Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая —  это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной деятельностью. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками  данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые  и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых  срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного  лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного  его раздела. При оформлении выписки  обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и  печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа  выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.