Бухгалтерская документация и инвентаризация

ТЕМА5. Бух документация и инвентаризация

5.1.Понятие бух документов, их значение и классификация

5.2.Документооборот в бух учете

5.3.Учетные регистры и  формы бух учета

5.4.Инвентаризация, ее сущность  и назначение

5.1. Понятие бух  документов, значение и классификация

Документ  в бухучете – это письменное свидетельство

законности и реальности совершенной хоз операции.

Под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях, контроля за ними и ведения текущего бух учета.

Первичные документы фиксируют  факт совершения хоз операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, в момент совершения операции. Все документы, применяемые в бух учете, подразделяются:

По назначению: 1) распорядительные – дают право на совершение операции (приказы, доверенности и др.); 2) оправдательные – содержат информацию об исполнении распоряжения (акты, накладная и др.); 3) документы бух оформления – предназначены для

оформления бух записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе; 4) комбинированные – сочетают в себе все признаки распорядительных, оправдательных, документов бух оформления. По месту составления: 1) внешние – поступившие от другой организации (накладные,и др.); 2) внутренние – составленные данной организацией. По характеру отражения информации: 1) первичные – отражают одну операцию в момент ее совершения; 2) сводные –составляются на основе первичных документов и отражают много операций. По способу составления: 1) разовые – отражают операцию в момент ее совершения (накладная и др.); 2) накопительные – отражают однородные операции по мере их совершения.

Обязательные реквизиты: - наименование документа (накладная, акт, и т.п.); - место и дата составления; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хоз операции; - измерители хоз операции; - наименование должностных лиц, ответственных за совершение хоз операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены

дополнительные  реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Поскольку документы придают  юрид. силу хозяйственным операциям, отраженным в бух учете, к ним предъявляются следующие требования:

- первичные учетные документы  должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях – непосредственно после ее окончания; - в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операции; - исправления, имеющиеся, в первичной документации должны быть подтверждены, подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений; - заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени,установленного для их хранения в архиве.

Ответственность за обеспечение  контроля проводимых хоз операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

 

5.2. Документооборот  в бухгалтерском учете

Движение документов с момента их возникновения до сдачи в архив после обработки  и отражения в учете называется документооборотом.

График документооборота обычно имеет форму таблицы, которая  содержит следующие графы: - наименование документа; - регистрируемая операция; - создание;- проверка; - утверждение; - обработка; - передача в архив. Точное соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хоз операций. Каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки, в которые представляются указанные документы. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер должен убедиться в правильности оформления документов.

Принятые документы бухгалтер  сначала проверяет по существу, т.е. устанавливает законность совершенных операций; затем проверяет их по форме. После этого бухгалтер осуществляет арифметическую проверку. После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Обработка заключается в определении корреспондирующих счетов по каждому документу. При значительном количестве однотипных первичных документов их сначала группируют, после чего делают записи на счетах бух учета на итоговую сумму. После отражения документов в текущем учете и составления

бух отчетности каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хоз операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов, их количество. Переплетенные документы сдают в архив.

Организация обязана хранить  первичные учетные документы, регистры бух учета и бух отчетность в течение сроков, установленных законодательством. Особо длительный срок в 75 лет хранения устанавливается для документов по личному составу, что объясняется их важностью.

 

5.3. Учетные регистры  и формы бух учета

После проверки, приемки и  бух обработки все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистрами.

Учетные регистры (книги, карточки,), в которых регистрируются хоз операции, различаются между собой по двум признакам: по порядку записей и по объему содержания. По первому признаку различают регистры систематического и хронологического учета. При систематической регистрации однородные операции группируются на одних и тех же счетах текущего учета. Примером систематической регистрации может служить отражение операции в журнале счетов систематического учета, который обычно называется Главной книгой. Для каждого систематического счета в Главной книге ежемесячно заводят отдельную таблицу, разделенную на две части – дебет и кредит. Хронологический учет предусматривает группировку записей в зависимости от той даты, когда совершилась операция. Хронологическая регистрация может осуществляться в специальном

регистрационном журнале, который заводят ежемесячно.

