Документация бухгалтерского учета

Первичные документы по своей сути различны, однако их можно разделить  на два вида. Первый – документы-основания (договоры, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание), регламентирующие операции с контрагентами (клиентами). Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движение товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам. Второй вид документов – сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.), сопровождающие движение товаров (услуг) и денежных средств. К такого рода документам могут быть отнесены проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве  своем относятся к оперативному учету, в то время как сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета. Документы-основания  могут находиться в одном из трех состояний: оформляемые, исполняемые  и закрытые. Оформляемые используются только для планирования закупок и продаж и не включаются в хозяйственный оборот, по ним не производится контроль регламента выполнения. Исполняемые документы используются для формирования на их основе накладных и актов на работу (услуги), а также включаются в контроль сроков исполнения и расчета штрафов. Над документом в состоянии «Исполняемый» можно проводить любые действия: вводить даты фактической оплаты и поставки товара; формировать накладные и акты на услуги, связанные с данным документом, а также платежные документы; выписывать складские ордера, связанные с накладными. Документ в таком состоянии можно назвать рабочим, так как он является основой создания цепочки связанных с ним сопроводительных документов.

После выполнения регламента (оплаты и проведения товара со складов) документ может быть переведен в состояние  «Закрытый». В этом качестве он системой не обрабатывается (хранится в архиве). Закрытие документа-основания производится на основании данных отчета по исполняемым  договорам только в том случае, если по нему нет задолженности.

Проверить использование документов-оснований  можно автоматически. Документы, по которым после указанной даты не было никаких операций, после  подтверждения пользователя удаляются  из системы.

Создание сопроводительных документов по исполняемому документу-основанию  может быть осуществлено одновременно с помощью специальной функции. В любом из сопроводительных документов по желанию пользователя существует возможность создания счета-фактуры (практически вся информация о  ней заполняется автоматически  из предшествующего документа), а  из счета-фактуры проведенная операция может быть зарегистрирована в книге  закупок или продаж.

В управлении продажами вся цепочка  документов «счет > накладная > складской  ордер» может быть создана при  выписке счета без дополнительных переходов.

Накладные и акты, сформированные автоматически, доступны для последующего редактирования, необходимость в  котором может возникнуть в случае неполной поставки либо поставки по нескольким сопроводительным документам. При формировании очередного сопроводительного документа  по документу-основанию система  автоматически учитывает ранее  произведенные поставки. При создании накладных на отпуск осуществляется контроль наличия отпускаемых товаров  по разрезам хранения: склад – материально-ответственное  лицо – партия. Для облегчения работы при большом потоке документов существует возможность формирования складских  ордеров как по отдельной накладной, так и по группе накладных.

В случае обнаружения несоответствия характеристик товара указанным  в накладной, например брака, истечения  срока годности и т. д., предусмотрено формирование возвратной накладной и складского ордера.

В связи с тем, что оформление первичных документов, регламентирующих сделку, может выполняться в разное время и разными сотрудниками, полезно периодически проверять  их соответствие. Система предлагает ряд возможностей для всестороннего  контроля.

Реализованы функции контроля соответствия документов-оснований и накладных, накладных и складских ордеров. В результате их выполнения формируются  отчеты разной степени подробности. По запросу программы можно включать в отчеты только документы, по которым  выявлены несоответствия.

Если по документу-основанию на продажу суммы платежа были разнесены  по позициям накладных, то в отчете присутствует графа «Оплата», где  приводятся суммы оплаты по каждой накладной.

При автоматическом формировании платежных  документов из модулей контура оперативного управления предоставляется возможность  выбрать вид платежного документа (рублевый или валютный), задать дату, откорректировать сумму (по умолчанию  принимается неоплаченный остаток  от общей суммы документов-оснований), сформировать платежные документы по группе выбранных документов.

Дальнейшая работа с платежным  документом – ввод даты оплаты и  выполнение проводок – осуществляется в контуре бухгалтерского учета. Безусловно, платежные документы  можно вводить непосредственно  в контуре бухгалтерского учета  и при этом устанавливать их связь  с документами-основаниями. Во всех случаях возможен как один платеж по нескольким документам, так и  несколько платежей по одному документу.

