Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. 
Документы классифицируются: по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными; 
По месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);  
По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);  
По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографическим способом или на множительных аппаратах; 
По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; 
По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица являющиеся именными; 
По виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;  
По средствам фиксации – письменные, графические, фото – кинодокументы и т. д. 
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка с того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана.  
Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно – распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ. 
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, необходимые реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, основной государственный регистрационный номер  
налогоплательщика. 
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка. 
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. 
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.                                                                  Перечень реквизитов. 
01. Государственный герб Российской Федерации 
02. Герб субъекта Российской Федерации 
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 
04. Код организации – автора документа 
05. Основной государственный регистрационный номер юридического лица 
06. Идентифицированный номер налогоплательщика 
07. Код формы документа 
08. Наименование организации – автора документа 
09. Наименование вида документа 
10. Дата документа 
11. Регистрационный номер документа 
12. Справочные данные об организации – авторе документа 
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 
14. Место составления или издания документа 
15. Адресат  
16. Гриф утверждения документа 
17. Резолюция 
18. Заголовок к тексту 
19. Отметка о контроле 
20. Текст документа 
21. Отметка о наличии приложения 
22. Подпись 
23. Гриф согласования документа 
24. Визы согласования документа 
25. Оттиск печати 
26. Отметка о заверении копии документа 
27. Отметка об исполнителе 
28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело 
29. Отметка о поступлении документа в организацию 
30. Идентификатор электронной копии документа 
Оформление реквизитов документов 
01. изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации. 
02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается в верхнем левом углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации должна быть зарегистрирована в установленном законе порядке. 
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций проставляют в верхней части документа. 
05. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 
06. Идентифицированный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 
07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации проставляют в верхней части документа. 
08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Ее также помещают в верхней части документа. 
Унифицированные системы документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.  
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: 
1. с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями; 
2. с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов; 
3. с финансовым подразделением или главным бухгалтером; 
4. с юридической службой; 
5. со службой документационного обеспечения; 
6. с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащимися в проекте документа. 
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: 
1. с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; 
2. с организациями и научно – производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет содержание документа;  
3. с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов; 
4. с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области; 
5. с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. 
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, о структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. 
Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно – материальных и других ценностей, а также изменяющиеся кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. 
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. 
Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. 
Утверждаемые документы подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. 
Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа и секретарь.