Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

Содержание

                  Введение Глава 1 Теоретические основы автоматизации бухучета

                  1.1 Этапы автоматизации бухучета в России 1.2 Требования к

                  бухгалтерской системе 1.3 Элементы компьютерной системы 1.4

                  Особенности компьютерной обработки данных 1.5 Программа «1С:

                  Бухгалтерия» Глава 2 Практическая технология эффективной

                  автоматизации бухучета 2.1 Подготовка к автоматизации 2.2.1

                  Этап I Оптимизация бухучета 2.2.2 Этап II Выбор масштабов

                  автоматизации 2.2.3 Этап III Постановка задач 2.2.4 Этап IV

                  Выбор программного средства 2.2.5 Этап V Вопросы техники 2.3

                  Процесс автоматизации 2.4 Этап настройки 2.5 Этап обучения

                  Глава 3. Отражение поступления товаров на примере программы

                  «1С Бухгалтерия». Заключение Список литературы

Введение

                  Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности

                  работы персонала, создание оптимальной структуры управления

                  волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения

                  в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его

                  постоянно держать под контролем различные аспекты финансово -

                  хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в

                  большом количестве документов, содержащих разнородную

                  информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она

                  является в определенной степени гарантией эффективного

                  управления производством. Напротив, отсутствие достоверных

                  данных может привести к неверному управленческому решению и,

                  как следствие, к серьезным убыткам.

                  Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет

                  автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести

                  порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции,

                  товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную

                  плату, своевременно сдавать отчетность.

                  Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может

                  сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и

                  очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся

                  работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней

                  бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и

                  соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.

                  При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие

                  арифметические ошибки.

                  Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного

                  бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить

                  количество получаемой информации, повысить оперативность

                  бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить

                  текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Требования к бухгалтерской системе

                  Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба,

                  программно - аппаратной платформы и стоимости должны

                  обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и

                  удобными в эксплуатации.

                  Они должны безошибочно производить арифметические расчеты;

                  обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку

                  первичных и отчетных документов произвольной формы;

                  осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной

                  формы в другую; производить накопление итогов и исчисление

                  процентов произвольной степени сложности; обеспечивать

                  обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

                  В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных

                  могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке

                  должны соответствовать структуре принятого плана счетов,

                  задающего основные параметры настройки системы на конкретную

                  учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие

                  проведение расчетов, суммирование итогов и начисление

                  процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые

                  приняты в текущее время.

                  Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность

                  ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной

                  порчи данных. Как известно, современные персональные

                  компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя

                  достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне.

                  Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было

                  легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие

                  сроки.

1.4. Особенности компьютерной обработки данных

                  Способ обработки хозяйственных операций при ведении

                  бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на

                  организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы

                  внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется

                  рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке

                  условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия

                  компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

                  Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка

                  предполагает использование одних и тех же команд при

                  выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что

                  практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно

                  присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или

                  другие систематические ошибки в аппаратных либо программных

                  средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных

                  операций при одинаковых условиях.

                  Разделение функций. Компьютерная система может осуществить

                  множество процедур внутреннего контроля, которые в

                  неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.

                  Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к

                  компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В

                  итоге компьютерные системы могут потребовать введения

                  дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом

                  уровне, который в неавтоматизированных системах достигается

                  простым разделением функций. К подобным мерам может относится

                  система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые

                  со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об

                  активах и учетных документах через терминал в диалоговом

                  режиме.

                  Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По

                  сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского

                  учета компьютерные системы более открыты для

                  несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих

                  контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и

                  прямого или косвенного получения информации об активах. Чем

                  меньше человек вмешивается в машинную обработку операций

                  учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей.

                  Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных

                  программ, могут оставаться незамеченными на протяжении

                  длительного периода.

                  Потенциальные возможности усиления контроля со стороны

                  администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации

                  широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и

                  контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного

                  инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего

                  контроля в целом и, таким образом, снижение риска его

                  неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы

                  накапливают статистическую информацию о работе компьютера,

                  которую можно использовать в целях контроля обработки операций

                  бухгалтерского учета.

                  Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная

                  система может выполнять некоторые операции автоматически,

                  причем их санкционирование не обязательно документируется, как

                  это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского

                  учета, поскольку сам факт принятия такой системы в

                  эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде

                  наличие соответствующих санкций.

                  1.5. Программа «1С: Бухгалтерия»

                  Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская

                  программа, являющаяся очень распространенной бухгалтерской

                  программой. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена

                  самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем

                  предприятии, на любые изменения законодательства и форм

                  отчетности. Один раз освоив универсальные возможности

                  программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы

                  учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства,

                  расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия»

                  успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в

                  бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

                  В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты,

                  руководство пользователя и регистрационная анкета. Для

                  установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

                  -операционную систему Windows;

                  -процессор Intel-80386DX или выше:

                  -оперативную память не менее 4 Мбайт

                  -жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

                  -накопитель на гибких магнитных дисках

                  -принтер

                  -дисплей

                  Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С:

                  Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от

                  копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

                  Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

                  -ведение синтетического и аналитического учета применительно к

                  потребностям предприятия

                  -возможности ведение количественного и многовалютного учета

                  -получение всей необходимой отчетности и разнообразных

                  документов по синтетическому и аналитическому учету

                  -полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план

                  счетов, систему проводок, настройки аналитического учета,

                  формы первичных документов, формы отчетности;

                  -возможность автоматической печати выходных первичных

                  документов.

                  Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в

                  журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все

                  проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия.

                  Программа рассчитана на хранение большого числа проводок –

                  десятков и сотен тысяч, однако Среди них всегда можно найти

                  нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию.

                  Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год,

                  полгода, квартал и т.д.

                  Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

                  -при ручном вводе проводок в журнал указывается дата,

                  корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по

                  указанным счетам ведется аналитический учет, то программа

                  потребует ввести признаки аналитического учета (субконто).