить демонстрационную базу данных» (в случае установки демоверсии):

Рисунок

ВАЖНО! Во время первой установки обязательно должна быть проведена установка СУБД FireBird (выбрать опцию Установить сервер баз данных).

Нажав кнопку «Далее», установка продолжается:

Рисунок

 

4. Установка завершена по кнопке «Завершить»:

Рисунок

Запуск программы осуществляется двойным кликом левой кнопки мыши по ярлыку на рабочем столе:

Рисунок

При первом запуске «СТЭК-Документооборот» необходимо загрузить лицензию на использование программного продукта.

1. Для этого заходим в программу от имени администратора (пароля нет):

Рисунок

2. Появится окно с предложением загрузить лицензию. Необходимо нажать кнопку «Да»:

Рисунок

3. В окне выбора файла выбрать требуемый файл с лицензией и нажать кнопку «Открыть»:

Рисунок

4. Появится окно с параметрами лицензии. Если все данные верны, необходимо нажать кнопку «Да»:

Рисунок

Рассмотрим и проверим работоспособность системы электронного документооборота «СТЭК-Документооборот».

Аутентификация: для входа в программу необходимо указать имя пользователя и пароль.

Рисунок

  Главное окно программы: быстрое управление и визуальный контроль за ключевыми объектами.

Рисунок

Все объекты открываются в основном окне программы во вкладках.

Рисунок

Рабочее пространство: эффективный инструмент контроля за информацией.

Обеспечивает:

• Наглядное представление информации;
• Визуальный контроль за информацией;
• Быстрый доступ к информации.

Рисунок

Эффективный инструмент доступа к информации.

Рисунок

Информация автоматически распределяется по показателям при заполнении соответствующих карточек.

 

Рисунок

Справочники открываются из навигационной панели. Содержимое справочников показывается в основном окне программы

Обеспечивают:

• Централизованное хранение условно-постоянных данных
• Облегчение ввода данных;
• Уменьшение дублирования данных.

 

Рисунок

Адресаты: отдельно выделены справочники для ведения информации по корреспондентам (организациям и гражданам).

Рисунок

Журналы. Любой журнал обеспечивает:

• просмотр списка документов (проектов, задач);
• широкие возможности поиска, сортировки и фильтрации данных;
• создание/редактирование документа (проекта, задачи);
• экспорт реестра (в MS Excel, MS Word, PDF и др.);

Рисунок

Карточки.

• все данные в ПП «СТЭК – Документооборот» вносятся только через карточки;
• карточка имеет эргономичный вид и с ней легко работать;
• все поля карточки одновременно отображаются на мониторе пользователя;
• для каждого объекта программы (справочник, документ, проект, задача) разработан свой вид карточки.

Карточка содержит все необходимые поля для работы с документом.

Рисунок

Отчеты: в программе предусмотрено создание разных отчетов.

 

Рисунок

Рисунок

Настройка программы и защита информации.

Возможности:

• Настройка прав доступа;
• Настройка ключевых параметров;
• Входная аутентификация;
• Защита на уровне базы данных.

Специальные  формы для настройки ключевых параметров (доступны только администратору).

Рисунок

 

Права доступа.

Рисунок

Перспективы развития.

• Веб-версия;
• Развитие системы сообщений и напоминаний;
• Регистрация документов из e-mail;
• Автоматизированная отправка документов по e-mail;
• Электронная подпись документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Влияние системы «СТЭК-Документооборот» на бизнес-процессы предприятия ЗАО «НТЦ СТЭК»

Рассмотрим путь документа после внедрения системы «СТЭК-Документооборот».

Рисунок

В данной схеме полностью отсутствуют бумажные документы, так как письма от заказчиков приходит непосредственно на электронную почту ЗАО «НТЦ СТЭК», регистрируются в системе и сразу попадает к человеку, которому была адресована (как правило, это руководители отделов). После просмотра данных по проекту руководитель передает проект на исполнение нужному сотрудник. После исполнения и согласования с  руководителем, письмо отправляется генеральному директору на утверждение. Далее регистрируется как исходящий документ – ответ на входящий, и подписывается у генерального директора. И отправляется обратно заказчику.

