Методика аудита операций по учету денежных средств

Методика аудита операций по учету денежных средств

 

Введение

 

    Любое предприятие, независимо от отраслевой принадлежности, формы собственности и вида деятельности, в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью использовать в своей работе наличные денежные средства. Также зачастую возникает необходимость приобретать, либо получать каким-либо иным способом различные денежные документы, такие, как оплаченные путевки в дома отдыха, почтовые и вексельные марки, авиа- и железнодорожные билеты. В связи с этим возникает необходимость учета таких активов, и, как следствие аудиторская проверка правильности этого учета. Тот факт, что работникам бухгалтерии при учете денежных средств и денежных документов в кассе предприятия приходится сталкиваться непосредственно с наличными денежными средствами, создает дополнительную почву и соблазн для возможных злоупотреблений, несмотря на многочисленные правила и инструкции по учету наличных денежных средств и денежных документов.    Кроме того, это создает повышенный интерес как работников органов налогового контроля, так и непосредственно работников самого предприятия. В связи с вышесказанным аудитору при проверке правильности учета наличных денежных средств и денежных документов, т.е. правильности их оприходования, хранения и списания, следует проявлять повышенное внимание и ответственность. Методика проверки наличных денежных средств и денежных документов, хранящихся в кассе предприятия, изложена нами в этой работе. Кроме того, отдельно изложены моменты, на которые аудитору надо обращать особое внимание, а также приведены штрафные санкции за нарушение порядка операций с наличными денежными средствами и денежными документами.

 

 

 

 

Заключение

 

    Аудит денежных  средств и денежных документов  в кассе предприятия являет  собой важный раздел аудита  всего предприятия в целом.

     Из сказанного  выше становится ясно, что аудит  этой области сложный, трудоемкий  и ответственный процесс, требующий  от проверяющего аудитора собранности  и внимания.

    Поэтому общая  практика такова, что обычно аудит  кассы и денежных документов  проводит старший аудитор. При  значительном объеме проверки  допускается привлечение необходимого  числа помощников из состава  младших аудиторов.

    Кроме того, следует помнить, что проверку правильности отражения в учете операций с наличными денежными средствами и денежными документами следует проводить не обособленно, а в комплексе с другими счетами бухгалтерского учета, с которыми корреспондирует счет 1010 Касса предприятия включая все субсчета, так например, целесообразно при проверке кассовых операций провести аудит расчетов с подотчетными лицами и аудит расчетов с персоналом по прочим операциям.

    Таким образом,  правильно и грамотно проведенный  аудит наличных денежных средств  и денежных документов позволяет  выявить возможные нарушения  не только в области кассы,  но и во многих других областях  бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Цели  аудита денежных средств

 

Кассовая  наличность и остаток на банковском счете являются ликвидными активами, которые представлены:

• Денежные знаки и монеты;
• Текущие счета в банке;
• Депозитные счета в банке.

Денежные  средства принадлежат к числу  наиболее подвижных и легко реализуемых  активов предприятия. Они носят  массовый и распространенный характер. Подвижность денежных средств и  массовость денежных операций   делают этот участок хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений  и злоупотреблений.

 В связи с чем обычно ожидается, что внутренний контроль денежных средств ведется очень тщательно. Правильная организация процедур  контроля по направлениям позволит обеспечить:

• Денежная наличность представляет  собой все купюры и монеты, текущий счет и другие банковские счета на имя клиента;
• Кассовый остаток точно отражает разницу между поступлениями и выплатами;
• Кассовые остатки точно отражают все наличные деньги, средства в пути и хранящиеся у третьих сторон;
• Наличные средства специального назначения классифицированы в балансовом отчете для правильного представления ограниченных прав и обязательств;
• Все ограничения на использование наличные средств раскрываются, и можно получить точное представление и раскрытие информации в финансовых отчетах.

Цели аудита денежных средств заключаются в получении разумной гарантии того, что:

• Зарегистрированные наличные деньги на руках и в финансовых учреждениях фактически существуют в точности и в полном объеме, и клиент имеет законное право владения ими на дату составления баланса;
• Вся кассовая наличность ликвидна, например, иностранная валюта на руках или на депозитах в финансовых учреждениях,  в других странах правильно оценена;
• Наличность ограничена нормативными сроками и ее предстоящим использованием и правильно идентифицирована и раскрыта;
• Денежные поступления, расходы и переводы между банковскими счетами учтены в положенное время.

При этом необходимо помнить, что операции по движению денежных средств проверяются сплошным методом. При этом особое внимание должно быть уделено вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

 

Проверка  кассовой наличности

 

В составе  денежных средств наиболее подвижный  характер  имеют наличные деньги. Движение наличных денег совершается  посредством кассовых операций. Кассовые операции весьма разнообразны, но среди  них можно выделить основные:

Выдача средств  на оплату труда;

Выдача средств  на оплату хозяйственных расходов;

Выдача средств  подотчетным лицам и др.

При аудите кассовой наличности часто выполняются  проверки на существенность, цель которых  контроль:

• Полноты проверки, точности и наличия выведенного сальдо подтверждение остатков и другой информации банками и другими финансовыми учреждениями, подготовка, обзор и проверка банковской сверки счетов; ведение учета кассовой наличности;
• Проверки на произвольно избранную дату банковских переводов;
• Проверка ограничений кассовой наличности.

