Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии

Хранение и накопление информации. Введенные в компьютер  данные не сразу используются для обработки. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении разных задач учета. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах. Более того, система компьютерного учета обычно хранит все введенные данные с начала ее эксплуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды.

С хранением информации связана такая процедура, как  поиск данных, т.е. процедура выборки  нужных данных по запросу пользователем.

Обработка экономической  информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации.

Логическая обработка  включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объединение), выборку данных из информационной базы и т.п. Арифметические операции – алгебраическое сложение, деление, умножение и т.д.

Обработка информации выполняется  согласно разработанному алгоритму – набору четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за конечное число шагов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

В процессе обработки  информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам специалистов и отображаются на экране дисплея или печатаются. При печати отчет может быть одновременно тиражирован, если его требуется предоставить нескольким пользователям. Процедура тиражирования обеспечивается и иными способами, например ксерокопированием.

Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректировка данных в АИС-БУ выполняется как в процессе выполнения операций ввода, так и после их завершения в течение всего отчетного периода. Часто возможна и корректировка данных предшествующих периодов.

Принятие решений на основе анализа результатной информации в АИС-БУ остается за специалистом – бухгалтером, учетным работником.

Подобно тому, как в  материальном производстве технологический  процесс реализуется с помощью  различных технических средств: станков, оборудования, инструментов и  т.д., так и процесс преобразования информации в АИС-БУ реализуется посредством определенных средств и методов. На разных этапах преобразования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Она могут быть разными, и обусловлены технической и программной средой, в которой протекает процесс преобразования информации. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

 

1.2. Информационные технологии в бухгалтерском учете

 

Информационная технология (ИТ) – совокупность взаимосвязанных  процедур по преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения этих процедур в определенной технической и программной среде.

Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие:

• технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации;
• совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации.

Средства и методы, с помощью которых реализуется  технологический процесс, могут  быть разными. Они определяют уровень  развития информационной технологии.

Сменились несколько  этапов развития информационных технологий бухгалтерского учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств переработки информации.

В современных технологиях  используются компьютеры, которые существенным образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки информации. От централизованной технологии обработки информации, которая была характерна при применении больших ЭВМ (период 60-х – середина 80-х годов) перешли к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров на рабочих местах пользователей.

Применительно к АИС-БУ для современных информационных технологий характерны следующие черты:

• реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;
• активное участие бухгалтера, учетного работника как конечных пользователей в информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных компьютерами;
• интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;
• дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям и т.д.;
• интегрированность разных программных комплексов программ при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.;
• ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий;
• автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;
• перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач;
• интерактивный режим работы с выходными документами;
• возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей;
• адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения.

Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии.

Обеспечивающие информационные технологии – это технологии, которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том числе в бухгалтерском учете, при решении разнообразных задач. Они достаточно многообразны и ориентированы на различные классы задач от простых до сложных – от обработки документов текстовыми процессорами до принятия решений в экспертных системах.

Функциональные информационные технологии – реализуют технологию решения задач в конкретной предметной области путем использования комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий.

В зависимости от сложности обеспечивающих технологий они ориентированы либо только на специалистов-проектировщиков АИС, либо ими может пользоваться широкий круг управленческих работников (не профессионалов в области компьютерной техники). Так, многие СУБД содержат средства, позволяющие программистам создавать предметно-ориентированные пакеты программ, и инструменты, с помощью которых непрофессиональный пользователь, например бухгалтер, может создать и вести свою базу данных.

Как правило, при автоматизации  какой-либо предметной области приходится применять сразу несколько информационных технологий, реализуемых различными программными средствами. При этом важное значение приобретает интеграция (стыковка) программных средств, используемых пользователем, например, для экспорта данных, сформированных программой бухгалтерского учета, в табличный процессор для проведения анализа. Иногда небольшие предприятия используют бухгалтерские программы только для сводного учета и составления отчетности, а задачи аналитического учета реализуют с помощью табличного процессора с последующей передачей итоговых данных в бухгалтерскую программу.

Следует четко понимать различия между АИС-БУ и информационными технологиями. Первое отличие вытекает из различия их целей. Основная цель АИС-БУ состоит в получении результатной информации и предоставлении ее управленческим работникам для принятия решений. Целью ИТ является выполнение четко определенных действий по переработке информации, применяя соответствующие средства, методы и способы реализации процедур информационного процесса.

Второе отличие заключается  в том, что информационная технология может существовать и вне конкретной АИС-БУ, как это имеет место  в отношении обеспечивающих информационных технологий.

И третье, АИС-БУ является средой, в которой реализуется информационная технология – процесс преобразования информации. Для этого АИС-БУ имеет набор обеспечивающих компонент: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое

организационное, правовое и методическое обеспечение.

Информационная  технология бухгалтерского учета на компьютере – это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.

В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделяются четыре основные этапа:

• формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных;
• обобщение учетных данных;
• получение выходной информации – справок, учетных регистров и отчетности;
• завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.

