Аналитический учет материалов на складе и в бухгалтерии

Кроме того, важно, что списание МПЗ  осуществляется по одной и той  же учетной стоимости (нормативные цены принимаются на относительно продолжительный период времени), поэтому отпадает необходимость выбора способа списания запасов и выполнения достаточно трудоемких процедур по определению стоимости первых или последних закупок либо средней стоимости запасов.

Синтетический учет производственных запасов, принадлежащих организации, ведется на синтетических счетах материалов, животных на выращивании и откорме, Заготовления и приобретения материальных ценностей, Отклонения в стоимости материальных ценностей. Учет производственных запасов, находящихся в организации, но принадлежащих другим организациям, ведется на забалансовых счетах Товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материалов, принятых в переработку.

На предприятиях малого бизнеса все производственные запасы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.

Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется  по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов непосредственно по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

При этом способе учета  поступление материалов отражают по дебету счета Материалов и кредиту  счетов:

Расчетов с поставщиками и подрядчиками — на стоимость  поступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на добавленную стоимость) со всеми наценками посреднических и/или внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными

расходами, включенными  в счета поставщиков, в том  числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспортных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг

товарных бирж и др.;

Расчетов с подотчетными лицами — на стоимость материалов, приобретенных непосредственно должностными лицами и оплаченных из подотчетных сумм;

Вспомогательных производств — на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

Основного производства и/или Вспомогательных производств  — на стоимость возвратных отходов; других счетов (например, Расчетов по краткосрочным кредитам и займам — при начислении процентов за кредит и займы).

В организациях, заготавливающих  и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию (молоко, скот, птицу, свеклу и др.), а также в строительных организациях, заготавливающих материалы и конструкции, расходы по их заготовке и доставке в организацию (на стройку) до включения в фактическую себестоимость приобретения (заготовления) сырья и материалов иногда учитывают на счете Расходов на продажу (издержек обращения) (при наличии специального заготовительного аппарата).

Накопленные суммы списываются  с кредита этого счета в  дебет счетов:

- заготовления и приобретения материальных ценностей — на расходы по заготовке сырья в перерабатывающих организациях;

- материалов (субсчет “Строительные материалы”), где присоединяются к другим расходам;

- со счета заготовления и приобретения материальных ценностей фактическая себестоимость сырья в перерабатывающих организациях списывается в дебет счета материалов.

Прибывшие от поставщиков  материалы, по которым не поступили платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе.

Оприходование ценностей  осуществляется по учетным ценам  либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются в принятой оценке. В следующем месяце при поступлении расчетного документа стоимость неатфактурованных поставок в принятой оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных  и оплаченных материалов, не поступивших  в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

Как было отмечено ранее, при приемке материалов от поставщиков  могут быть выявлены излишки или недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным или договорным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на их стоимость.

Если при приемке  обнаружена недостача или порча  материалов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов с разными  дебиторами и кредиторами (субсчет "Расчеты по претензиям") и кредиту  счета Расчетов с поставщиками и  подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.

Аналитический учет поступления  материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. Если в качестве учетной цены применяют среднюю цену поставщика, то поступившие материалы (при учете непосредственно на счете Материалов) отражают на каждом аналитическом счете по этой цене. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, таможенные пошлины, транспортно-заготовительных расходы и другие составляющие фактических расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете учета транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых организаций.

Если производственные запасы оценивают по средней покупной цене или по плановой (нормативной) себестоимости, то поступившие материалы отражаются на каждом аналитическом счете по этим ценам, а разницу между фактической и средней покупной ценами либо плановой (нормативной) себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете Отклонения в стоимости материальных ценностей.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают  с кредита счета Материалов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам.

При этом делают бухгалтерскую  запись:

Д-т сч. Основного производства — материалы отпущены основному производству

К-т  сч. Вспомогательных производств — материалы отпущены вспомогательным     производствам.

Д-т сч. Общепроизводственных расходов, Общехозяйственных расходов и др. - в зависимости от направления расходов материалов

К-т сч. Материалов или  других счетов учета материалов.

Выше был приведен широко применявшийся ранее способ учета производственных запасов по учетным ценам с отдельным отражением отношений фактических затрат по приобретению от стабильных учетных цен. Исчисление фактической себестоимости приобретенных материалов в разрезе каждого вида (однородной группы) - весьма трудоемкий способ ведения бухгалтерского учета. Поэтому в последнее время в официальных нормативных документах по организации учета производственных запасов рекомендован более рациональный способ оценки производственных запасов с применением счетов Заготовления и приобретения материальных ценностей и Отклонения в стоимости материальных ценностей.

 

 

3 Рекомендации по совершенствованию системы

аналитического учета материалов      

В производственном процессе принято  выделять ряд этапов:

- подготовка производства (вложения во внеоборотные активы)

- снабжение (приобретение оборотных активов)

- производство (осуществление технологических процессов)

- сбыт (реализация продукции).