Более того, реализован учет взаиморасчетов товарами (услугами), причем несколькими  способами. Во-первых, можно оформить бартерный договор, включив в  него два ранее оформленных исполняемых  договора: на закупку и на продажу. На основании установленной связи  между договорами осуществляется погашение  взаимной задолженности по платежам.                      Во-вторых, можно связывать накладную на отдых с договором на закупку, и наоборот, тогда и в дебетовой, и в кредитовой части отчета по исполняемым договорам будут присутствовать товарно-сопроводительные документы.

Общую картину взаиморасчетов можно  получить в модуле Поставщики, Получатели.

Итак, вся хозяйственная деятельность предприятия описывается стройной цепочкой взаимосвязанных документов, знакомых и привычных работникам. Информация вводится один раз, на любом  этапе обеспечивается контроль соответствия документов, в любой момент времени  можно получить данные о состоянии  взаиморасчетов.

2. Учет и отчетность на малых предприятиях.

В 2012 году для малых предприятий были введены упрощенные формы бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Бухгалтеру малого предприятия при составлении годовой отчетности можно самостоятельно выбрать, какие формы заполнять – обычные или упрощенные. Автор поясняет, кто должен сдавать отчетность и кто от нее освобожден, рассказывает о новом составе и формах отчетности, куда и когда ее представлять, а также о новых требованиях к ней.

Приказом Минфина России от 17.08.2012 №113н для малых предприятий были введены упрощенные формы бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах (так с этого года называется отчет о прибылях и убытках). Данный приказ вступил в действие 28.10.2012, поэтому вряд ли кто-то успел им воспользоваться при составлении отчетности за девять месяцев. Между тем при составлении годовой отчетности у малых предприятий появился выбор, какие из форм использовать – обычные либо упрощенные.

В общем случае годовая бухгалтерская  отчетность организации состоит  из бухгалтерского баланса, отчета о  финансовых результатах и приложений к ним. На это указано в ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее –  Закон № 402-ФЗ). Для некоммерческих организаций это бухгалтерский  баланс, отчет о целевом использовании  средств и приложений к ним (ч. 2 ст. 14 Закона № 402-ФЗ).

В связи с прекращением действия Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) теперь пояснительная записка не входит в состав бухгалтерской отчетности, однако в силу ч. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ продолжает применяться Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н. Согласно                  п. 39 ПБУ 4/99 организации могут представлять дополнительную информацию, сопутствующую бухгалтерской отчетности, если считают ее полезной для заинтересованных пользователей. При этом данные сведения не являются приложением к балансу и отчету о финансовых результатах. Соответственно, в бухгалтерской отчетности не должно быть ссылок на них. На это было указано в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2012 г., являющихся приложением к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01 (далее – письмо Минфина № 07-02-18/01).

Как и раньше, малые предприятия  вправе составлять бухгалтерскую отчетность в сокращенном объеме (бухгалтерский  баланс и отчет о финансовых результатах). Об этом сказано в п. 85 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34н (далее  – Положение).

Формы отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 02.07.2010 №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (далее – Приказ №66н). При этом для малых предприятий приказом Минфина России от 17.08.2012 №113н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 июля 2010 г. №66н» введены упрощенные бланки баланса и отчета о финансовых результатах.

Критерии отнесения лиц к  субъектам малого предпринимательства  прописаны в Федеральном законе от 24.07.2007 №209-ФЗ «О развитии малого и  среднего предпринимательства в  Российской Федерации» (далее –  Закон № 209-ФЗ) и постановлении  Правительства РФ от 09.02.2013 №101 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».

Годовую бухгалтерскую отчетность за прошедший год необходимо представить  в налоговый орган. Сделать это  надо не позднее 01.04.2013, поскольку 31 марта  приходится на выходной день (подп. 5 п. 1 ст. 23 и подп. 7 ст. 6.1 НК РФ). Также  не позднее трех месяцев после  окончания отчетного периода  следует подать бухгалтерскую отчетность в территориальный орган Росстата (ч. 1 и 2 ст. 18 Закона № 402-ФЗ).

Как и ранее, датой представления  отчетности считается день ее почтового  отправления либо день фактической  передачи (п. 47 ПБУ 4/99 и п. 88 Положения).

