Бухгалтерский учет кассовых операций и дененежных документов

Что касается обособленного  подразделения, то его уполномоченный представитель помимо перечисленных  выше организаций может внести на личные деньги своему юридическому лицу.

Отметим, что, согласно старому  порядку, предприятия были обязаны  сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов  остатка наличных денег в кассе  в порядке и сроки, согласованные  с обслуживающими банками.

Важно отметить соблюдение предельного размера расчетов наличными. Данный предел составляет 100 000 руб. по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены.

Ограничение распространяется на расчеты между:

• юридическими лицами,
• юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями,
• индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора [9].

Лимит одной операции по кассе с физическими лицами также  равен 100 000 рублей.

 

1.5 Выдача наличных денег  из кассы

 

Выдача наличных денег  под отчет проводится по расходным  кассовым ордерам 0310002 (сокращенно – РКО) (Приложение 2).

Выдача наличных денег  из кассы происходит в следующих  случаях:

1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
2. выдача денег под отчет сотрудникам организации;
3. сдача наличных денег в банк;
4. выплаты поставщикам;
5. выплаты учредителям.

Подготовка к выдаче.

Получив РКО, кассир проверяет:

• наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;
• соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО;
• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя на личных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под  наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

Выдача наличных по доверенности.

При выдаче наличных денег  по доверенности кассир проверяет:

• соответствие указанных в РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;
• соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение  наличных денег, кассир делает надпись  «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Может быть и так, что доверенность оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) при последней выдаче наличных денег.

Выдача денег по РКО.

При выдаче денег по РКО  кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет.

Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица (индивидуального  предпринимателя), работнику под  отчет РКО оформляется согласно его письменному заявлению. Оно  составляется в произвольной форме  и должно содержать:

• собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату.

Подотчетное лицо обязано  предъявить главному бухгалтеру или  бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет  с прилагаемыми подтверждающими  документами. Сделать это оно  должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения  срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Согласно действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним обязаны также не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен окончательный расчет. Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение – руководитель. Так же как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выплата зарплаты.

Предназначенная для выплаты  заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается  согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Согласно новому порядку, продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке. Старший кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета денежных средств или по РКО на срок, установленный в ведомости. Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг и. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий  и других выплат в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассир:

• проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;
• подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
• сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
• оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит:

• наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• дату оформления реестра депонированных сумм;
• период возникновения депонированных сумм наличных денег;
• номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
• фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер (при наличии);
• сумму невыплаченных наличных денег;
• итоговую сумму по реестру депонированных сумм;
• подпись кассира и ее расшифровку;
• дополнительные реквизиты.

Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала календарного года. После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю. На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО. Его номер и дату кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяет он сам.

Рассмотрим порядок заполнения расходного кассового ордера.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации, которое выдает из кассы денежные средства и его код по ОКПО. Если выдача денег производится в структурном подразделении организации, то необходимо заполнить поле «Структурное подразделение» (а именно – наименование). В противном случае ставится прочерк.

В графах бланка расходного кассового ордера «Номер документа» и «Дата составления» указываются  порядковый номер расходного кассового  ордера и дата выдачи денег из кассы.

В графе бланка расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» прописывается счет в дебет которого относится денежная сумма, выдаваемая из кассы.

В графе «Код аналитического учета» указывается код по системе  аналитического учета.

В графе бланка расходного кассового ордера «Кредит» указывается  счет 50 (т.к. деньги выдаются из кассы).

В графе «Сумма» цифрами  указывается сумма выданных денежных средств.

Графа «Код целевого назначения»  заполняется в случае, когда деньги выдаются в порядке целевого финансирования (это ориентировано для некоммерческих организаций).

Далее в графе бланка расходного кассового ордера «Выдать» указывается  ФИО лица (физического или юридического), которому выдается денежная сумма из кассы.

В графе «Основание» указывается  содержание операции по выдаче денег (к  примеру: «сдана выручка в банк», «выдано в подотчет» и пр.).

В строке расходного кассового  ордера «Сумма» с заглавной буквы  прописью указывается сумма выданных денег (копейки прописываются цифрами), пустое место прочеркивается.

В «Приложение» указываются  все реквизиты приложенных документов (наименование, номер и дата составления), на основе которых выдается денежная сумма из кассы (к примеру: заявление  сотрудника, квитанция банка, расчетно-платежная ведомость и т.д.).

В строке бланка расходного кассового ордера «Получил» лицо, получаемое деньги, пишет полученную сумму прописью, пустое место прочеркивается.

В строке бланка расходного кассового ордера «По» указываются  реквизиты документа, удостоверяющие личность получателя.

При выдаче денежных средств из кассы оформляются следующие бухгалтерские проводки:

1. Выплачена зарплата из кассы: Д  70 К 50.

2. Выдано под отчет на хозяйственный расходы: Д  71 К 50.

3. Выданы дивиденды учредителям: Д 75 К 50.