Организация анализа и учета готовой продукции

 

Таможенная документация - грузовая таможенная декларация (ГТД), сертификат о происхождении, справка  об уплате пошлин, акцизов, сборов.

 

Претензионная документация - претензионное письмо, исковое  заявление в суд или арбитраж, постановление об удовлетворении или  отклонении иска.

 

Документы по недостаче  и порче - коммерческий акт на недостачу, аварийный сертификат.

 

Одним из важных документов в деятельности ТОО «Ара», при  реализации готовой продукции является счет-фактура, которая является обязательным документом для всех плательщиков НДС, и которая предоставляется покупателям  готовой продукции.

 

Помимо этого можно  использовать компьютеризированный учет готовой продукции. Существует очень удобные программы, такие как 1С: Предприятие, и ее составная компонента - 1С: Торговля и склад, программа MS EXCEL, при помощи которой очень удобно производить анализ продукции, создавать первичные документы и строить по данным отчетности диаграммы.

 

Одним из самых распространенных на сегодняшний день способов компьютеризации  учета является программа 1С: Бухгалтерия  и ее версия 7.7.

 

Программа позволяет  не только вести первичную отчетность, но и так же сама составляет отчеты по готовой продукции и без помощи других программ выводит аналитические данные в виде диаграмм, где можно более детально рассмотреть процентное соотношение готовой продукции.

 

В первую очередь, что  бы грамотно вести учет данным способом следует оприходовать всю продукцию и занести ее в список номенклатуры.

 

В зависимости от специфики  предприятия можно применять  различные методы компьютеризированного  учета ТМЗ и различные программы  для его ведения. Любая программа, такая как, например, программа 1С: Бухгалтерия 7.7., установленная в ТОО «Ара» может быть настроена на деятельность предприятия.

 

 

3.   АУДИТ ГОТОВОЙ  ПРОДУКЦИИ В ТОО «АРА»

 

3.1    Методика  проведения анализа и внутреннего  аудита готовой продукции и  ее реализации

 

По полноте проведения аудит может быть комплексным, функциональным и локальным. Каждый из этих видов  аудита имеет свои особенности. Под  функциональным аудитом понимается целенаправленный контроль состояния  выполнения определенных управленческих функций по различным стадиям, процессам, циклам и видам хозяйственной деятельности. Среди важнейших характеристик данного вида операционного аудита прежде всего следует выделить углубленность исследований и возможность специализации труда аудиторов по различным функциям управления бизнесом. В рамках функционального аудита осуществляется проверка выполнения функций менеджмента, маркетинга, финансов, бухгалтерского учета, экономического анализа и внутрихозяйственного контроля за состоянием управления трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами.

 

Функциональный аудит  может быть проведен по процессам, стадиям  и циклам формирования и использования  производственных ресурсов. Наиболее целесообразным является комплексный  подход к исследованию фактического состояния выполнения функций управления производственными ресурсами снабженческой, производственной и финансово-сбытовой деятельности хозяйствующих субъектов.

 

Функциональный аудит  цикла закупок товарно-материальных запасов (ТМЗ) рекомендуется начать с изучения данных финансовой отчетности и первичных документов об их движении за определенный период. Важную роль в организации первичного учета играют работники складского хозяйства, которые непосредственно осуществляют приемку, документальное оформление, погрузочно-разгрузочные работы, размещение и контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

 

Важнейшими этапами  функционального аудита циклов закупок, производства и реализации готовой  продукции хозяйствующих субъектов  являются:

 

1.  Проверка состояния  организации снабжения материальными  ресурсами.

 

2.  Анализ сложившейся   системы   управления   товарноматериальными  запасами.

 

3.  Оценка состояния  запасов и уровня их использования.

 

4.  Обследование состояния  организации складского хозяйства.

 

5.  Проверка правильности  отражения в учете операций  с товарно-материальными запасами.

 

6.  Изучение  периодичности  и правильности проведения инвентаризации  запасов.

 

7.  Оценка состояния  внутреннего контроля за использованием  товарно-материальных ценностей.

 

8.  Разработка рекомендаций  по улучшению учета, контроля  и анализа снабженческой-заготовительной  деятельности.

 

Создание и хранение товарно-материальных запасов сопряжены  с определенными затратами.

 

В таблице 11 приведена  примерная программа функционального аудита цикла закупок и управления запасами.

 

 

Таблица  11.

 

Программа функционального  аудита цикла закупок и  управления запасамиПроцедуры аудита Источники информации и критерии оценок

Анализ организации  материально-технического обеспечения и бухгалтерского учета Годовые, квартальные и текущие отчеты и оперативные данные

Проверка состояния  организации первичного учета, бухгалтерских  регистров и отчетности о движении запасов СБУ 1-9, карточки складского учета, приходные ордера, акты о приемке материалов, акты о недостачах, о потерях ТМЗ и т.п.

Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета ТМЗ Главная книга, журналы-ордера 6, 7, 10 и др., учетные регистры, СБУ 1-9, 13, 15, 24, Типовой план счетов

Проверка правильности оценки ТМЗ в балансе СБУ 1-7, баланс, акты инвентаризации материальных ценностей

Анализ наличия и  сохранности ТМЗ, своевременности  и правильности проведения их инвентаризации Договоры с материально-ответственными лицами, первичные документы, карточки складского учета, акты инвентаризации

Исследование правильности организации складского хозяйства Техническая документация, стандарты и нормативы организации складского хозяйства

Проверка складского учета, правильности оформления первичных  документов по движению ТМЗ Первичные документы, карточки складского учета, ведомость по учету движения материалов (СБУ-7)

Оценка обеспеченности предприятия производственными  запасами на последнюю отчетную дату Стандарты, нормы и нормативы, технические условия, расчеты, первичные и сводные документы

Проверка полноты и  своевременности оприходования  поступивших материалов Первичные документы (акты о приемке,коммерческие акты, накладные, платежные поручения, счета-фактуры, приходные ордера и т.п.)