Налоговики рекомендовали организациям, не имеющим возможности сдавать бухгалтерские отчеты в электроном виде, воспользоваться шаблонами, размещенными на сайтах ФНС России и ФГУП ГНИВЦ ФНС России. Дело в том, что на указанные формы нанесены штрих-коды, которые позволяют производить автоматизированную обработку бланков.

Уплата штрафа не освобождает от обязанности представления данной бухгалтерской отчетности (ч. 4 ст. 4.1 КоАП РФ).

Кому не надо сдавать годовую  отчетность.

Действие нового закона о бухучете распространяется на индивидуальных предпринимателей (подп. 4 ч. 1 ст. 2 Закона № 402-ФЗ). Тем не менее они, как и ранее, вправе не вести бухгалтерский учет и  не сдавать бухгалтерскую отчетность (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ, письма Минфина  России от 23.10.2012 № 03-11-11/324, от 05.09.2012 № 03-11-11/267, от 27.08.2012 № 03-11-11/257, от 26.07.2012 № 03-11-11/221 и  ФНС России от 21.08.2012 № ЕД-4-3/13838@).

Во-вторых, в 2012 г. освобождались от обязанности ведения бухгалтерского учета и сдачи отчетности фирмы, применявшие упрощенную систему  налогообложения (п. 3 ст. 4 Закона № 129-ФЗ). Указанный вывод не касался организаций, применявших одновременно УСН и  ЕНВД (письма ФНС России от 02.08.2012 №  ЕД-4-3/12840@ и от 14.03.2012 № ЕД-4-3/4262@).

С 2013 г. компании, применяющие «упрощенку», обязаны вести бухгалтерский  учет и, соответственно, представлять в налоговые органы бухгалтерскую  отчетность (ч. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 23.10.2012 № 03-11-09/80).

В-третьих, в соответствии с п. 4 ст. 4 Закона № 129-ФЗ организации –  участники проекта «Сколково» обязаны  были вести бухгалтерский учет только с начала календарного года, следующего за годом, в котором годовой объем выручки от реализации превысил 1 млрд руб.

С этого года компании – участники  проекта «Сколково» вправе применять  упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, установленные  для субъектов малого предпринимательства (ч. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).

В-четвертых, первым отчетным годом  для организаций, созданных после 30 сентября, по их выбору может являться период с даты их государственной  регистрации по 31 декабря следующего года (ч. 3 ст. 15 Закона № 402-ФЗ).

Отметим основные моменты, которым  должна удовлетворять бухгалтерская  отчетность. Бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех ее подразделений (п. 8 ПБУ 4/99).

По каждому числовому показателю бухгалтерской отчетности, кроме  отчета, составляемого за первый отчетный период, должны быть приведены данные минимум за два года – отчетный и предшествующий отчетному. Если данные за предыдущий период несопоставимы  с данными за отчетный период, то первые из них подлежат корректировке (п. 10 ПБУ 4/99). В результате корректировок  показатели 2010 г., представленные в  бухгалтерской отчетности за 2012 г., могут не совпадать с этими  же показателями в отчетности за 2011 г.

В отчетности все существенные показатели отражают обособленно                   (п. 11 ПБУ 4/99). Речь здесь идет об информации, без знания которой заинтересованными пользователями невозможна оценка финансового положения фирмы (письмо Минфина РФ от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

В свою очередь детализацию показателей  по статьям отчетов организации  определяют самостоятельно (п. 3 Приказа  № 66н). При этом малые предприятия  вправе в бухгалтерский баланс и  отчет о финансовых результатах  включать показатели только по группам  статей, без их детализации (подп. «а»  п. 6 Приказа № 66н). Отметим, что новые  упрощенные формы бухотчетности  содержат лишь обобщенные статьи. Указанное  нововведение весьма логично, ведь малые  предприятия вправе использовать в  учете сокращенный план счетов. К примеру, для учета затрат – только один счет 20 «Основное производство» вместо счетов 20, 23, 25, 26, 28, 29 и 44 (подп. «б» п. 3.1 Информации Минфина РФ № ПЗ-3/2012 «Об упрощенной системе бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности для субъектов малого предпринимательства», далее – Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).