Сразу необходимо отметить количество сэкономленного времени, которое раньше уходило на отправку документов через обычную почту. Для данной работы не требуется секретарь, который выполнял бы огромную работу по сортировке и отправке писем.

На самом деле система «СТЭК-Документооборот» позволяет сократить затраты времени и ресурсов предприятия в несколько раз, что является неоспоримым преимуществом учитывая большой поток документов. Таким образом система удовлетворяет основным требованиям предприятия и способствует дальнейшему развитию и интеграции в бизнес-процессы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4 Анализ рисков при  внедрении системы электронного  документооборота

На успех внедрения системы электронного документооборота могут повлиять многие факторы, поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления внедрения системы, на которых могут подстерегать разнообразные риски.

Условно эти риски можно разделить на группы. Однако многие из них тесно связаны между собой и являются следствием или причиной друг друга, что лишний раз показывает, что недооценка рисков на одном этапе может принести неприятности на другом. И чем раньше возник риск, тем более разрушительны будут его последствия в дальнейшем.

Организационные риски:

• отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта – один из весьма распространенных рисков. К сожалению, руководители и собственники компаний не всегда осознают возможности и преимущества электронных систем. Следствием этого риска является отсутствие понимания, каких результатов ожидать от проекта, какие показатели его считать успешными.

Если руководство компанией не может сформулировать, что они хотят получить от системы электронного документооборота, то, конечно, невозможно будет и четко спланировать проект: его этапы, необходимые ресурсы, показатели качества, ожидаемый результат.

• недостаточное планирование – еще один существенный риск, который особенно опасен тем, что возникает именно на начальной стадии проекта. В свою очередь, он ведет к тому, что отсутствует или не работает система контроля выполнения работ и сроков реализации этапов проекта.
• недооценка важности отдельных этапов проекта (например, информационное обследование, обучение пользователей, опытная эксплуатация). Часто недооценивается такой этап, как обследование. А ведь именно информационное обследование помогает выявить наиболее проблемные зоны и ключевые точки, определить участников и потребителей результатов процессов, собрать материал для оценки трудоемкости доработок и перспектив внедрения системы.

По результатам обследования можно наметить стратегические планы по дальнейшему развитию (интеграция с другими системами, внедрение сквозного документооборота между филиалами и пр.), сформировать план по обучению.

• недостаточное изучение объекта автоматизации неизбежно повлечет за собой изменение требований к модели документооборота или функциональности системы на этапе внедрения. А это означает, что проект может быть отброшен в самое начало – на этап формирования требований.
• несогласованность действий участников внедрения в процессе выполнения работ. Особенно высок этот риск, когда в проекте участвует несколько сторон, например компания-заказчик, компания-исполнитель, соисполнители. Так, у соисполнителя есть цель побыстрее выполнить работу и получить вознаграждение. У исполнителя может быть цель соблюсти при этом какие-то договоренности с заказчиком, сохранить имеющуюся ИТ-инфраструктуру, а у заказчика – не выйти из графика платежей.
• отсутствие или неэффективное управление коммуникациями внутри проекта, недостаточное информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах влечет за собой возникновение субъективных рисков.

Административные риски:

• недостаточное внимание высшего руководства к проекту. Нередки случаи, когда руководитель компании вспоминает о проекте, только подписывая растущие счета на его ведение. Следствием такого пренебрежения становится пассивность линейных руководителей и простых сотрудников.
• загруженность работников компании, занятых в проекте, задачами по основной деятельности.
• слабая вовлеченность в проект работников компании. Система внедряется для компании и пользоваться ею будут работники компании, поэтому чем выше их активность в проекте, тем выше вероятность, что нововведения будут приняты позитивно и будут соответствовать ожиданиям персонала.