Композиционная структура текста документа

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении  писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять  устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

Пример

«Сообщаем, что в период с … по …»;

«Направляем согласованный  с …»;

«Направляем на рассмотрение и утверждение …»;

В деловой переписке принята  форма изложения текста от первого  лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное  лицо, подписавшее письмо, выступает  от имени организации. В некоторых  случаях, например, если письмо носит  конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения  текста письма от первого лица единственного  числа («прошу», «предлагаю»).

Применяя в деловом  письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что  адресатом они будут поняты, следует  в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении  даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в  письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Приступая непосредственно  к составлению текста письма, следует  продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых  частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С  точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и  сложные.

Простые письма создаются  в случаях, когда не требуется  детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют  одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая  часть).

Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в  себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п.

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются  в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых  в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения  или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более  самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти  части могут дополняться также  обращением, которое обязательно  в коммерческой переписке, а также  желательно при обращении к конкретному  должностному лицу.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется  тема письма, объясняющая причины  или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы  и т.п.

В некоторых случаях текст  сложного письма может дополняться  еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда  у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при  составлении письма - его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие  ответа. Текст многоаспектных писем  может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой  переписки характерна тенденция  составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления  письма; констатацию факта, в ней  указываются цель (причина) составления  письма. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция  или выполняемые услуги лучшие, что  просьбу необходимо выполнить и  т.д. Заключение письма представляет собой  выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы  письма надо четко сформулировать и  расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания  служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая  по объему часть текста исключительно  значима для целей общения. Правильно  выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке  нужную тональность, способствует налаживанию  и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором  письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает  знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает  письму будничный характер, знак восклицания  подчеркивает значимость и официальный  стиль. Составитель текста должен принять  во внимание следующие факторы:

1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;

4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

Текст письма может заканчиваться  выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

«Выражаю свою признательность  за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного  сотрудничества».

«Пользуясь случаем, выражаю  благодарность за приглашение…».

«Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие  в решении задач, в выработке  и реализации наших дальнейших программных  действий».

Формула вежливости располагается  перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности  запятой. Наименование должности пишется  с прописной или строчной буквы  в зависимости от того, как должность  прописана в учредительных или  нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В официальной переписке  применяется официально-деловой  стиль.

Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых  отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности  языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое  общение. Эти условия заключаются  в следующем:

1. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций  и нуждающихся в письменном  оформлении, относятся к повторяющимся,  однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного  обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему  характеру, что подчеркивает деловую  основу отношений, их неличностный  характер, а также свидетельствует  об определенной дистанции, существующей  между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью  композиционной структуры текста, отсутствием  логических ошибок, продуманностью и  четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения  текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой  избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно  связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.

Одна из особенностей деловой  речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

- Сообщаем, что в период с… по…;

- Сообщаем, что по состоянию  на…;

- Направляем Вам согласованный…;

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

- Гарантируем возврат кредита в сумме…,

- Оплату гарантируем.  Наши банковские реквизиты…,

- Контроль за выполнением  возлагается…

Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Употребление терминов в  строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом  общении.

При употреблении термина  необходимо следить за тем, чтобы  он был понятен адресату. Если у  автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить  одним из следующих образов:

- дать официальное определение термина;

- расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

- убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

В письмах должны употребляться  только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать  официальным названиям.

Для письма характерно употребление словосочетаний с отглагольными  существительными. Чрезвычайно активно  в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных  со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а  не убрать), оказать поддержку (а  не поддержать), произвести ремонт (а  не отремонтировать).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений  важны для письма. Письмо целесообразно  готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные  письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно  выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструктивными;

- сопроводительными;

- гарантийными;

- информационными;

- благодарственными;

- поздравительными;

- рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Текст  этих писем имеет свои особенности  в составлении и оформлении.

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям.

Текст письма не должен допускать  нескольких толкований. Официальный  язык должен отличаться точностью и  красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и  точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом  стиле.

По сути, язык официальных  документов - это своеобразный набор  клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные  словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.