Составление аналитического отчета для информационного обеспечения процесса принятия управленческого решения

2. Составление аналитического  отчета для информационного обеспечения  процесса принятия управленческого  решения

Рассмотрены направления совершенствования структуры информации, используемой для принятия управленческих решений в коммерческих организациях, на основе автоматизации учетных и аналитических процедур с использованием типовых программных средств. Сделаны выводы о том, что это должно способствовать соответствию информации качественным характеристикам, декларируемым Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО).

Информация является основой принятия любого управленческого решения. От полноты и качества используемой информации зависит обоснованность и эффективность принимаемых управленческих решений. Значительный объем информации, используемый для принятия управленческих решений в коммерческих организациях, составляет информация бухгалтерского учета. В соответствии с существующими нормативными документами такая информация должна обладать определенными качественными характеристиками. В условиях реформирования системы отечественного бухгалтерского учета такие характеристики должны соответствовать требованиям Международных стандартов бухгалтерской отчетности (МСФО). В соответствии с МСФО информация, содержащаяся в бухгалтерской (финансовой) отчетности, должна обладать такими качественными характеристиками как понятность, соответствие, надежность, преобладание содержания над формой, предусмотрительность, полнота, сравнимость.

Такого рода характеристики информации бухгалтерского учета имеют большое значение при принятии управленческих решений, связанных с деятельностью коммерческих организаций. Одной из основных характеристик такой информации является ее понятность для пользователей (для специалистов, принимающих управленческие решения на основе такой информации). Прежде всего, это необходимо для обоснованного анализа используемой информации при разработке вариантов управленческих решений. Смысл характеристики «соответствие» заключается в том, что информация должна иметь непосредственное отношение к принимаемым управленческим решениям. Такая информация может быть получена по каналам обратной связи. Существенной характеристикой является надежность информации, которая, в свою очередь, определяется ее полнотой и непредвзятостью. Если информация обладает такими характеристиками, то она адекватна реальной действительности. Необходимо учитывать, что такие характеристики информации как соответствие (уместность) и надежность могут быть взаимно противоречивыми. В связи с этим пользователи должны стремиться к достижению оптимального соотношения между этими характеристиками. Преобладание содержания над формой применительно к информации бухгалтерского учета означает, что применяемая информация должна отражать содержание хозяйственных операций независимо от их юридической или другой формы. При формировании показателей бухгалтерского учета необходимы осторожность и определенный консерватизм (предусмотрительность). Для того чтобы принимаемые управленческие решения были обоснованными, информация должна содержать все необходимые сведения. Если такая информация соответствует различным временным периодам, то она должна быть сравнимой.

9

При совершенствовании информа-ционного обеспечения процессов принятия управленческих решений в коммерческих организациях необходимо стремиться к тому, чтобы информация бухгалтерского учета удовлетворяла необходимым требованиям и отвечала рассмотренным выше характеристикам. Кардинальное решение этих проблем связано с автоматизацией учетных и аналитических процедур. При этом возможны как децентрализованные, так и смешанные типы обработки информации на базе использования ПЭВМ и создания автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров и аналитиков. Обычно под АРМ понимается совокупность информационных, программных и технических ресурсов, обеспечивающих специалисту (конечному пользователю) автоматизированную обработку данных при реализации основных управленческих функций в конкретной 03.11.14 

предметной области. В составе АРМ бухгалтеров и аналитиков могут решаться комплексы задач бухгалтерского учета, экономического анализа, внутреннего аудита. Эффективное функционирование таких АРМ обеспечивает выдачу оптимальных рекомендаций топ-менеджерам для принятия обоснованных управленческих решений в соответствующей предметной области, например в коммерческой деятельности.

В этих условиях как учетные, так и аналитические процедуры должны осуществляться в автоматизированном режиме. Для автоматизации учетных процедур необходимо использовать такие типовые программные средства как системы «1С: Предприятие», «Парус-Предприятие», БЭСТ, «Турбо-Бухгал-тер», «Инфо-Бухгалтер» и др. Версии таких программ могут быть различными и ориентируются на масштабы и особенности деятельности отдельных предприятий. Автоматизация учетных процедур с помощью таких программных средств может иметь как локальный, так и комплексный характер. В автоматизированном режиме с помощью соответствующих программных средств могут формироваться документы внутренней и внешней финансовой отчетности. Расчеты отдельных показателей в таких формах отчетности могут быть многовариантными. Одновременно с расчетами таких показателей может осуществляться их автоматизированный контроль на соответствие установленным требованиям. Следует отметить, что наряду с программными средствами, предназначенными для автоматизации учетных процедур, разработаны и используются на практике специализированные типовые средства для автоматизации аналитических процедур. К программным средствам такого назначения, в частности, относятся программные средства серии «ИНЭК», «Галактика» и др. Эти программные средства могут использоваться для проведения как внешнего, так и внутреннего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также в обучающих целях. Широкое практическое применение получила система финансового анализа «Project Expert». С помощью этой системы автоматизируются процедуры построения бизнес-плана предприятия и контроля за его выполнением, формирования инвестиционного планирования предприятия.

