Аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с  одной стороны, достаточно узок это  авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  широк и разнообразен, так как  расчеты с подотчетными лицам и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

 

3.3 План  и программа аудиторской проверки

Цель  аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом №1 «Цель  и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель заключается  в выражении мнения о достоверности  показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Кроме того аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству РФ.

В процессе аудита решаются следующие задачи:

• инспектирование документального оформления расчетных операций;
• проверка инвентаризационной работы и отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций;
• проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
• контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;
• сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
• проверка организации синтетического учета в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
• сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;
• анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений;
• проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности.

При проверке расчетов с подотчетными лицами решается комплекс задач, связанных с исследованием  законности, целесообразности, полноты  и своевременности осуществления  расчетов для подтверждения достоверности  и реальности задолженности на счетах бухгалтерского учета.

Результаты  оценки систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и объектов исследования, перечне аудиторских процедур и приводятся в виде тестов проверки (табл.1)

Разработка общего плана и программы  аудита основывается на предварительных  данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных  аналитических процедур. Проведением  аналитических процедур аудиторская  организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская  организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей  проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией  аудиторского риска и системы  внутреннего контроля и тем самым  существенно сократить объем  процедур, которые предстоит выполнить  аудиторской организацией, хотя и  не может исключить необходимость  проведения таких процедур полностью.

Оценка  внутреннего контроля расчетов с  подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных  работников представлен ниже.

Таблица 1

Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание вопроса или объект исследования	Содержание ответа (результат проверки)	Выводы аудитора
Имеется ли приказ руководителя об определении  круга подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах?	Приказ о закреплении подотчетных  лиц, сроках отчетности имеется	Контроль удовлетворительный
Соответствует ли порядок расчетов с  подотчетными лицами Порядку ведения  кассовых операций в РФ, утвержденному  Письмом ЦБ РФ от 04.10.93г. №18?	Порядок расчетов наличными денежными  средствами соответствует законодательству	Контроль удовлетворительный
Своевременно ли сдаются авансовые  отчеты в бухгалтерию организации?	Сроки отчетности соблюдаются и не противоречат законодательству	Необходимо усилить контрольные  функции
Проверяются ли авансовые отчеты по форме и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка отчетов и прилагаемых к ним  документов?	Проверяются при отражении подотчетных  сумм в бухгалтерском учете	Необходимо провести выборочную проверку
Используются ли типовые формы  первичных документов?	Соответствуют Постановлениям Госкомстата  России от 05.01.04г. №1 и от 01.08.01г. №55	Провести инспектирование документов и арифметический контроль
Применяются ли специализированные компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?	Используется программа 1С Бухгалтерия	Контроль удовлетворительный
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?	Расчет наличными не превышают  установленного лимита	Провести выборочный контроль
Какие документы ведутся по аналитическому учету расчетов с подотчетными лицами?	Ведутся ведомости аналитического учета	Провести инспектирование аналитического учета
Нарушаются ли сроки возврата подотчетных  сумм и выдачи перерасхода?	Отсутствуют нарушения в соблюдении сроков	Контроль удовлетворительный
Правильно отражаются на счетах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами?	Порядок ведения бухгалтерского учета  соответствует действующему законодательству	Провести тестирование записей в  соответствии с Планом счетов

По результатам  опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание  общего плана аудита  оформляется  в виде таблицы. В общем плане  аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании  результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего  контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

 

 

Таблица 2

Общий план аудита.

№ п/п	Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнитель
1.	Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих  на это право, утвержденному руководителем  предприятия.	1.04.08 -7.04.08	Агеева Н.В.
2.	Проверка  получения под отчет  сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися  по ранее полученным авансам	10.04.08 –15.04.08	Агеева Н.В.
3.	Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.	18.04.08 -20.04.08	Агеева Н.В.
4.	Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;	21.04.08 -23.04.08	Агеева Н.В.
5.	Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».	25.04.08 -27.04.08	Агеева Н.В.

 

Перед началом  основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить  примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии.

Разработка  программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и  разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой  детальный  перечень аудиторских  процедур.

Объем аудита и последовательность осуществляемых аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в табл.3. Аудиторская процедура  - это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

 

 

 

 

Таблица 3

Объем аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами

 

Объем аудита	Аудиторские процедуры
1. Аудит приказов руководителя  организации	1.1. Определение наличия приказов  руководителя организации о закреплении  подотчетных лиц, отчетности по  подотчетным суммам и порядка  выдачи подотчетных сумм 1.2. Исследование приказов по  существу на соответствие действующему  законодательству
2. Аудит оформления первичных документов	2.1. Определение степени унификации  первичных документов по учету  расчетов с подотчетными лицами 2.2. Проверка учета выдачи и  возврата подотчетных сумм 2.3. Проверка правильности оформления  авансовых отчетов и приложенных  к ним оправдательных документов 2.4. Проверка правильности документального  оформления расходов
3. Аудит расчетов с подотчетными  лицами	3.1. Аудит выдачи подотчетных сумм  лицам, установленным приказом  руководителя организации 3.2. Аудит своевременности отчетности  по подотчетным суммам 3.3. Аудит законности операций  и остатков по подотчетным  суммам, числящимся в подотчете  работников организации
4. Аудит налогообложения расходов, произведенных через подотчетных  лиц	4.1. Аудит правильности применения  налоговых вычетов по НДС 4.2. Аудит правильности и законности  налогообложения доходов, предоставленных  работникам в форме подотчетных  сумм 4.3. Аудит законности и правомерности  отнесения расходов для целей  налогообложения налога на прибыль
5. Аудит организации аналитического  учета расчетов	5.1. Проверка достоверности подотчетных  сумм, отраженных в аналитической  ведомости по счету 71 5.2. Проверка наличия задолженности  по подотчетным суммам
6. Аудит достоверности сальдо по  счету 71	6.1. проверка правильности отражения  оборотов по счетам и субсчетам  в Главной книге с аналогичными  показателями регистров синтетического  и аналитического учета

 

На начальном  этапе аудита необходимо убедиться  в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

• на порядок оформления авансовых отчетов;
• на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;
• на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме осуществляется тестирование авансовых отчетов  организации по признакам соответствия унифицированной форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие номера и даты составления  документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка  и перерасхода; факт указания назначения аванса; наличия подписей; порядок  заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Методика  документальной проверки авансовых  по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов  в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц  аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах  на выдачу денег под отчет  и  в авансовых отчетах.

Срок  отчетности не может превышать  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться  в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных  лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие  значительной дебиторской задолженности  подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности.

Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых  к авансовому отчету, с данными, отраженными  в авансовом отчете. Проверке подвергаются авансовые отчеты и прилагаемые  к ним документы: товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета, накладные, квитанции  и т.д.

В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение МПЗ, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению ГСМ.