Бухгалтерские документы, их классификация

 

 

Введение

 

Бухгалтерский учет является документальной наукой. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании  документации. Документация составляет организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры. Так бухгалтерский документ является важной составляющей финансовой отчетности фирмы.

Значение  документов в бухгалтерском учете  чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для  принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранность материальных ценностей и денежных средств, имеют  документальную (юридическую) силу при  возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной  деятельности с целью анализа  и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. Именно поэтому  выбранная мною тема актуальна.

Цель  моей работы: разобраться в значении понятия «бухгалтерский документ»  и рассмотреть документацию бухгалтерских  документов.

Задачи  работы: рассмотреть классификацию  бухгалтерских документов, понятие  и значение документооборота,  виды первичных документов, а также  решить задачу.

Давайте разберемся, что же такое «бухгалтерский документ».

 

Понятие бухгалтерского документа.

 

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, доказательство факта совершения хозяйственной операции или права на ее совершение. Также документ устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документирование  операций – это процесс сбора, текущего наблюдения, измерения  и  записи операций в документах. Для  целесообразного ведения бухгалтерского учета на любом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и  производственных процессов и системы  управления. Только тогда финансовая деятельность фирмы будет рациональной.  

Также нужно отметить, что в первую очередь  качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Именно поэтому значение и роль документации очень велики. Документы осуществляют  предварительный и последующий контроль  сохранности имущества предприятия, контроль законности и целесообразности хозяйственных операций.

Руководящие работники  предприятия осуществляют предварительный контроль при подписании документа, на основании которого и  совершается определенная хозяйственная  операция (например, прием и выдача материалов, выплата денег из кассы  и т.д.). Работник, подписывая документ,  берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает  на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение.

Последующий контроль в основном производится в  форме документальных ревизий, при  аудиторской проверке, а также  путем проверки в бухгалтерии  всех поступающих документов.

Таким образом, документация как способ оформления хозяйственных операций документами  и обоснования бухгалтерских  записей - один из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией  также связаны такие элементы метода бухгалтерского учета как  счета и инвентаризация.

Бухгалтерские документы - основание для последующих  записей операций в системе счетов. Данная характеристика  документов широко  используются для анализа  хозяйственной деятельности организации, для действенного руководства и  управления деятельностью.

Нужно учитывать, что основанием для отражения  хозяйственных операций в системе  бухгалтерского учета могут являться  только правильно оформленные документы. На основании документов ведется  повседневное наблюдение за движением  товарно-материальных ценностей, готовой  продукции, денежных средств, устанавливаются  законность и целесообразность операций.  Важную роль играют  документы при  ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, при аудиторской проверке, а также имеют особое значение при рассмотрении уголовных и  гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую  силу доказательства.

В организациях, в процессе финансово-хозяйственной  деятельности, совершаются разнообразные  операции. Как следствие, различны и  документы, которыми они оформляются. Наряду с этим, разнообразие документов объясняется еще их особенностями  в учетной работе. Поэтому существует классификация бухгалтерских документов.

 

Классификация бухгалтерских документов

 

2.1. Значение классификации

 

Любая классификация  является дополнительным средством познания явления, более углубленного и полного исследования целого и его частей, способом установления системно-структурных связей между элементами.

Таким образом, мы видим, что классификация документов играет важную роль в систематизации бухгалтерского учета.

Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Кроме того, следует отметить, что  при организации документирования хозяйственных операций большое  значение необходимо уделить соблюдению принципа приоритета содержания перед  формой. Исходя из этого, выделяют разные виды классификаций документов.

 

2.2. Виды классификаций бухгалтерских  документов

 

Мы знаем, что хозяйственные операции производятся с оформлением первичных документов, на основании которых предприятие ведет бухгалтерский учет.

Первичные документы можно классифицировать следующим образом:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по порядку составления;
• по способу использования;
• по месту составления;
• по способу заполнения.

Давайте рассмотрим каждую из этих групп.

Бухгалтерские документы по назначению делятся на следующие группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы бухгалтерского оформления.

К организационно–распорядительным  документам относятся бухгалтерские документы такие, как приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Данные документы должны содержать в себе распоряжение, разрешение, поручение или право на проведение какой-либо хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как сам факт совершения операции в них не отражается.

