Определение аудита качества и его виды

Подготовка материалов для отчета

Отчет – итог работы бригады  аудиторов, поэтому к его подготовке следует подойти тщательно. В  нем отражаются все стадии проведения аудита – и предварительная работа с документами, и проверки на месте. По работе с документами необходимо:

• записать все проверенные страницы или разделы документов системы качества (справочника, методологических и рабочих инструкций);
• записать результаты проверки документов;
• четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать выдержку из текста;
• составить отчет по отклонениям;
• при необходимости записать предложения по мероприятиям для улучшения дела.

По результатам проверок на месте следует:

• четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать протокол аудита;
• провести оценку отклонений;
• при необходимости записать предложения по улучшению работы.

Хорошая система положений  и четко сформулированные вопросы  контрольного перечня оставляют  аудитору относительно мало простора для принятия субъективных решений. Это сделано преднамеренно! Считать  отклонением допускается только то, что действительно выявлено. Не допускается делать обобщающие выводы, дополнительно вносить аудитором  личные или предполагаемые требования.

Необходимо различать  «случайные» и «систематические»  отклонения. В спорных случаях  следует расширить выборочный контроль, проводя проверку однотипных элементов  системы обеспечения качества в  других организационных подразделениях. Решающее значение имеет не количество отклонений, а их значимость для  обеспечения качества. Незначительные отклонения должны фигурировать в отчете лишь в том случае, если не удалось  их устранить непосредственно на месте вместе с местными ответственными работниками.

При оценке отклонений необходимо учесть их вид, значение, частоту возникновения  и влияние на обеспечение качества. По вопросам с оценкой «неприемлемо»  аудиторам необходимо составить  отчеты об отклонениях. Такие отчеты должны быть завизированы ответственным  за аудит от данного подразделения (предприятия).

Составление отчета

После проведения проверки на месте аудитор готовит отчет. В отчете аудитор должен представить:

• участников аудита;
• описание отклонений;
• оценка отклонений;
• в случае необходимости дать предложение по корректировочным мероприятиям;
• в случае необходимости привести рекомендация по срокам следующего аудита.

Разделы «описание отклонений»  и «оценка отклонений» могут  быть приведены в сокращенной  форме. В этом случае приложениями к  отчету служат:

• контрольный перечень («вопросник»);
• протоколы аудита;
• перечень отклонений.

Документация  аудита

К числу документов, разрабатываемых до начала проведения аудита, относятся:

• план аудита, в нем указывается название проверяемых видов деятельности, квалификация аудиторов, основа проведения аудита (плановая или внеплановая проверка и т.д.), порядок отчетности о результатах аудита;
• программа аудита, в ней приводится перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить (например, справочник по качеству, методологические и рабочие инструкции, стандарты предприятия (СТП) и чертежи, технические условия, документация по испытаниям и т.д.); дается перечень подразделений, в которых производится проверка на месте, с указанием времени проверки и данных на сопровождающего;
• чек-листы, в которых формулируется основной перечень вопросов для проведения аудитных бесед.

К документам, которые разрабатываются в ходе аудита, относятся:

• протоколы аудитных бесед, в которых аудитор фиксирует место и время проведения аудита, данные аудитируемых; проверяемый элемент деятельности предприятия; результаты бесед и осмотров. Можно все указанные данные фиксировать в чек-листах.
• протоколы отклонений, в которых дается оценка в духе аудита обнаруженных отклонений и, в ряде случаев, приводятся причины несоответствий (при проведении аудита, ориентированного на продукт или процесс); составляются на основе протоколов аудитных бесед, сообщений об опыте работы, проверки корректирующих мероприятий;
• отчет по аудиту, в нем аудитор фиксирует фактическое состояние, выявленные отклонения и их причины; рассматривает значимость отклонений (оценку); в ряде случаев дает выводы и предложения по улучшению существующего положения.

Инструменты аудитора

При проведении аудита аудитор  пользуется контрольным перечнем (чек–листом), а в основном использует личный опыт, свою квалификацию.

Контрольный перечень («вопросник»)

Один из основных методов  работы аудитора – опрос. Опрос аудитор  проводит в ходе аудитной беседы – одного из этапов аудита. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов – контрольный перечень – он готовит заранее. Для аудиторских фирм такие контрольные перечни – важнейшее.

В то же время для аудитора контрольный перечень – не догма, а руководство к действию, поскольку  при буквальном ему следовании возникает  опасность некритического подхода  и формализма. Поэтому в контрольном  перечне аудитор формирует темы опроса в виде тезисов, а подробные  вопросы задает по необходимости. Аудиторская  практика показывает, что:

• вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, не включающими оценку;
• вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», не информативны, поэтому их следует избегать (задавать не «закрытые», а «открытые» вопросы);
• не должно быть вопросов–ловушек и вопросов инквизиторского характера;
• вопросы должны избегать намеков на личные свойства;
• технические детали должны выясняться только в той мере, в какой это необходимо для оценки процессов и рабочих операций; результаты аудитора, выходящие за пределы его компетенции, не могут быть использованы для объективного отчета, так как отчасти строятся на предположениях;
• правильно сформулированные вопросы заставляют аудитируемого обращаться к собственным знаниям о рассматриваемых вещах, а не к информации, уже имеющейся у аудитора;
• вопросники служат руководством и ориентиром для проведения аудита, – вопросник не догма, а руководство к действию.

Личный опыт, квалификация аудитора

От них зависит и  техника проведения аудита, и те виды деятельности, которые может  проверять аудитор.

Важен правильный выбор членов бригады аудиторов. Успех аудита в немалой степени зависит  от коммуникативности всех участников, которая в зависимости от психологических свойств участников в большей или меньшей степени поддается воздействию со стороны аудиторов. В этой связи особая роль отводится руководителю группы аудиторов, в круг задач которого у оцениваемого отдела (фирмы) входят:

• ведение вводной беседы;
• координация проведения аудита;
• изложение результата аудита в заключительной беседе.

Для этого требуются способности  по ведению беседы с сотрудниками различных функциональных уровней  предприятия (заказчика), например:

• во время вводной и заключительной беседы при аудите 2-й или 3-й стороной – с представителями правления и руководителями отдела качества;
• во время проведения аудита – с мастерами, рабочими–специалистами и т.д.

При этом он всегда должен помнить, что речь идет не о лицах, а о  деле. Поэтому все вопросы в  ходе аудита, а также все высказывания по принятым решениям должны задаваться или делаться по-деловому и твердо, но вместе с тем всегда в духе позитивного сотрудничества. У аудитора должна быть полная ясность:

• о возможных партнерах коммуникации;
• о цели аудита;
• о внешних влияющих факторах во время аудита (об окружении);
• о концепции проведения аудита.