Планирование и контроль как основные элементы процесса управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По курсу:

на тему: «Планирование и контроль как основные элементы процесса управления»

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка гр. Свиридюк Наталья

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

Содержание

 

 

Введение

 

Актуальность темы исследования обусловлена  тем, что планирование и контроль являются важнейшим элементом предпринимательской деятельности. В рыночной экономике планирование на предпринимательской фирме является внутрифирменным, т.е. не носит элементов директивности.

Основная цель внутрифирменного планирования - обеспечение оптимальных возможностей для успешной хозяйственной деятельности, получение необходимых для этого  средств и в конечном итоге  достижение прибыльности фирмы. Планирование связано, с одной стороны, с предотвращением ошибочных действий в области использования ресурсов организации, с другой - с уменьшением числа неиспользованных возможностей. Таким образом, планирование представляет собой процесс разработки системы планов и плановых (нормативных) показателей по обеспечению развития предпринимательской фирмы необходимыми финансово-хозяйственными ресурсами и повышению эффективности ее деятельности в будущем периоде.

Рыночная экономика требует от предпринимательских организаций качественно планирования, так как за все негативные последствия и просчеты разрабатываемых планов ответственность несут сами организации.

В понятие «планирование» входит определение целей и путей их достижения. На Западе планирование деятельности предприятий осуществляется по таким важным направлениям, как сбыт, финансы, производство и закупки. При этом, конечно, все частные планы взаимоувязаны между собой.

 

1. Планирование как вид управленческой деятельности

 

Планирование - это процесс управленческой деятельности, направленный на разработку плана работы (комплекса мер, проекта развития и т.п.), организацию и контроль его выполнения.

План как явление определяется неоднозначно; остановимся на следующем  определении плана.

План (от латинского planum - плоскость) - это определенная форма организации, официальный документ, заранее намеченный порядок действий по выполнению работы (деятельности, мероприятия); способ рассмотрения, построения, подхода к чему-либо.

План управленческих действий направлен на активное вмешательство в фактическое состояние дел с целью повышения финансово-хозяйственных результатов.

Исполнение требований, предъявляемых  к формированию плана, позволяет  не только создать действенный документ по управлению предприятием, но и качественно изменить, существенно повлиять на окружающую бизнес-среду. К таким требованиям относится¹:

- реальное достижение цели при  имеющихся технических, финансовых, управленческих и человеческих  ресурсах;

- четкая постановка целей и задач, определение сроков исполнения и исполнителей, способов принятия управленческих решений по результатам;

- ответственность руководителя  за каждый конкретный результат;

- наличие этапов, в соответствие  с которыми формируются, количественно  и качественно оцениваются результаты;

- возможность максимально и  качественно изменять состояние  среды, на которую распространяется план управленческих действий.

Планирование - это процесс формирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения, получения и перераспределения необходимых ресурсов, для обеспечения эффективной работы организации в будущем. Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени.

Планирование стратегии в системе  управления предприятием не предполагает получение немедленного результата, оно заканчивается определением общих направлений деятельности, следование которым обеспечивает рост и укрепление позиции на рынке.²

Механизм развития - это совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих цикличный процесс изменений состояния организации в соответствии с той отдачей ресурсов, которая была запланирована.

Можно выделить четыре основных вида управленческой деятельности в рамках процесса планирования:

1) распределение ресурсов;

2) адаптация к внешней среде;

3) внутренняя координация;

4) организационное стратегическое предвидение.

Распределение ресурсов включает в себя распределение ограниченных организационных ресурсов, таких как фонды, дефицитные управленческие таланты и технологический опыт.

Адаптация к внешней среде охватывает все действия стратегического характера, которые улучшают отношения организации с ее окружением. Организации необходимо адаптироваться к внешним как благоприятным возможностям, так и опасностям, выявить соответствующие варианты и обеспечить эффективное приспособление стратегии к окружающим условиям.

Внутренняя координация включает координацию стратегической деятельности для отображения сильных и слабых сторон организации с целью достижения эффективной интеграции внутренних операций. Обеспечение эффективных внутренних операций на предприятии является неотъемлемой частью управленческой деятельности.³

Осознание организационных стратегий - это деятельность предусматривает осуществление систематического развития мышления менеджеров путем формирования организации организации, которое может учится на прошлых стратегических решениях. Способность учиться на опыте дает возможность организации правильно скорректировать свое стратегическое направление и повысить профессионализм в области стратегического управления. Роль руководителя высшего звена заключается в большем, чем простое инициирование процесса стратегического планирования, она также связана с осуществлением, объединением и оценкой этого процесса.

Первым и, может быть самым существенным решением при планировании будет  выбор целей организации. Здесь  необходимо подчеркнуть, что те организации, которые, вследствие своего размера, испытывают необходимость в многоуровневых системах, нуждаются также в нескольких широко сформулированных целях, также как и в более частных целях, связанных с общими целями организации.