В контексте выбранной  темы нас интересует граница между  снабжением и производством. Эта  граница нужна, чтобы отделить стоимость, созданную предприятием, от стоимости, созданной другими участниками хозяйственного оборота (поставщиками), разницей этих величин и будет добавленная стоимость нашего собственного производства. Иными словами, надо установить границу, где завершается процесс заготовления сырья и материалов как исходных компонентов и начинается собственно процесс производства, являющийся предметом деятельности нашего предприятия, ради которого оно создано. В противном случае, когда невозможно разделить затраты на приобретение исходных компонентов (вклад в создание продукта предыдущих участников производственной цепочки) и затраты на производство как таковое (наш собственный вклад в создание этого продукта), оценивать и контролировать эффективность бизнеса будет достаточно сложно, если вообще возможно.

Вторая проблема - правильность формирования финансового результата. По вопросу необходимости формирован учетной стоимости МПЗ российские и международные учетные стандарты друг другу не противоречат. Имеется в виду, что и российские, и международные стандарты требуют калькулировать учетную стоимость МПЗ, хотя в перечне составляющих этой калькуляции российские стандарты от  международных отличаются. Например, согласно ПБУ 5/01 проценты по кредитам включаются в учетную стоимость МПЗ, согласно МСФО - лишь при определенных условиях.

"Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации) ", - так сказано в п. 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".

На практике используют четыре схемы  формирования учетной стоимости МПЗ, выбор одной из них - вопрос учетной политики предприятия, профессиональный выбор бухгалтера:

1. Формирование учетной стоимости МПЗ с использованием счета 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”;
2. Формирование учетной стоимости МПЗ  с использованием только синтетических счетов по учету МПЗ;
3. Формирование учетной стоимости МПЗ с использованием счета 16 “Отклонение в стоимости материальных ценностей”;
4. Формирование учетной стоимости МПЗ с использованием счетов 15 и 16 (наиболее эффективная на наш взгляд).      

Можно было бы порекомендовать  применение схемы – Формирование учетной стоимости МПЗ с использованием только синтетических счетов по учету МПЗ. Но данная схема используется в случае, когда все ТЗР к моменту оприходования МПЗ уже известны (транспортировка уже включена в цену, дополнительных операций после оприходования не требуется, снабжение не выделено в специальное подразделение). Тогда МПЗ сразу по полной учетной стоимости, а калькуляционного счета просто не требуется.

Другой вариант предусматривает, что затраты по приобретению МПЗ  собираются на обособленной аналитической позиции на соответствующих синтетических счетах. Но данный вариант нельзя признать удобным: счета 10 и 41 перегружаются большим количеством субсчетов, при этом один синтетический счет обобщает в себе учет затрат и учет активов.

Все прочие варианты, когда  на счете 10 отражаются МПЗ по ценам  поставщиков, а ТЗР относятся на счета учета затрат (20 или 23), не могут быть признаны правомерными. [17]

Поэтому мы рекомендуем Формирование учетной стоимости МПЗ с использованием счета 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”, т. к. данная схема наиболее удобна если номенклатура МПЗ или расценки поставщиков постоянно меняются; отсутствует служба расчета нормативных цен; расчеты делают в валюте или в условных единицах, а курс изменяется неравномерно и непредсказуемо, и т. д. Возможность использования данной схемы зависит от условий документооборота: чем быстрее поступают на предприятие документы поставщиков, тем проще ее использование.

 На счете 15 “Заготовление  и приобретение материальных ценностей” по дебету отражаются затраты, связанные с приобретением МПЗ  и доведением их до состояния, пригодного к использованию (примерный перечень затрат содержится в п.6 ПБУ 5/01), по кредиту списывается фактическая стоимость МПЗ. Списание осуществляется, когда имеется уверенность в том, что завершены все необходимые процессы и измерены с достаточной степенью надежности все без исключения затраты (т. е. их стоимость подтверждена первичными документами.)

Сальдо на счете 15 могло  бы остаться в двух случаях: по материалам, не завершенным процессом заготовления (в пути не прошедшие контроль качества и т.д.), либо если на складе остались материалы, по которым выявлены затраты, признанные после принятия МПЗ к учету. В случаи выявления затрат по материалам, уже принятым к учету, важно проверить, чтобы затраты были отнесены на те же объекты, на которые списаны материалы. Включение таких ТЗР в учетную стоимость аналогичных материалов, приобретенных в последующие месяцы, искажает их учетную стоимости финансовые результаты.

В бухгалтерском балансе  остатки по счету 15 отдельной строкой  не выделяются, а присоединяются к стоимости ИПЗ без записей в системном бухгалтерском учете, что присоединяет ТЗР к стоимости того актива, для формирования которого они осуществлены.

Данная схема наиболее удобна если номенклатура МПЗ или расценки поставщиков постоянно меняются; отсутствует служба расчета нормативных цен; расчеты делают в валюте или в условных единицах, а курс изменяется неравномерно и непредсказуемо, и т. д. Возможность использования данной схемы зависит от условий документооборота: чем быстрее поступают на предприятие документы поставщиков, тем проще ее использование.

Особо важна возможность  идентифицировать расходы с конкретными  партиями МПЗ: чем труднее привязать расходы к партии, тем выше вероятность отказа от рассматриваемой схемы.

 

 

 

Заключение

Материалы – один из важнейших  элементов производственного цикла  любой организации; они представляют собой предметы труда, которые используются для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг. Их особенность состоит в том, что, участвуя в процессе, материалы полностью потребляются в каждом его цикле и полностью переносят свою стоимость на вновь созданную продукцию.