Оправдательные  или исполнительные документы –  это документы, которые составляют в сам момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, которая содержится в них, должна быть занесена в учетные регистры. К оправдательным документам относятся приходные ордера накладные, требования, акты приемки и т.д.

Наряду  с предыдущими существует ряд документов, которые сочетают в себе и разрешительный и оправдательный характер. Как правило, такие документы относят к комбинированным. Комбинированными документами являются платежная ведомость, расходный кассовый ордер.

Документы бухгалтерского оформления заполняются  бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это могут быть различные расчеты  и справки, которые играют вспомогательную  роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Информация из таких документов бухгалтер  должен занести в учетные регистры.

По содержанию хозяйственной операции документы могут быть:

• денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия, например, платёжное поручение;
• материальные – это документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей, например, приходный ордер;
• расчётные – данные документы используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам, например, счёт-фактура.

Также первичные документы по способу использования подразделяются на накопительные (отражают несколько операций за определенный период, например, лимитно-заборная карта, табель рабочего времени) и на разовые (составляются отдельно по каждой операции, например, накладная на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера, наряды).

По порядку составления документы разделяются на первичные и сводные. Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (это могут быть накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты приема работ и др.).

Сводные документы составляются на основании  однородных первичных документов путем  группирования и обобщения и  балансовой увязки их показателей (это могут быть авансовые отчеты, отчеты кассира, товарные отчеты, платежные ведомости и др.).

По месту составления первичные документы могут быть внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри организации (кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств и др.). Внешние документы составляются вне организации (накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков и др.).

Кроме того, отдельно выделяются учетные регистры, т.е. документы аналитического и  синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т.д.). также необходимо организовать систему взаимного контроля работников бухгалтерии при организации системы документирования хозяйственных операций.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

 

2.3. Понятие фиктивного и подложного  документа

 

Существуют  понятия  фиктивного и подложного документа, они тесно связаны  с первичным и сводным документами.

Фиктивный документ -это вымышленный документ, изготовленный по образцам подлинных  документов, проще говоря, подделка.

Подлог  же выявляется при обнаружении регистрации  в сводном документе фиктивного первичного документа. Если в сводном  документе будет обнаружена ссылка на первичный документ, а самого документа не существует.

Подложный документ – фальшивый документ, который  изготовлен с соблюдением  установленной формы. Подложным  документом также может быть подлинный  документ с частично измененными  реквизитами.

Необходимо  помнить о том, что предусмотрена статья, определяющая ответственность за использование заведомо подложного документа в ч. 3 ст. 327 УК РФ.

Под «использованием» подложного документа имеются в  виду такие действия субъекта, которые  при его предъявлении, представлении (демонстрации), предоставлении извлекают  пользу, выгоду, эффект или другие полезные свойств документа. Предметом в  данном случае выступает подложный  документ, то есть явно фальшивый, фальсифицированный. Подложный документ ни при каких обстоятельствах не может считаться подлинным, а подлинный даже в случае незаконного обращения с ним не становится подложным.

Если  же вместо соответствующего документа  представляется иной, близкий по внешнему виду, содержанию (пропуск вместо удостоверения  сотрудника милиции, просроченная справка  и т.п.), данные действия скорее всего  относятся к обману, а не к подлогу  документов.

Проблемным  является вопрос о квалификации использования  подложного документа, изготовленного самим его исполнителем.

Различают документы интеллектуального и  материального подлога. Документы  интеллектуального подлога отражают операции, которые в действительности не были совершены. Это может быть документ, в котором зафиксирована  фиктивная операция с товарно-материальными  ценностями. Такие документы называют бестоварным, а если с денежными  средствами – безденежным документом (например, товарный отчёт). Цели оформления таких документов различны, но все  в основном направлены на хищение. Основные цели бестоварных операций:

• списание похищенных недостающих ценностей на расчёты с покупателями и заказчиками (на дебиторскую задолженность);
• сокрытие недостач или излишков при инвентаризации;
• оприходование не поступивших материалов в целях присвоения предназначенных для их приобретения денежных средств.