Методы проверки кассовых операций четко разработаны  и имеют давнюю историю. В силу того, что кассовые операции носят  массовый характер, этот этап аудиторской  проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при  проверке кассовых операций, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные  и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных  и расходных ордеров, журнал регистрации  выданных доверенностей, журнал регистрации  депонентов; журнал платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы  к кассовым документам, авансовые  отчеты.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров. Поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных  лиц.

В ходе проверки кассовых операций, необходимо проконтролировать:

Использованы  ли по целевому назначению полученные из банка деньги на зарплату, командировки и хозяйственные нужды;

Имеются ли случаи выдачи наличных денег посторонним  лицам без доверенностей; при  наличии таких фактов аудитор  должен уточнить их причины, установить, чьему распоряжению они были выданы и не скрываются ли за этим злоупотребления;

Нет ли фактов подписи расходных кассовых документов только руководителем или главным  бухгалтером;

Имеются ли случаи подписи руководителем и  главным бухгалтером незаполненных  чеков и выдачи их кассиру для  самостоятельного заполнения при получении  денег в банке;

Наличие и  подлинность на кассовых ордерах  и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей  денег;

Законность  произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы  без последующего представления  отчетов по этим операциям;

Правильность  корреспонденции счетов по кассовым  документам;

Своевременность депонирования невыплаченных сумм.

Для того чтобы  составить свое мнение о постановке бухгалтерского учета, достоверности  и объективности учетных данных, эффективности системы внутреннего  контроля аудитор должен собрать  достаточное количество доказательств.

 

 

Классификатор возможных нарушений при ведении  операций по кассе

 

Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки – в области кассовых операций могут быть классифицированы следующим  образом:

1. Прямое хищение денежных средств

А) ничем не замаскированное;

Б) замаскированное не оформленными документами и расписками.

2. Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм

А) Из банка;

Б) От различных физических и юридических  лиц по приходным ордерам;

В) от различных юридических лиц  по доверенности.

3. Излишнее списание денег по кассе

А) Повторное использование одних  и тех же документов;

Б) Неправильный подсчет  итогов в кассовых документах и отчетах;

В) Списание сумм без оснований или по подложным документам;

Г) Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям

А) Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям;

Б)    Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.

5. Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказание услуги

А) без применения контрольно-кассовых машин;

Б)  без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.

       

Подтверждение остатков на банковских счетах

 

Аудитор обычно должен подтвердить остаток на банковском счете на конец года. Это осуществляется с помощью прямой корреспонденции  со всеми банками, с которыми клиент имел деловые связи в течение  года независимо от всех изменений  или сверки счетов на конец года. Обычной практикой является подтверждение  всех банковских счетов, открытых в  любое время в течение проверяемого года. Проверить сальдо банковского  счета и разные виды задолженности  может с помощью подписанного клиентом запроса.

Банк может  иметь договоренность с клиентом о предоставлении других услуг, кроме сохранение вкладов или выдачи кредита. Например, банк может как условие кредита попросить заемщиков оставить определенную сумму не депоненте (компенсационные остатки).   Банк как агент или доверенное лицо может также держать ценные бумаги или другие на хранении или накапливать их на счете клиента. Другие договоренности – устные и письменные гарантии, обязательства на покупку иностранной валюты, аккредитивы и кредитные линии – могут составлять условный долг.

Аудиторы  подтверждают задолженность клиентов банкам и другим финансовым учреждениям, а также связанные с этим финансовые соглашения, для чего просят клиента послать запросы о подтверждении этого официальными лицами данных учреждений. Таким  образом, аудитор может попросить клиента послать письма ряду банковских служащих с просьбой о предоставлении информации о разных долгах и других соглашениях.

Основными контрольными процедурами банковских операций являются периодическое согласование получения  наличных денег и расходов с суммами, указанными в банковских выписках (отчетах). Процедура сверки будет более  эффективной, если кроме согласования остатков, производится сверка статей банковской выписки (отчета) со счетами. Чаще всего процедуры сверки используются для доказательства кассовой наличности.

Эффективное разделение обязанностей требует, чтобы  лицо, занимающееся сверкой сальдо банковского счета с сальдо бухгалтерских  счетов, не имело никакого отношения  к поступлению и расходам наличных денег, подготовке или визированию  ордеров расписок для оплаты.

Ключевыми процедурами  контроля являются сверка клиентом банковских счетов и соответствующее разделение обязанностей относительно кассовой наличности и операций. Оценка аудитором эффективности  сверки счетов клиентом определяет характер, распределение по времени и степень  многих проверок на существенность кассовой наличности. Основными факторами  являются адекватность системы учета, компетентность работников, выполняющих  сверку, и разделение обязанностей. Чем больший эффект дала сверка счетов клиентом, тем менее подробными будут  процедуры сверки счетов аудитором.

Данные процедуры  могут варьироваться от простого просмотра сверки счетов клиентом на конец года, если риск контроля оценивается  как низкий, до выполнения независимой  сверки счетов за весь год  с применением  соответствующей формы доказательства фактического наличия денежных средств в кассе.

При просмотре  аудитором согласования банковских счетов  необходимо:

1. Получить копии  сверки клиентом банковских счетов и установить их математическую точность;
2. Сверить общее сальдо банковских счетов с сальдо синтетического счета; для этого обычно требуется знать сумму остатков кассовой наличности по Главной книге;
3. Просмотреть сверку банковских счетов для выполнения необычных пунктов и получить доказательства их правильности с помощью запроса или изучения документов.