Роль финансов

 В организациях, применяющих  машинно-ориентированные формы учета,  Главная книга создается с  использованием вычислительной  техники на основе машинограмм, магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей.             

 Функционирование системы бухгалтерского  учета на предприятии связано  с созданием и обработкой больших  объемов информации.            

 В условиях применения ЭВМ,  автоматизированных рабочих мест  экономиста, бухгалтера, аналитика  появляется возможность быстрой  обработки первичной информации (первичной документации и др.), получения с применением средств  вычислительной техники итоговых  данных по счетам аналитического  и синтетического учета, сопоставления  нормативной, плановой, сметной,  учетной информации по статьям  бухгалтерского баланса, другим  формам отчетности. Возможности  вычислительной техники позволяют,  с одной стороны, проследить  движение информационных потоков  от хозяйственной операции вплоть  до формирования соответствующей  статьи бухгалтерского баланса,  с другой – детализировать  каждую статью бухгалтерского  баланса через систему синтетического  и аналитического учета вплоть  до первичного документа, хозяйственной  операции.            

 В условиях действия автоматизированных  систем управления и обработки  информации с использованием  ЭВМ и других средств вычислительной  техники роль бухгалтерского  баланса как синтезирующего способа  группировки показателей финансово-хозяйственной  деятельности предприятий возрастает, так как применение ЭВМ позволяет  формировать более качественную  информацию и полнее ее использовать.             

 Для получения бухгалтерского  баланса предприятия используются  данные учета, которые формируются  в виде определенных функциональных  участков, каждый из которых связан  с определенным объектом учета  (основных средств, материальных  запасов, готовой продукции и  т.д.), и где обеспечивается непрерывная  регистрация и обработка хозяйственных операций, связанных с этим объектом бухгалтерского учета.            

 Так как бухгалтерский баланс  относится к трудоемким участкам  бухгалтерского учета, то составление  его с использованием средств  вычислительной техники приобретает  всевозрастающее значение, и это  относится как к процессам  сбора, измерения, регистрации,  обобщения и подготовки информации  для формирования статей бухгалтерского  баланса, так и непосредственно  к процессу его составления.            

 Форма бухгалтерского баланса  представляет собой документ (вид  отчетности), который характеризуется  такими условно-постоянными данными,  как количество разделов актива  и пассива, количество строк  в разделе, а также количество  граф по каждой строке.           

  Каждая статья бухгалтерского баланса закодирована. Методом математического моделирования получения итоговых показателей по строкам и графам производится построчное и пографное суммирование данных статей бухгалтерского баланса в соответствии с расположением их в памяти ЭВМ.            

 Составление бухгалтерского  баланса в условия автоматизации  состоит в увязке закодированных  соответствующим образом статей  баланса и синтетических счетов  согласно Плану счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности. Данная взаимосвязь обеспечивается  предварительно составленной таблицей, которая находится в памяти  ЭВМ и предполагает соответствие  счетов бухгалтерского учета  определенной статье бухгалтерского  баланса.

2.1 Подготовительные  работы к составлению бухгалтерской  отчетности

 

Наиболее полная информация о деятельности предприятия за отчетный период содержится в составляемой ежеквартально  финансовой (бухгалтерской) отчетности. Она позволяет всесторонне и  глубоко проводить анализ хозяйственной  деятельности предприятия, вскрывать  имеющиеся внутренние резервы ее улучшения, правильно оценивать  положительные и отрицательные  тенденции в развитии производства и финансовое положение предприятия.

Данные  отчета должны быть достоверными и давать полное представление об имущественном и финансовом положении организации, об его изменениях, а также финансовых результатах ее деятельности [15, с.90].

Для обеспечения  этого в ООО «Эллипс» перед составлением отчета  проводится подготовительная работа. В состав подготовительных работ входит:

- инвентаризация основных  видов ценностей и обязательств  со списанием выявленных отклонений  по назначению (как правило, перед  составлением годового баланса);

- списание потерь;

- корректировка затрат  со списанием калькуляционных  разниц;

- закрытие ряда операционных  счетов.

Одновременно с корректировкой затрат и закрытием счетов уточняется сальдо по счетам 96 «Резервы предстоящих  расходов», 97 «Расходы будущих периодов», 98 «Доходы будущих периодов», чтобы  созданные резервы отражали только реальные источники для предстоящих  расходов и платежей, а сумма затрат и доходов соответствовали отчетным периодам, к которым они относятся.

Отчетность должна базироваться на объективной и достоверной  учетной информации. Однако в силу объективных и субъективных причин (естественная убыль, порча, хищения, злоупотребления и др.) учетные данные могут отличаться от фактического наличия средств. Для приведения данных учета в соответствии с действительным наличием средств до составления годового отчета проводится инвентаризация. Она позволяет проверить не только остатки ценностей, но и организацию всего производства, а также постановку учета на предприятии. Организация проводит инвентаризацию имущества в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации и финансовых обязательств, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.1995 г. N 49. При этом особое внимание необходимо обратить на инвентаризацию имущества, расчетов, обязательств, отраженных по тем счетам, операции по которым переносятся на другие счета.         

Инвентаризация может  быть полная или частичная, плановая или внезапная.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

- при передаче имущества  предприятия в аренду, выкупе, продаже,  а также при преобразовании  государственного и  муниципального унитарного предприятия;       

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;               

- при смене материально-ответственных  лиц (на день приемки-передачи  дел);

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации или  ликвидации организации;

-в других случаях, предусмотренных  законодательством РФ.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все  виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и  другие виды имущества, не принадлежащие  организации, но числящиеся в бухгалтерском  учете (находящиеся на ответственном  хранении, арендованные, полученные для  переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества  и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества  и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.п.

Инвентаризации могут  проводить по плану и в заранее  установленные сроки. Инвентаризации проводятся внезапно для того, чтобы  установить наличие ценностей неожиданно для материально-ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих  органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются  руководителем организации, кроме  случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает в ООО «Эллипс» руководитель.  Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации  служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают, укладывают по наименованиям, сортам, в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием  количества, массы или меры проверяемых  ценностей. Все документы по приходу  и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально-ответственных  лиц необходимо получить  расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.      

Руководитель предприятия  должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные  сроки (обеспечить рабочей силой  для перевешивания и перемещения  грузов, технически исправным весовым  хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Процесс проведения инвентаризации на предприятиях выглядит примерно следующим  образом.

Порядок проведения инвентаризации, состав комиссии определяется приказом руководителя.

Комиссия производит осмотр объектов инвентаризации и заносит  в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные  номера и другую информацию.

На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку [20, с.23].

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально- ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший -  в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных  комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной  документации, представленные в приложениях N 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные  министерствами, ведомствами.

Результаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (приложение N 3 к  Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (приложение N 4 к Методическим указаниям).

На поврежденные или испорченные  ценности составляют акты, в которых  указывают характер и степень  порчи, ее причины, лиц, виновных в порче  ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг  оформляют актом без их записи в инвентаризационной  описи.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в  сличительных ведомостях указываются  в соответствии с их оценкой в  бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут  применяться единые регистры, в которых  объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.