На основе информации, полученной в результате автоматизации аналитических процедур и удовлетворяющей соответствующим требованиям, при необходимости, могут проводиться различные мероприятия, направленные на улучшение финансового состояния коммерческой организации. Для производственной коммерческой организации к таким мероприятиям могут относиться: обновление ассортимента выпускаемой продукции в соответствии с запросами потребителей, ее активное продвижение на рынок, завоевание и укрепление рыночных позиций (путем рекламной деятельности, гибкой ценовой политики, выбора наиболее эффективных способов реализации продукции), диверсификация производства.

10

Кроме того, может даваться обоснование и других мероприятий, в результате проведения которых будет обеспечиваться сокращение объемов производства отдельных видов продукции (в первую очередь, тех ее видов,

которые являются наиболее убыточными), проводиться распродажа излишнего оборудования и других видов имущества, сокращаться численность работников. Все это должно быть направлено на уменьшение затрат, связанных с производством и реализацией продукции, а также на улучшение финансового состояния предприятия.

АРМ аналитика обеспечивает решение задач, связанных с обработкой информации для оперативной диагностики финансово-хозяйственной деятельности коммерческих организаций. Цель такой диагностики – обнаружение признаков кризисного финансового состояния отдельных организаций и разработка мероприятий по предупреждению возможного банкротства. Результаты диагностики могут использоваться внешними пользователями (в частности, при принятии решений об инвестировании, о предоставлении кредитов и т.д.). В качестве исходной информации для проведения этого анализа используются данные годовой бухгалтерской отчетности, обладающие соответствующими характеристиками. Как правило, при проведении такой диагностики учитывается ограниченное  

число показателей бухгалтерской отчетности, состав которых определяется целью проведения диагностики и особенностями деятельности отдельных предприятий. Если это необходимо, то данные бухгалтерской отчетности должны агрегироваться и обобщаться. На основе таких агрегированных данных определяются структура отдельных видов имущества и источников его формирования в валюте баланса предприятия и ее динамика по отношению к данным предшествующей диагностики. При этом изменения в структуре могут оказывать как позитивное, так и негативное влияние на финансовую устойчивость коммерческой организации и на ее возможное банкротство. Для производственной коммерческой организации при этом должны учитываться взаимосвязи таких основных факторов как цены на продукцию, на выполняемые работы и услуги, объемы производства, расходы на производство и реализацию продукции. По результатам подобного рода диагностики делаются обоснованные выводы о возможности безубыточной работы коммерческой организации в будущем после проведения соответствующих мероприятий, связанных с совершенствованием ее деятельности.

Если по результатам предварительной оценки агрегированной информации бухгалтерской отчетности коммерческой организации будут выявлены неблагоприятные тенденции в ее деятельности, то может проводиться более углубленный анализ с целью выявления основных факторов, вызвавших такие тенденции. При проведении более углубленного анализа используются как абсолютные, так и относительные показатели, характеризующие ликвидность баланса и активов предприятия, а также его платежеспособность и финансовую устойчивость. Расчет этих показателей осуществляется на основе информации годовой бухгалтерской отчетности в соответствии с существующими типовыми методиками. Расчетные значения отдельных показателей сравниваются с установленными нормативами. На заключительном этапе проведения диагностики формулируются общие выводы по результатам проведенных расчетов. При этом должны учитываться рекомендации, приведенные в существующих типовых методиках. Обоснованность таких выводов в значительной степени зависит от качества и надежности исходной информации годовой бухгалтерской отчетности.

11

В условиях автоматизированного формирования и обработки такой информации ее качество значительно улучшается, а оперативность представления результатов существенно повышается. Тем самым резко

сокращаются сроки выполнения задачи, а также возможности представления результатов в удобном для пользователя виде.

Обеспечение автоматизации учетных и аналитических процедур в коммерческих торговых организациях должно проводиться с учетом специфики их деятельности. Для этих целей используются современные программные средства, прошедшие широкое апробирование на практике. В частности, в составе системы программ «1С: Предприятие 8.0» реализована конфигурация «Управление торговлей». Она включает в себя задачи, связанные с учетом и анализом торговой деятельности. Такие задачи тесно взаимодействуют с управлением поставками и продажей товаров, с управлением складскими запасами, заказами, взаимоотношениями с контрагентами. В отдельную группу выделяются задачи, связанные с анализом товарооборота, цен, управлением ценовой политикой, анализом эффективности торговой деятельности. Для анализа отдельных аспектов торговой деятельности предусмотрена возможность подготовки универсальных отчетов. В таких отчетах отражается информация о состоянии складских запасов, заказов, продажах в отдельных аналитических разрезах с разной степенью детализации. Для решения всех этих задач также используется информация бухгалтерского учета (в том числе, информация годовой и квартальной бухгалтерской отчетности), удовлетворяющая необходимым требованиям.

Применение апробированных программных средств для автоматизации учетных и аналитических процедур в составе рассмотренных выше АРМ коренным образом меняет характер труда управленческого персонала коммерческих организаций. Такой труд становится более творческим и эффективным.  

Уменьшается трудоемкость выполняемых расчетов, повышается их оперативность. Все это существенно влияет на повышение качества используемой информации, формируемой в системе текущего бухгалтерского учета. Такая информация в большей степени удовлетворяет всем необходимым требованиям и характеристикам (прежде всего тем, которые регламентированы МСФО). При автоматизации учетных и аналитических процедур в коммерческих организациях для этого создаются все необходимые условия. В конечном счете, это способствует повышению научной обоснованности принимаемых управленческих решений и тем самым более эффективной деятельности коммерческих организаций.

12