Одним из самых существенных решений  при планировании является выбор  цели организации. Основная общая цель организации обозначается как миссия, и все остальные цели вырабатываются для ее осуществления. Значение миссии невозможно преувеличить. Выработанные цели служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если же руководители не знают основной цели организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы. В качестве основы могли бы служить лишь индивидуальные ценности руководителя, что привело бы к разбросу усилий и нечеткости целей. Миссия детализирует статус организации и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных уровнях развития. Формирование миссии включает в себя⁴:

1) выяснение какой предпринимательской деятельностью занимается организация;

2) определение рабочих принципов организации под давлением внешней среды;

3) выявление культуры организации.

В миссию организации также входит задача определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения для создания клиентуры в поддержку организации в будущем.

Часто руководители фирм считают, что  их основная миссия - получение прибыли. Действительно, удовлетворяя какую-то внутреннюю потребность, организация в конечном счете сможет выжить. Но, чтобы заработать прибыль, организации необходимо следить за средой своей деятельности, учитывая при этом ценностные подходы к понятию рынка. Миссия представляет чрезвычайное значение для организации, нельзя забывать о ценностях и целях высшего руководства. Ценности, формируемые нашим опытом, направляют или ориентируют руководителей, когда они сталкиваются с необходимостью принятия критических решений. Западные ученые установили шесть ценностных ориентаций, которые оказывают воздействие на принятие управленческих решений, и связали эти ориентации со специфическими типами целевых предпочтений.

Основная общая цель организации  - четко выраженная причина его существования - обозначается как его миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии.

Миссия детализирует статус организации и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.

Общеорганизациинные цели формулируются  и устанавливаются на основе общей  миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство.

Общепроизводственные цели формулируются  и устанавливаются на основе общей  миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые  ориентируется высшее руководство.

Специфические цели разрабатываются в рамках общих целей по основным видам деятельности в каждом производственном подразделении организации и выражаются в количественных и качественных показателях (рентабельность, норма прибыли).

После установления своей миссии и  целей руководство организации начинает диагностический этап процесса стратегического планирования. На этом пути первым шагом является исследование внешней среды⁵:

1) оценка изменений, воздействующих на различные аспекты текущей стратегии;

2) определение факторов, представляющих угрозу для текущей стратегии организации; контроль и анализ деятельности конкурентов;

3) определение факторов, представляющих больше возможности для достижения общеорганизациинных целей путем корректировки планов.

Анализ внешней среды помогает контролировать внешние по отношению к организации факторы, получить важные результаты (время для разработки системы раннего предупреждения на случай возможных угроз, время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай непредвиденных обстоятельств и время на разработку стратегий). Для этого необходимо выяснить, где находится организация, где она должна находиться в будущем и что для этого должно сделать руководство.⁶

Таким образом, анализ внешней среды  позволяет организации создать  перечень опасностей и возможностей, с которыми она сталкивается в этой среде. Для успешного же планирования руководство должно иметь полное представление не только о существенных внешних проблемах, но и о внутренних потенциальных возможностях и недостатках организации.

После установления своей миссии и  целей руководство должно начать диагностический этап процесса стратегического  планирования. Первым шагом является изучение внешней среды.

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможности и угрозы для организации. Анализ внешней среды помогает получить важные результаты. Он дает организации время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай возможных угроз и время на разработку стратегий, которые могут превратить прежние угрозы в любые выгодные возможности.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация, обычно можно  выделить в семь областей.

Перспективное финансовое планирование определяет важнейшие показатели, пропорции  и темпы расширенного воспроизводства, оно является главной формой реализации целей фирмы.

Перспективное финансовое планирование в современных условиях охватывает период от 1 года до 3 (редко - до 5) лет. Однако такой временной интервал носит условный характер, поскольку зависит от экономической стабильности в стране деятельности, возможности прогнозирования объемов финансовых ресурсов и направления их использования.

Перспективное планирование включает разработку финансовой стратегии предприятия и прогнозирование финансовой деятельности. Разработка финансовой стратегии представляет собой особую область финансового планирования, так как, являясь составной частью общей стратегии экономического развития фирмы, она должна согласовываться с целями и направлениями, сформулированными общей стратегией. Вместе с тем финансовая стратегия сама оказывает значительное влияние на формирование общей стратегии экономического развития фирмы. Происходит это в силу того, что изменение ситуации на финансовом рынке влечет за собой корректировку финансовой, а затем, как правило, и общей стратегии развития фирмы. В целом финансовая стратегия представляет собой определение долгосрочных целей финансовой деятельности фирмы и выбор наиболее эффективных способов и, путей их достижения.

Процесс формирования финансовой стратегии  фирмы включает в себя следующие  основные этапы⁷:

1) определение периода реализации стратегии;

2) анализ факторов внешней финансовой среды фирмы;

3) формирование стратегических целей финансовой деятельности;

4) разработка финансовой политики фирмы;

5) разработка системы мероприятий по обеспечению реализации финансовой стратегии;

6) оценка разработанной финансовой стратегии.

Важным моментом при разработке финансовой стратегии фирмы является определение периода ее реализации. Продолжительность этого периода зависит в первую очередь от продолжительности периода формирования общей стратегии развития фирмы.

 

2. Понятие, значение и виды контроля как управленческой деятельности

 

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

По периодам проведения, контроль в организации подразделяется на стратегический, тактический и оперативный.⁸

Контроль - это важнейший элемент предпринимательства. Основными функциями контроля являются⁹:

1) процесс управления, который обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе;