Документальное оформление и учет денежных средств в кассе

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.

Приведенная ведомость  подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) главным бухгалтером  предприятия.

Своевременность и полноту  внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

При этом тщательно анализируются  полнота и своевременность оприходования  в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует  удостовериться в наличии всех выписок  банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету.

 Недостающие выписки  необходимо затребовать в банке.  Достоверность выписок определяется  по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев  неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах  или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется  полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия. Для этого целесообразно использовать ведомость следующей формы.

В дальнейшем проверяют  полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату  заработной платы, премий, пособий, стипендий  и др., а также в расходных  кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется  подлинность подписей получателей  денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец  отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

Особое внимание следует  уделить обоснованности расхода  денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без  оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения  отражаются в соответствующем разделе  акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств на предприятии ……………………. осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, …………………. хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в кассе ведется  в соответствии с Правилами о  ведении кассовых операций в РФ.

Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается  передавать выполнение порученной ему  работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы в  хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и  ценные бумаги хранятся в несгораемом  металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

Перед открытием помещения  кассы и металлического сейфа  кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим  купюрам и в присутствии кассира  проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы  подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге.

 

3.2 Заключительная  стадия аудиторской проверки  кассовых операций

 

Аудиторское заключение составляется в свободной форме, но обязательно в нем должны бать следующие разделы:

1.Заголовок аудиторского  заключения.

В нем говорится, что  аудиторская проверка проводилась  независимыми аудиторами. Дается название аудитора или аудиторской фирмы. Дается полное название предприятия, которое  проверялось и время проверки.

2.Вступление.

Аудиторское заключение должно содержать информацию о составе  финансового отчета и дату подготовки. В этом разделе говорится также, что ответственность за правильность подготовки заключения ложится на руководителей предприятия, про ответственность аудитора за аудиторское заключение.

3.Масштаб проверки.

В заключение нужно предавать  масштаб аудиту и содержание проведенной  работы. Этот раздел аудиторского заключения придает уверенности его пользователям  в том, что аудиторская проверка проведена согласно с требованиями украинского законодательства и норм, которые регулируют аудиторскую практику и ведение бухгалтерского учета, или согласно с требованиями международных стандартов и практики.

В этом разделе говорится, что проверка была спланирована и подготовлена с уверенностью про то, что в финансовом отчете нет существенных ошибок.

Во время аудиторской  проверки аудитор должен делать оценку ошибок в системах учета и внутреннего  контроля предприятия на предмет  их существенного влияния на финансовый учет. При оценке значительности ошибок аудитор должен обращаться к положениям .

4.Заключение аудитора  про проверку финансовой отчетности.

В этом разделе делается заключение аудитора про финансовую отчетность, про ее правильность во всех существенных аспектах.

5. Дата аудиторского  заключения.

Аудитор должен проставлять  дату аудиторского заключения в день завершения аудиторской проверки. Дата на аудиторском заключении проставляется  в тот самый день, когда руководство  предприятия подписывает акт  приема-передачи аудиторского заключения. Дата в аудиторском заключении проставляется или перед вступительной частью аудиторского заключения, или после подписи аудитора.

6.Подпись аудиторского  заключения.

Аудиторское заключение подписывается директором аудиторской  фирмы или уполномоченным на это лицом, которое имеет соответствующую серию сертификата аудитора на вид проведенного аудита.

7.Адрес аудиторской  фирмы.

В аудиторском заключении указывается адрес действительного  местонахождения аудиторской фирмы  и номер лицензии на аудиторскую деятельность. Эта информация может размещаться как в конце аудиторского заключения, после подписи аудитора, так и в матрице бланка аудиторской фирмы.

Аудиторское заключение в соответствии с положением федерального правила (стандарта) «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности» с точки зрения оценки достоверности бухгалтерской финансовой (отчетности)» может быть безоговорочно положительным или модифицированным.

В свою очередь, модифицированное аудиторское заключение может быть:

1.не влияющим на  достоверность финансовой (бухгалтерской)  отчётности;

2.с оговоркой;

3.отказ от выражения  мнения;

4.отрицательное.

Безоговорочно положительное  заключение. Такое заключение означает, финансовая (бухгалтерская) отчетность дает достоверное представление о финансовом положении и результатах финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица в соответствии с установленными принципами и методами ведения бухгалтерского учета и подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности в Российской Федерации.

Все остальные виды заключений, кроме безоговорочно положительного, являются модифицированными.

Модифицированные заключения. Аудиторское заключение считается  модифицированным, если возникли факторы:

•не влияющие на аудиторское  мнение, но описываемые в аудиторском заключении с целью привлечения внимания пользователей к какой-либо ситуации, сложившейся у аудируемого лица и раскрытой в финансовой (бухгалтерской) отчетности;

•влияющие на аудиторское  мнение, которые могут привести к  мнению с оговоркой, отказу от выражения мнения или отрицательному мнению.

При определенных обстоятельствах  аудиторское заключение может быть модифицировано посредством включения  части, привлекающей внимание к ситуации, влияющей на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, но рассмотренной в пояснениях к финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Мнение с оговоркой  должно быть выражено в том случае, если аудитор приходит к выводу о  том, что невозможно выразить безоговорочно  положительное мнение, но влияние  разногласий с руководством или ограничение объема аудита не настолько существенно и глубоко, чтобы выразить отрицательное мнение или отказаться от выражения мнения. Мнение с оговоркой должно содержать формулировку: «за исключением влияния обстоятельств...» (указать обстоятельства, к которым относится оговорка).