Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия"

Командировки, целью которых  является деятельность, не связанная  с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам  списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

· для командировки работнику  оформляется командировочное удостоверение;

· наряду с командировочным  удостоверением может быть издан  приказ о командировке;

· командировочное удостоверение  может не выписываться на однодневные  командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

· фактическое время  нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении  печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

· днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

· перед командировкой  работнику наряду с командировочным  удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

· организации разрешается  рассчитываться с командированным  работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее  известны. В этом случае работник в  составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

· по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения  авансовый отчет с приложением  командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит о командировочных расходах.

1.4. Учет операционно-хозяйственных расходов

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы  административно- хозяйственные, на расходы  по закупке запасных частей, на расходы  по командировкам, на проезд оплачиваемого  льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

Административно-хозяйственные  расходы - это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и управлением  предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

 

 

 

 

 

 

 

2. Порядок документного  оформления учета расчетов с  подотчетными лицами

2.1. Первый учет расчетов с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами  подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку. В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго  вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный  номер (ИНН)

· заводской номер  ККМ;

· порядковый номер чека;

· дата и время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак фискального  режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной  операции

· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

· порядковый номер счёта-фактуры  и дата выписки;

· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· идентификационный  номер продавца (ИНН);

· наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

· идентификационный  номер покупателя (ИНН);

· наименование товара (работы, услуги);

· стоимость (цена) товара (работ, услуг);

· налоговая ставка;

· сумма налога на добавленную  стоимость;

· страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

3. Третий вид - итоговая  документация. Работник, возвратившийся  из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

 

 

 

 

 

3. Пример расчетов с подотчетными лицами

Рис. 1Общий вид

Рис. 2 Поступление денежных средств

 

В кассу по чеку №2 с основного расчетного счета предприятия ОАО «Маяк» поступили денежные средства в размере 8000 руб. (рис.2)

Из кассы были выданы 6000 руб. в  подотчет главному бухгалтеру ОАО «Маяк» Федоровой С. Н. на командировочные расходы.

Рис.3 Получение наличных в кассе

В бухгалтерию Федоровой  С. Н. представлен авансовый отчет, в котором указаны расходы подотчетного лица Федоровой С.Н на покупку двух авиабилетом  по 1800руб,  а так же проживание в гостинице по 950руб. за сутки, проживание составило 2 дня. Включена так же сумма командировочных в размере 400руб. за сутки, общей суммой 1600руб. Не израсходованные средства в размере 100руб. были возвращены в кассу организации.

Рис. 4 Авансовый отчет

Рис. 5 Выдача денежных средств из кассы

 

Выдача средств из кассы в размере 2000 руб. в подотчет завхозу Иванову П.И. на операционно-хозяйственные  расходы представлена на рисунке 5.

В бухгалтерию Ивановым П.И. представлен  авансовый отчет, где указаны следующие расходы: приобретение  фрез в количестве 8шт. по цене 200руб. за шт.

Рис. 6 Авансовый отчет

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе были рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы, а так же представлены виде программы 1С которая отражает всю суть расчетов с подотчетными лицами.

В процессе написания  данной курсовой был  изучен  теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами  признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы  под его ответственность (под  отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в  каждой организации и весьма разнообразны:

- приобретение запасных  частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки  по территории Российской Федерации  и за границу;