Помимо этого требуется  выполнение ряда технологических работ, связанных с поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, обеспечения целостности и сохранности информационной базы. В ряде случаев конечные пользователи в состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требуется привлечение специалистов-профессионалов, выполняющих функции администрирования системы, что создает для учреждения дополнительные расходы.

Соответственно возникает  проблематика использования информационных технологий в бухгалтерском учете. Так при ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру требуется оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем компьютерного учета, а также своевременного обновления используемых программ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Составление  бухгалтерской отчетности

на предприятии  за месяц

 

 

2.1. Исходные  данные

 

Для расчета  налога на доходы физических лиц принять:

• численность сотрудников – 22 человека;
• численность иждивенцев у каждого сотрудника – 1 человек.

 

Остатки по счетам на 1 января, руб.

Таблица 1.

 

№ п/п	Счет	Вариант 1.3
		Дебет	Кредит
1	Основные средства	620000
2	Амортизация основных средств		80000
3	Материалы	40000
4	Топливо	10000
5	НДС по приобретенным ценностям	11000
6	Основное производство	60000
7	Готовая продукция	12000
8	Касса	1000
9	Расчетный счет	120000
10	Расчеты с поставщиками		16000
11	Расчеты с бюджетом		1000
12	Расчеты по социальному налогу		2376
13	Расчеты по оплате труда		44000
14	Расчеты с дебиторами и                 С кредиторами	9000	2000
15	Уставной капитал		730624
16	Краткосрочная ссуда банка		7000
	И Т О Г О	883000	883000

 

Хозяйственные операции за месяц по ООО «ЛУЧ», руб.

Таблица 2.

 

№ п/п	Операции	Суммы
	5.01 Получено безвозмездно новое оборудование по первоначальной стоимости	600000
	8.01 Получена на расчетный счет краткосрочная ссуда банка	140000
	Получено с расчетного счета на выплату зарплаты	44000
	Выдана из кассы зарплата служащим	44000
	Перечислена задолженность  по социальному налогу	2376
	10.01 Перечислен налог на прибыль	1000
	12.01 Выдан аванс из кассы на командировочные расходы   инженеру Петрову П.В.	800
	14.01 Оприходованы на склад  неоплаченные основные материалы по оптовым ценам НДС18 %	55000 9900
	20.01 Получен авансовый отчет по командировочным расходам от Петрова П.В. (расходы отнесены на затраты производства)	800
	Перечислено с расчетного счета поставщикам	64900
	Списано со склада топливо  на нужды основного производства	4000
	Поступили на расчетный  счет средства от дебиторов	9000
	21.01 Перечислена с расчетного счета кредиторам задолженность	2000
	Списаны на затраты основного  производства израсходованные материалы	60000
	25.01 Начислена амортизация основных средств за месяц	80000
	Выдана задолженность  по командировочным расходам Петрову П.В.	-
	Перечислена плата за аренду складского помещения по счету-фактуре 2 в т.ч. НДС	30000
	Арендная плата за складские помещения отнесена на затраты производства	сумму подсчитать
	Отражен НДС  по аренде	сумму подсчитать
	27.01 Начислена зарплата за месяц	39600
	Удержан налог на доходы физических лиц 13%	сумму подсчитать
	Начислен социальный налог 34 % от фонда оплаты труда (ФОТ)	сумму подсчитать
	Начислен налог на социальное страхование от травматизма 4 % (в фонд соц. страхования)  от ФОТ	сумму подсчитать
	28.01 Открыт аккредитив на сумму	9000
	Оприходована на склад  готовая продукция из основного производства по фактической себестоимости	сумму подсчитать
	Отгружена продукция  потребителю со склада (фактическая  себестоимость)	сумму подсчитать
	а)Предъявлен счет покупателям б)Поступила на расчетный счет выручка за реализованную продукцию по договорным ценам с НДС	680000 680000
	Отражен НДС в реализованной  продукции	сумму подсчитать
	Осуществлены вложения в долгосрочные ценные бумаги с расчетного счета	10000
	Создан резерв под  обесценение вложений в ценные бумаги на основе распоряжения руководителя	3000
	Создан резерв по сомнительным долгам на основе распоряжения руководителя	7000
	Присоединение неиспользованных сумм резервов по сомнительным долгам к прибыли отчетного периода (на основе акта)	сумму подсчитать
	Получено с расчетного счета в кассу на материалы и прочие расходы	3500
	Выданы денежные средства подотчетному лицу – завхозу Сидорову И.И. на материалы	3000
	30.01 Получен авансовый отчет  Сидорова И.И. по приобретенным материалам	2900
	Возвращен в кассу  остаток подотчетных сумм Сидоровым И.И.	100
	В кассу с расчетного счета поступили денежные средства для предоставления займа	4000
	Предоставлен займ мастеру  Иванову С.И. на 2 месяца (распоряжение)	4000
	31.01 Списаны прочие доходы и расходы	сумму подсчитать
	Списана фактическая  себестоимость реализованной готовой  продукции	сумму подсчитать
	Списана прибыль от реализации продукции основного производства	сумму подсчитать
	Начислен налог на прибыль 20 %	сумму подсчитать
	Произведена реформация баланса (в учебных целях за месяц)	сумму подсчитать