Обобщение учетной информации для составления бухгалтерской отчетности

Введение

 

     Финансовая и хозяйственная деятельность любой организации включает в себя ведение бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет основан на осуществлении контроля и учета за рациональным и экономичным использованием всех ресурсов предприятия.

     Бухгалтерский учет на предприятии должен вестись непрерывно, для составления достоверной информации о хозяйственной и финансовой деятельности и его имущественном положении. Бухгалтерскому учету подлежат все финансовые операции, имущество, хозяйственная деятельность, долги и обязательства фирмы. Под имуществом подразумевается все денежные средства, ценные бумаги, готовая продукция, сырье и все, что относится к оборотным средствам.

     Квалифицированный бухгалтер должен сделать реальную оценку финансовых средств предприятия, систематизировать все процессы, влияющие на себестоимость продукции, выпускаемой предприятием и предоставить руководству достоверный бухгалтерский баланс предприятия.  
     В обязанности бухгалтера входит правильное ведение финансовой документации, вести контроль за средствами предприятия. Бухгалтер обязан отражать в документации любые финансовые операции предприятия, вести учет обязательств, следить за своевременной оплатой налогов и долгов предприятия.  
     Постоянное изучение и внедрение новых методов бухгалтерского учета, позволяет повысить эффективность и профессионализм бухгалтеров предприятия. Бухгалтер обязан следить за всеми изменениями в законодательстве по налоговой и финансовой деятельности предприятий и организаций, участвовать в семинарах по нововведениям и изменениям в бухгалтерском учете.

 

 

Обобщение учетной  информации для составления бухгалтерской  отчетности

 

Учётные регистры и техника записей в них

 

     В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Обобщение сведений содержащихся в документах производится в учетных регистрах. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

     Информация первичных документов в процессе обработки фиксируется и систематизируется с помощью учетных регистров в виде отдельных ведомостей, журналов, книг.

     В учетных регистрах информация из первичных документов группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей с выходом результатных данных.

     Таким образом, учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в обработанных первичных документах, для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и

бухгалтерской отчетности.

     Регистры бухгалтерского учета необходимы для создания информационной базы управления деятельностью, организации.

     Учетные регистры классифицируются по следующим признакам:

· по способу составления;

· по характеру записей;

· по объему содержания хозяйственных операций;

· по форме строения.

     По способу составления учетные регистры предусматривают ручную обработку и автоматизированную.

     Ручная обработка учетных регистров предусматривает использование разграфленных таблиц в виде карточек, ведомостей, журналов-ордеров, бухгалтерских книг.

     Карточки – это разрозненные счетные таблицы, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, используемые для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей и затрат на производство по видам продукции, работ и услуг. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество. Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.

     Существуют контокоррентные карточки, применяемые для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами, и карточки количественно-суммового учета, используемые для учета товарно-материальных ценностей.

     Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы, предназначенные для записей хозяйственных операций. Листы учетных книг нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью; делается надпись «Зашнуровано и пронумеровано страниц» и проставляются

подписи ответственных лиц.

     Обязательными реквизитами являются: наименование организации, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

     Книги имеют целый ряд существенных недостатков, которые могут сделать их применение нецелесообразным. Назовем среди основных таких недостатков невозможность:

· группировки информации в другой последовательности;

· обработки большого объема хозяйственных операций, поскольку книги становятся громоздкими;

· точного резервирования листов в каждой книге на случай увеличения информации.

     В настоящее время книги в качестве учетных регистров в основном используются для учета денежных средств – кассовая книга и книга доходов и расходов на малых предприятиях.

     Автоматизированная обработка учетных регистров предусматривает использование заложенных в программный продукт форм таблиц с возможностью их форматирования в виде параметрических отчетов и созданием экранной формы отчетов.

     Параметрические отчеты представляют собой формы таблиц, предусмотренных программными продуктами.

     По характеру записей учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

     Хронологические регистры используют для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций).

     Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов – Главная книга.

     Комбинированные регистры – регистры, записи в которых как при ручной, так и при компьютерной обработке сочетают хронологические и систематические записи.

     По объему содержания операций различают регистры синтетического, аналитического учета и комплексные.

     Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма. Дебетуемые счета располагаются в строках, а кредитуемые – в графах столбцах. Каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного счета и кредиту другого. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов один раз, а учитывается дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого.

     Разновидностью шахматной формы является журнал-ордер, который также позволяет в один прием записать сумму по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Но в отличие от шахматной формы в журнале-ордере сумма кредитового оборота по конкретному синтетическому счету накапливается в одном журнале-ордере, а сумма дебетового оборота – в ведомости к этому журналу-ордеру.

     Регистры аналитического учета предназначены для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам. Построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными. В зависимости от объектов учета используют учетные регистры, которые:

· ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;

· группируют и накапливают однородные хозяйственные операции по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;

· совмещают синтетический и аналитический учет.

     Комплексные учетные регистры совмещают регистры синтетического и аналитического учета (накопительные ведомости), поскольку параллельное ведение регистров аналитического учета с регистрами синтетического учета приводит к большому объему технической работы.

     По форме строения регистры бухгалтерского учета подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, количественно-суммовые, количественные, контокоррентные, шахматные.

     Односторонние регистры – это различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей, в которых показатели расположены в одной стороне и объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей.

     Двусторонние регистры – это регистры в виде книг, где счет открывается на двух развернутых страницах: на левой стороне дебет, на правой – кредит. Они используются в синтетическом и аналитическом учете при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

     Многографные регистры предназначены для учета операций, суммы которых необходимо учитывать по отдельным элементам, подразделениям, участкам, складам (регистр аналитического учета затрат на производство материальных ценностей).

     Регистры количественно-суммовой и количественной формы предназначены для учета материально-производственных ценностей в натуральном и денежном выражении – карточки складского учета, книга учета реализации продукции, книга учета затрат и выхода продукции.

     Контокоррентная форма используется для учета расчетов с дебиторами, кредиторами, с подотчетными лицами, для учета денежных средств. В регистре контокоррентной формы операции учитываются только в денежном выражении.

     Шахматные регистры применяются для отражения сумм на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов один раз, а учитываются дважды – по дебету одного счета и по кредиту другого: журналы-ордера, ведомости к ним и Главная книга при журнально-ордерной форме учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Способы выявления  и исправления ошибок в учётных  регистрах

 

     Учетные регистры, составляемые вручную, следует вести аккуратно, без помарок и подчисток. При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Ошибки, допущенные в отдельном регистре, называются локальными. Ошибки, повторенные в двух и более регистрах, называют транзитными.

     При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

     Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из

аналитических счетов по статьям  или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки  и сравнивают с данными синтетического счета.

     При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены бухгалтерские записи.

     После того как ошибки найдены, производят их исправление.

     Если были допущены ошибки в регистрах, их исправляют следующими способами:

· корректировкой;

· дополнительными проводками;

· стронировочными проводками.

     Корректурный способ применяются для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

     Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются способом дополнительных проводок. Этот способ применяется и при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная бухгалтерская запись (проводка).

     Пример. Отпущены в производство материалы на сумму 5500 руб. В системе счетов эта операция была отражена следующей записью:

     Д-т сч. 20 «Основное производство» 5000 руб.

     К-т сч. 10 «Материалы» 5000 руб.

     В результате дополнительных записей на сумму 500 руб. на счетах

«Материалы» и  «Основное производство» будет  отражена правильная

сумма.

     Способ «Красное сторно» применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две записи (проводки). Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.