Аудит кассовых операций

Материалы проверок оформляются  справкой по форме 0408026 (приложение 8 к  Положению ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П). При  необходимости копии справок  направляются в соответствующие  в инспекции ФНС РФ по месту  учета организаций для принятия к организациям мер финансовой и  административной ответственности  за несоблюдение порядка работы с  денежной наличностью.

           В целях проверки правильности обращения с наличными денежными средствами, их хранения и ведения учета в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств производится инвентаризация кассы организации или учреждения.

           В сроки, установленные руководителем организации или учреждения, а также при смене кассиров производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

           Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации или учреждения.

          До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

           Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.

           Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

        Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

          Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации.

          Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

          При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

         Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.

          Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

          При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе.

Выявленная недостача  наличных денежных средств взыскивается с материально ответственного лица - кассира организации. Выявленные излишки  наличных денег принимаются к  бухгалтерскому учету (приходуются  в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации.

           Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также производят учредители организаций и аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

        Систематическая проверка соблюдения организациями требований порядка ведения кассовых операций возлагается также на банки. Организации обязаны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины.

        Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организации.

 

 

3.2. Оценка эффективности  систем внутреннего контроля

 

        Для успешной деятельности предприятия, повышения уровня рентабельности, сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутрихозяйственный контроль. В рыночных условиях он выступает важным средством организации и регулирования всех видов деятельности по производству продуктов и услуг. Проникая во все сферы правоотношений, контроль затрагивает интересы миллионов людей, тысяч организаций. В этой связи становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных управленческих решений. Ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля берет на себя руководство предприятия. Чем сложнее организационная структура предприятия, тем более совершенной и гибкой должна быть система внутрихозяйственного контроля.

          Система внутреннего контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия. Контроль, выявляя слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, избегать кризисных ситуаций и позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.

       Существует специальное федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности №8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом», разработанное с учетом международных стандартов аудита, устанавливает единые требования к пониманию систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также аудиторского риска и его составных частей. В соответствии с ним «система внутреннего контроля» - совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Понятие «система внутреннего  контроля» также одно из важнейших  понятий в современном международном  аудите.

       Система внутреннего контроля - политика и процедуры (средства внутреннего контроля), принятые руководством клиента для содействия в реализации целей руководства, предусматривающих, насколько это практически выполнимо, упорядоченное и эффективное ведение бизнеса (финансово-хозяйственной деятельности), включая строгое следование политике руководства, обеспечение сохранности активов, предотвращение и обнаружение фактов злоупотреблений и ошибок, точность и полноту бухгалтерских записей, а также своевременную подготовку достоверной финансовой информации.

         Под контрольной средой понимаются осведомленность и действия руководства аудируемого лица, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, а также понимание важности такой системы. Контрольная среда влияет на эффективность конкретных средств контроля и включает в себя следующие составляющие:

- стиль и основные принципы  управления данным аудируемым  лицом;

- организационная структура  аудируемого лица;

- распределение ответственности  и полномочий;

- осуществляемая кадровая  политика;

- порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности для  внешних пользователей;

- порядок осуществления  внутреннего управленческого учета  и подготовки отчетности для  внутренних целей;

- обеспечение соответствия  хозяйственной деятельности аудируемого  лица требованиям законодательства;

- наличие и особенности  организации работы ревизионной  комиссии, службы внутреннего аудита  в составе органа управления  аудируемого лица.

Неотъемлемым элементом  системы внутреннего контроля являются средства контроля, то есть элементы представления  и накопления контрольной информации, позволяющей однозначно интерпретировать факты хозяйственной жизни экономического субъекта. Рассматривая средства внутрихозяйственного контроля как множество невидимых  на первый взгляд «датчиков», участвующих  во всех хозяйственных операциях  и технологических процессах  и реагирующих на ошибки (несоответствия) можно сказать, что элементы средств  внутреннего контроля присутствуют в работе всех служб и отделов  экономического субъекта. К ним относят  документирование и документооборот, нормирование, внутрифирменное правовое регулирование, систему должностных  инструкций и т.д.

         Аудитору необходимо понимание системы бухгалтерского учета, достаточное чтобы определить:

- основные группы и  типы операций, осуществляемых аудируемым  лицом;

- способы инициирования  таких операций;

- основные регистры бухгалтерского  учета, методы систематизации  и хранения первичных документов  и счета бухгалтерского учета,  используемые при подготовке  финансовой (бухгалтерской) отчетности  либо иной отчетности;

- процесс ведения бухгалтерского  учета и составления финансовой  отчетности от момента инициирования  важных операций и прочих событий  до момента их включения в  финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Аудитору необходимо получить понимание контрольной среды, достаточное  для оценки отношения к средствам  внутреннего контроля руководства  аудируемого лица, его осведомленности  и предпринимаемых относительно указанных средств действий, а  также их значимости для аудируемого  лица.

          Для разработки плана аудиторской проверки аудитору необходимо получить достаточное понимание процедур (средств) контроля. При этом аудитору следует учитывать информацию о наличии или отсутствии процедур контроля, полученную в ходе изучения контрольной среды и системы бухгалтерского учета, для определения необходимости дополнительного изучения этих процедур. Так как процедуры контроля находятся в тесной взаимосвязи с контрольной средой и системой бухгалтерского учета, некоторые знания относительно данных процедур могут быть приобретены в процессе изучения аудитором контрольной среды и системы бухгалтерского учета.

           Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление  упорядоченной и эффективной  деятельности предприятия;

2) обеспечение  соблюдения политики руководства  каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности  имущества предприятия.

          Необходимо заметить, что потребность во внедрении внутреннего контроля возникает вслед за ростом организации: деятельность руководителей усложняется, и они просто бывают вынуждены перейти к делегированию полномочий.

         В соответствии с договором была проведена аудиторская проверка ОАО «Чебоксарский речной порт». Целью проверки явилось получение доказательств  того, что финансовая (бухгалтерская) отчетность,  достоверно отражает во всех существенных отношениях финансовое положении Организации на 31.12.10 и результаты финансово – хозяйственной деятельности за период с 01 января по 31 декабря 2010 г.

         Аудит проводился в соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 11.07.2011), федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

          Организация несет полную ответственность за полноту и достоверность информации, представленной для проведения аудита.

При планировании и проведении аудита было рассмотрено состояние  внутреннего контроля на предприятии. Ответственность за организацию  и состояние внутреннего контроля несет исполнительный орган ОАО  «Чебоксарский речной порт».

           Было рассмотрено состояние внутреннего контроля исключительно для того, чтобы определить объем работ, необходимых для формирования аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности.

При проведении аудита было рассмотрено соблюдение требований Закона о бухгалтерском учете  в РФ № 129 – ФЗ и Положения по ведению бухгалтерского учета и  отчетности при совершении финансово  – хозяйственных результатов  и подготовки бухгалтерской отчетности, утв.             Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.

         В ходе проведения аудита были проверены основные направления деятельности Организации методом выборочного обследования, который позволил составить мнение о состоянии системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятия, а также о достоверности данных бухгалтерской отчетности.

          На проверку  учета денежных средств были представлены первичные документы (платежные ведомости, поручение, приходные и расходные кассовые ордера, журнал кассира - операциониста по ККМ, справки-отчеты кассиров - операционистов по ККМ), учетные регистры (кассовая книга, карточки счета 50). Данный  участок учета был проверен выборочным способом за первое полугодие 2010 года. Учет денежных средств в кассе на счете 50 «Касса», согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению.  Инвентаризация в проверяемом периоде не проводилась.