Информационное  обеспечение делится на

• системы показателей данной предметной области (напр. показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной отчетности, анализа...)
• системы классификации и кодирования
• документация
• потоки информации - варианты организации документооборота
• различные информационные массивы (файлы) с различной степенью организации

Наиболее  сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования информационного обеспечения

• определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики:
• разрабатываются различные классификаторы и коды
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки
• ведется организация информационного фонда;
• определяется состав БД и его организация;
• проектируются формы вывода результатов обработки

14. Системы классификации и кодирования

     При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам, которая осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

     Классификация - распределение элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. В единую систему классификации и кодирования входят самые разнообразные классификаторы: общегосударственные, отраслевые, локальные (составленные для АИС предприятий).

     После классификации идет кодирование - процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям по определенным правилам, установленным системой кодирования. Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования:

• должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;
• быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;
• должны быть стабильными, часто не пересматриваться;
• иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;
• быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Назначение  кодов состоит в обеспечении  группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

15. Внутримашинное ИО

     Включает  организацию файлов, массивов в памяти ЭВМ. Файл - совокупность однородной жестко организованной и поименованной  информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы. Пофайловая локальная организация информационного обеспечения используется при незначительных объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и работу в диалоге. Интегральный подход к созданию внутримашинного информационного обеспечения предполагает использование автоматизированных банков данных и баз знаний (АБД и БЗ).

     АБД - система специальным образом  организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного  использования пользователями или решения разных экономических задач.

     Базы  знаний (или экспертные системы) - специальные  компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных  специалистов-экспертов. Основными  элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются:

• интерфейс пользователя (предназначен для взаимодействия пользователя с экспертной системой),
• база знаний (факты, характеризующие проблемную область, а также их логическая взаимосвязь),
• интерпретатор (осуществляет обработку данных в установленном порядке),
• модуль создания системы (нужен для создания набора правил, внесения в них изменений).

16. Базы данных и банки данных

     Внутримашинное  информационное обеспечение в настоящее  время проектируется на принципе интеграции в виде базы и банка данных. База данных - специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным; могут быть централизованные (создаются обычно на вычислительных центрах на ЭВМ с присоединенными к ним терминалами), распределенные в различных узлах локальных сетей ЭВМ и локальные; в состав БД входят: базовые массивы, рабочие массивы, массивы связи. Банк данных - автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. В состав банка данных входят: база данных, ЭВМ, система управления базой данных, языковые средства, методические средства, обслуживающий персонал.

17. Понятие технического обеспечения и его состав

     Техническое обеспечение - состав, формы и способности эксплуатации различных технических устройств, необходимых для выполнения информационных процедур: сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и использования информации. К элементам технического обеспечения относятся: комплекс технических средств, организационные формы использования технических средств, персонал, который работает на технических средствах, инструктивные материалы по использованию техники.

     Комплекс  технических средств - совокупность взаимосвязанных технических средств, предназначенных для автоматизированной обработки данных.

     Требования  к комплексу технических  средств: минимизация затрат на приобретение и эксплуатацию; надежность; защита от несанкционированных доступов; рациональное распределение по уровням обработки.

     Состав  комплекса технических  средств:

• Средства сбора и регистрации информации: счетчики, датчики, ПЭВМ для изготовления первичных документов...
• Способы передачи информации (напр. курьерская связь, телефон, телеграф,  радиосвязь...)
• Средства обработки; большие ЭВМ, супер-ЭВМ, мини-ЭВМ, ПЭВМ.

Средства  организационной техники: средства копирования, уничтожения документов, радиопоисковая система, в банках - автоматы-банкоматы, автоматы по проверке подлинности купюр и т.п.

18. Организационные формы использования ЭВМ

     Способы использования компьютера принято  называть организационными формами использования машин. На практике их применяется два вида: 1) Вычислительные центры; 2) Локальные АРМы и вычислительные сети.

     Вычислительные  центры применяются на крупных предприятиях, банках, государственных органах. Это специфические предприятия по обработке информации. Они оснащаются большими ЭВМ, а в качестве вспомогательных используются мини-ЭВМ, ПЭВМ. На ВЦ есть система управления (руководства), отделы постановки задач, программирования, обслуживания машин, а также производственные подразделения- группы приемки документов, переноса информации на носители, администрация банков данных, выпуска информации, размножения материалов и т.д.

     Для АРМов специалистов характерно размещение компьютеров на рабочих местах, по отдельным участкам учета и могут соединяться в сети, подключаться к большим ЭВМ.

19. АИТ в обработке табличной информации

     Универсальность таблиц и необходимость постоянно  учитывать в них взаимозависимость  между клетками натолкнули программистов  на мысль о создании универсальной  программы работы с таблицами — табличного процессора. К наиболее известными из них можно отнести Lotus 1-2-3, Quatro, Excel. Лидирующее место в этом классе занимает процессор фирмы Microsoft – Excel. С помощью Excel можно решать множество задач — от вычисления среднего арифметического до создания трехмерных диаграмм и выполнения сложных финансовых расчетов.

     Функции табличных процессов весьма разнообразны: создание и редактирование электронных  таблиц; разнообразные математические вычисления; автоматический пересчет таблиц в случае изменения данных; оформление и печать электронных таблиц; построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами; работа с электронными таблицами, как с базами данных, сортировка таблиц, выборка данных по запросам; создание итоговых и сводных таблиц; решение экономических задач типа "что будет, если" путем подбора параметров; решение оптимизационных задач; разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя.

     Рабочая область электронной таблицы  состоит из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки - цифрами, которые служат им заголовками. Пересечения строк со столбцами образует ячейки листа, на которые можно ссылаться по именам ячеек. Ячейка служит для ввода и хранения данных, а также вычисляемых значений.

20. СУБД MS Access

СУБД  Microsoft Access является 32-разрядной системой управления реляционными базами данных нового поколения, работающей в среде Windows. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность базы данных. СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. MS Access представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде таблицы, состоящей из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде. Наличие четко определенной структуры упрощает и ускоряет процесс обработки (поиска) данных в базе. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Благодаря графической оболочке процесс связывания таблиц с помощью мыши становится простым и наглядным.

С помощью  Access можно создавать многопользовательские приложения, в которых файлы БД являются разделяемыми ресурсами в локалькой сети. В Access реализована надежная система защиты от несанкционированного доступа к объектам БД.

Access для хранения объектов БД имеет собственную, уникальную структуру для хранения всех связанных таблиц, форм, отчетов, запросов макросов и модулей в одном файле. Access также позволяет связывать базы данных с внешними таблицами формата dbase, FoxPro, Paradox и работать с ними в исходном формате. ОБЪЕКТЫ ACCESS: таблицы базы данных, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Для типовых процессов обработки данных — ввода, просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — Access позволяет конструировать в диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы и отчеты. Эти объекты состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных. Множество мастеров Access помогает пользователю выполнить работы, не прибегая к конструированию. Мастера позволяют создать новые формы, запросы, отчеты, анализировать таблицы базы данных и даже полностью создать одну из многочисленных типовых баз данных. Для создания приложений пользователя могут использоваться макросы и модули на языке программирования Visual Basic. Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые можно настраивать объекты и элементы управления.