Принципы эффективного управления времени

Помните фразу  «время – деньги»? На самом деле,время намного дороже денег. Ведь эффективно используя время можно заработать деньги, а вот заработать хоть минуту времени, скорее всего, не получиться. Что бы понять, где теряются эти дорогие минутки, необходимо проводить анализ использования времени регулярно. Для большего удобства, приступая к анализу использования времени, следует вести специальные записи. Эти записи позволят вам выяснить не только, на что вы тратите свое время, но и степень эффективности использования времени.

Научиться рационально  использовать свое время довольно сложно. Для этого, необходимо знатьпринципы эффективного использования времени, которые сводятся к следующим пунктам.

1. Необходимо, что бы ваша работа и ваше любимое дело если уж не совмещались, то хотя бы немного пересекались. В этом случае, вам не придется тратить драгоценное время на ваше хобби.

2. Только железная самодисциплина, способна заставить нас выполнять не очень приятные обязанности, вместо того, что заниматься приятными, но менее важными делами.

3. Выясните для себя, в чем заключаются ваши жизненные ценности, и честно признайтесь, что вы делаете для их достижения.

4. Учтите, что рациональное использование времени не возможно без четкого планирования. Планируйте свои дела не только на сегодняшний день, но и на неделю, на месяц. Даже примерное планирование использования времени заметно организует и дисциплинирует.

5. Обязательно уделяйте время повышению компетентности в тех областях, в которых возможен личностный рост. Для этих целей можно использовать время, бесцельно потраченное в дороге. Прослушивая обучающие аудиокассеты, можно обрести массу полезной информации, а использование свободного времени направить на что – то другое, не менее ценное, но более приятное.

6. Научитесь четко и ясно говорить «нет», если вас пытаются заставить делать то, что не является эффективным использованием вашего времени.

7. Не забывайте про отдых и сон. Для выполнения всех, намеченных вами дел, нужно много сил и энергии. Для того, что бы повысить рациональность использования времени необходимо применить теорию управления временем. В основе этой теории лежит оптимальное использование времени и как следствие – повышение качества работы, при сокращении времени, затраченного на нее. Принципы тайм-менеджмента (так называется теория управления временем) позволяют достичь намеченных целей в более короткие сроки, снизить нагрузку, продлить отдых. Т. е. делает использование свободного времени более качественным.

Одним из основных принципов тайм-менеджмента является выбор приоритетов. Решив, какая работа более важна, необходимо заняться ей в первую очередь. Даже если вы не успеете сделать все, что запланировали, пусть невыполненными окажутся дела, не имеющие большого значения.

Вторым, не менее значимым принципом тайм-менеджмента является планирование рабочего дня. Составление плана рабочего дня и последовательное выполнение его пунктов, позволяет испытывать удовлетворение от проделанной работы. Разумно составленный план рабочего дня дисциплинирует, требует выполнения намеченных дел, стимулирует приложение сил для решения новых задач, повышает самооценку. Люди всегда интересовались принципами эффективного использования времени. 

Принципы  эффективного управления временем

Принципы  управления - общие закономерности, в рамках которых реализуются связи (отношения) между различными структурами (элемен тами) управленческой системы.

Эффективное управление временем связано с достижением  результатов деятельности. Схема  деятельности с ориентацией на результат  является важным инструментом осуществления управления по результа там. Схема деятельности с ориентацией на результат отличается от тради ционной с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей.

Схема связана  со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения  результатов, она используется постоянно  в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам  дея тельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значи мости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).

На  основе годового плана  работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в  рамках недели составля ется точный план на каждый рабочий день.

В ходе осуществления  деятельности в определенных временных интер  валах производится контроль полученных результатов и  использования времени. На основе этих оценок составляется план повышения  эффектив ности работы и использования  времени как в  краткосрочной перспективе, так и в течение  одного года. Кроме  того, в системе  управления собственной  деятельностью и  использованием времени (УСДИВ) рекомендуется по крайней мере один раз в год проводить  анализ использования  времени на основе 2-3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.

Для каждого  ключевого результата четко определяются цели, необхо димое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо нечетко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятся стандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по их достижению.

Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качест венными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей  ситуацией, если таковая существует для данной цели (табл. 7.1).

Таблица 7.1 – Пример определения целей

Затем в плане  деятельности определяются моменты  контроля процесса достижения целей, по чьей инициативе он осуществляется и  в какой форме производится. При  этом необходимо основное внимание уделять  именно осуществлению поставленных целей, а не отдельных мероприятий.

Значение бюджета  времени заключается в том, что  он характеризует время, необходимое  для достижения ключевых результатов. Бюджет вре мени обычно составляется в процентном выражении и показывает, какая часть общего времени уходит на мероприятия по достижению каждого  ключевого результата. Иногда он составляется не в процентах, а в днях или  неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%й точности.