Документооборот. Бухгалтерский баланс

 

ВАРИАНТ 4

 

1. Документооборот. Его  значение и порядок разработки.

 

    Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки по назначению или сдачи их в архив.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

•          входящие (поступающие) документы;

•          исходящие (отправляемые) документы;

•          внутренние документы.

    Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

      В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

•          прием и первичная обработка документов;

•          предварительное рассмотрение и распределение документов;

•          регистрация;

•          контроль за исполнением;

•          информационно-справочная работа;

•          исполнение документов и отправка.

   Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

 

 

 

2. Бухгалтерский баланс.

 

    Одним из важнейших элементов бухгалтерского учёта является бухгалтерский баланс. Бухгалтерский баланс – это способ группировки и обобщенного отражения в денежном выражении состояния средств предприятия, по их видам и источникам образования на определенную дату.  Бухгалтерский баланс является основным источником анализа финансового состояния фирмы.

  В то же время бухгалтерский баланс – это важнейшая форма бухгалтерской отчётности (форма №1).

     Бухгалтерский баланс имеет следующие основные черты:

1.Он представляет собой таблицу, которая по вертикали делится на две части: актив и пассив. В активе отражают хозяйственные средства предприятия, а в пассиве источники хозяйственных средств.

2.Как хозяйственные средства, так и источники хозяйственных средств отражают в сгруппированном виде, в денежном выражении на конкретную дату.

3.Итог актива баланса должен равняться итогу пассива баланса. Баланс в переводе с латинского означает «двучашие» и употребляется как символ равновесия, равенства. Равенство итогов актива и пассива бухгалтерского баланса называют основным балансовым равенством. Итоги по активу и пассиву баланса называют валютой баланса.

     Учебная схема баланса представляет собой таблицу, разделённую по вертикали на две части. В заголовке таблицы помещают слово «Баланс», наименование предприятия и дату, на которую он составлен. Левая часть таблицы – актив, а правая – пассив. Каждая группа средств или источников, показываемая в балансе под своим названием с указанием суммы называется статьёй баланса. Подписывается бухгалтерский баланс руководителем организации и главным бухгалтером.

   На практике баланс делится не только по вертикали, но и по горизонтали. По горизонтали баланс делится на разделы.

     В активе  баланса два раздела:

1.Внеоборотные активы;

2.Оборотные активы.

     В пассиве  баланса три раздела:

1.Капитал и резервы;

2.Долгосрочные обязательства;

3.Краткосрочные обязательства.

 

    В зависимости от оценки отражения имущества различают баланс – брутто и баланс – нетто. В балансе – нетто в отличие от баланса – брутто основные средства отражаются не по первоначальной стоимости, а по остаточной стоимости. В настоящее время используется бухгалтерский баланс в форме баланса – нетто.

 

     В практической  деятельности организаций могут  применяться разные виды бухгалтерских  балансов:

1.Вступительный баланс – это баланс, с которого открывается ведение бухгалтерского учёта на данной организации либо заново созданной, либо являющейся правопреемницей ранее действующей.

2.Периодический и годовой баланс (т.е. за квартал, полугодие и т.д.).

3.Соединительный баланс составляют при слиянии двух и более хозяйствующих субъектов в одно юридическое лицо. Вступительный баланс новой организации и будет соединительным балансом. Он составляется на основании заключительных, ликвидационных балансов сливающихся организаций.

4.Разделительный баланс составляется при разделении одной организации на ряд организаций или при выделении из единого баланса данной организации доли капитала для образования новой организации.

5.Санируемый баланс составляется в тех случаях, когда организации приближается к банкротству. Санируемый баланс составляется с привлечением аудитора ещё до окончания отчётного периода с целью показать реальное состояние дел в организации.

6.Ликвидационный баланс составляется при ликвидации организации ликвидационной комиссией. К такому балансу прилагается проект очерёдности погашения задолженности кредиторам.

7.Сводный баланс составляется федеральными министерствами и другими федеральными органами исполнительной власти по группе однородных предприятий для получения обобщённых данных по этим предприятиям.

8.Сводно – консолидируемый баланс объединяет бухгалтерский баланс головной организации и её дочерних обществ, а также включает данные о зависимых обществах.

 

     Значение  бухгалтерского баланса:

1.Данные баланса наглядно показывают, какими средствами, в каких размерах располагает предприятие и каковы источники этих средств. Например, большие размеры дебиторской и кредиторской задолженности говорят о наличии фактов несвоевременности взаимных расчётов, что отрицательно характеризует работу предприятия.

2.По данным баланса определяется  финансовое состояние предприятия, иначе говоря, выясняется его  платёжеспособность.

3.По данным баланса  можно  оценить деятельность руководства  организации. В данном случае важно установить размер прибыли, получаемой организацией от своей деятельности.

    Таким образом, бухгалтерский баланс может широко использоваться для управления организацией и анализа её финансового состояния.

 

     В бухгалтерском балансе происходят различные изменения под влиянием хозяйственных операций:

1.Первый вид хозяйственных операций вызывает активные изменения в балансе, т.е. увеличивается в равной мере одна статья баланса и уменьшается другая без изменения общей суммы баланса. Например, совершена хозяйственная операция по получению с расчётного счёта в кассу денег на суму 200000, 00 руб. Статья актива «Касса» - увеличивается на 200000, 00 руб., статья актива «Расчётный счёт» - уменьшается на 200000, 00 руб., а общая сумма баланса не меняется.

2.Второй вид хозяйственных операций вызывает пассивные изменения в балансе, т.е. увеличивается в равной мере одна статья пассива баланса, уменьшается другая без изменения общей суммы баланса. Например:

• часть прибыли направлена в резервный капитал;
• часть прибыли присоединена к УК.

3.Третий вид хозяйственных операций вызывает активно – пассивные изменения в балансе в сторону увеличения, т.е. увеличивается в равной мере одна статья актива и одна статья пассива баланса и общая сумма баланса. Например:

• получены от поставщика материалы;
• получены ОС в счёт вклада в УК организации.

4.Четвёртый вид хозяйственных операций вызывает активно – пассивные изменения в балансе в сторону уменьшения, т.е. в равной мере уменьшается одна статья актива и одна статья пассива баланса и общая сумма баланса. Например:

• перечислено поставщику в погашение задолженности за приобретённые материалы;
• погашен с расчётного счёта краткосрочный кредит банка.

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Конспект по дисциплине «Основы бухгалтерского учета»

2. Журнал «Экономика и учёт труда» №5 за 2009г.

3. Бухгалтерский учет: Учебник / А. С. Бакаев, П. С. Безруких, Н. Д. Врублевских и др.; Под ред. П. С. Безруких. – 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 2002г.

4. Камышанова П.И., Камышанов А.П.. Камышанова Л.И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету. Москва, Элиста: АПП «Джангир», 2001г.