При ведении записей в  учетных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. В связи с этим в бухгалтерском учете есть три способа их исправления: корректурный, дополнительной записи и «красное сторно». Сущность корректурного способа состоит в том, что обнаруженную в

регистре неправильную запись зачеркивают. Затем сверху или рядом делают правильную и оговорку «Исправлено» ставят дату, фамилию и подпись лица, внесшего исправление. Способ дополнительной записи применяется тогда, когда бух проводка составлена на сумму, меньшую, чем следует из первичного документа. В таких случаях старую запись оставляют без изменения, а рядом делают дополнительную запись на недостающую сумму. Исправление способом «красное сторно» производится тогда, когда вся ранее сделанная запись была ошибочной. Составленная неправильная запись повторяется, но только красным цветом. При подсчете итогов суммы, записанные разным цветом, вычитаются, чем и ликвидируется ранее сделанная запись. После этого производится правильная запись.

Под формой бух  учета следует понимать организацию учетных записей и порядок сочетания различных видов учетных регистров,

которые призваны обеспечить оперативный контроль, своевременность, полноту и достоверность обобщения в бух учете всего многообразия хоз операций, совершаемых на предприятиях. В настоящее время существуют следующие формы: мемориально-ордерная; журнально-ордерная; автоматизированная; упрощенная. При мемориально-ордерной форме на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерию, составляется проводка, которая отражается в мемориальном ордере. Мемориальный ордер и проводку составляют на итоговые данные ведомости. Каждый мемориальный ордер имеет свой номер и дату составления, они регистрируются в журнале для сохранения документов. После этого данные записываются в Главную книгу. По данным книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, итоги которой используются для составления баланса.

При журнально-ордерной форме входная информация из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итогов переносится в соответствующие журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам. Все журналы ведутся по кредитовому признаку. К журналу по учету денежных средств, приложена ведомость, где отражаются операции по дебету этих счетов. Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Дебетовые обороты переносятся в Главную книгу развернуто – с указанием по каждой сумме корреспондирующего счета и журнала-ордера, из которого эти суммы взяты. Кредитовые обороты переносятся в Главную книгу одной итоговой строкой, взятой из журнала-ордера. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость и баланс. Аналитический учет ведется в ведомостях, карточках и по отдельным счетам в журналах-ордерах.

Автоматизированная  форма учета означает ведение бухгалтерского учета на ПЭВМ. Сведения о совершенных хозяйственных операциях вводятся в память машины с первичных документов, а затем используются в соответствии с программным обеспечением для получения любых сведений и регистров.

Упрощенная форма  учета рекомендована для применения на малых предприятиях. Основным регистром при этой форме является книга учета хоз

операций, куда записываются все совершаемые хозяйственные  операции в хронологическом порядке, и сразу производится отражение этих операций на счетах бух учета. В конце месяца подсчитываются обороты по каждому счету, и выводится сальдо на конец месяца. На основании этих данных составляется оборотная ведомость и баланс. Аналитический учет ведется в специально разработанных ведомостях.

 

5.4. Инвентаризация, ее сущность и назначение

Инвентаризация  имущества и финансовых обязательств – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бух учета.

В данном случае под имуществом организаций понимаются основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство и др капитальные вложения, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы и другие финансовые пассивы.Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно: при смене собственника или реорганизации; при ликвидации организации; перед составлением годовой отчетности; при смене руководителя организации или материально ответственного лица; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам; по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

В зависимости  от назначения и характера различают следующие

виды инвентаризаций: плановые (периодические), которые проводят согласно плану в заранее намеченные сроки; внеплановые, которые проводят по распоряжению руководителя организации или вышестоящей организации, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

В зависимости  от степени охвата хоз средств различают

полные и частичные  инвентаризации. Полные инвентаризации

охватывают все виды хозяйственных  средств (основные средства,

материальные ценности, денежные средства и расчеты), находящиеся  как в производственной, так и в непроизводственной сфере. Частичные инвентаризации охватывают только некоторые виды этих средств или объекты, находящиеся в отдельных структурных подразделениях организации.

По способу проверки средств инвентаризации бывают сплошные и

выборочные. При  сплошной инвентаризации проверяют все виды

материальных ценностей, имеющиеся в подотчете у определенного

материально-ответственного лица; при выборочной проверке проверяется наличие только отдельных наименований ценностей.