Контроль соблюдения договоров по поставкам продукции, выполнению работ и услуг Карточки складского учета, ведомости по учету материалов, журнал-ордер 6 Главная книга, договора, наряды' сертификаты, счета-фактуры и др

Анализ обоснованности операций по отпуску ТМЗ на производство и правильности их отражения в счетах Первичные документы (лшитно- заборные карты, требования, накладные), ведомость по учету движения материалов, журнал-ордер 10, Главная книга

Определение правильности выбора методов оценки ТМЗ Приказ по учетной политике, ведомость по учету движению материалов, журналы-ордера 6, 10

Проверка состояния  внутреннего контроля за движением  запасов Внутренний распорядок, должностные инструкции и СБУ 14, 7-10, 13, 24.

Проверка правильности бухгалтерских записей по операциям, связанным с передачей на переработку и реализацией ТМЗ сторонним организациям Договора, калькуляции, доверенности, товарно-транспортные накладные, акт о приемке. Приходные ордера и др. СБУ1-11,24.Типовая корреспонденция счетов

Анализ решений администрации  и документов на списание недостач ТМЗ сверх норм естественной убыли, порчи и их уценки Акты и решения администрации на списание материалов, акты инвентаризации, сведения о рыночных ценах и ценах закупки и т.д.

 

 

Один из составных  элементов товарно-материальных запасов хозяйствующих субъектов - готовая продукция. Ее выпуск, хранение и реализация есть обособленный процесс в общей совокупности процессов хозяйственной деятельности субъекта. Оценка состояния готовой продукции может проводиться в рамках функционального аудита управления товарно-материальными запасами, либо как выборочная проверка отдельного цикла его деятельности. В последнем случае проверка, скорее всего, будет относиться к системе внутреннего контроля и иметь характер ревизии.

 

Информация, полученная на основе учетных данных по движению готовой продукции, является исходной для составления финансовой отчетности, в частности, по позициям доходов; расходов, оборотных активов и других важных разделов.

 

Аудиту цикла реализации продукции присущи задачи, как  аудита финансовой отчетности, так и функционального аудита.

 

Проверяя документальные данные в целях установления выпуска  и реализации неучтенной продукции, не следует ограничиваться каким-либо одним документом. Заключение аудита пo таким фактам должно основываться на совокупности документальных данных, полностью обосновывающих его выводы. Так, недостаточно данных только о наличии на складе предприятия излишков готовой продукции собственного производства. Хотя в то же время это может свидетельствовать о том, что не вся продукция учтена.

 

В материалах проверки необходимо привести и другие показатели, подтверждающие выпуск и реализацию неучтенной годовой  продукции, в частности, наличие  неучтенных излишков материальных ценностей, вспомогательных материалов, факты  выплаты заработной платы рабочим за излишки против учтенного количества выпущенной продукции; показателей автоматических счетчиков, пропуска на вывоз готовой продукции и др. Поэтому, исследуя эти вопросы, аудитор должен изучить всю документацию, результаты предыдущих проверок и сделать обоснованный вывод о наличии или отсутствии случаев выпуска и реализации неучтенной продукции.

 

Для функционального  аудита данных о затратах недостаточно знать, сколько, например, израсходовано  материалов на производство в целом. Чтобы провести существенный анализ произведенной продукции необходима информация о расходе материалов по специфицированной номенклатуре в каждом цехе, участке и бригаде, т.е. в местах их возникновения. Этим целям служат классификация затрат по калькуляционным статьям расходов и функциональный аудит этих затрат. С помощью методов функционального аудита и существенного анализа можно определить назначение, место производства и организовать жесткий контроль за расходами, выявлять резервы их снижения и повышения эффективности использования товарно-материальных запасов.

 

Аудитор должен проверить  состояние отгрузки и реализации готовой продукции и установить:

 

1.   Заключены ли  договора на поставку готовой  продукт, и правильность их  оформления.

 

2.   Правильность оформления документов на отгрузку продукции.

 

3.   Правильность  оформления цен на отгруженную  продукции

 

4.   Своевременность  предъявления в банк платежного  требования-поручения за отгруженную  продукцию.

 

5.   Правильность  оформления документов на отпуск  продукции, если продукция отпускается  непосредственно со склада поставщика.

 

6.   Правильность  ведения учета отгрузки и реализации готовой продукции.

 

7.   Правильность  составления бухгалтерских проводок  по отгрузке и реализации продукции.

 

8.   Соответствие  записей синтетического и аналитического  учета по счетам 301 «Счета к  получению» и 701 «Доход от реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг)».

 

Существует большая  вероятность того, что информация может быть умышленно искажена до проведения функционального аудита и иметь существенные отклонения. Поэтому необходимо проводить встречные  проверки достоверности информации о движении текущих активов, оценку системы внутреннего контроля, первичные документы, регистры синтетического а аналитического учета, финансовой статистической и оперативной отчетности.

 

Отдельным мероприятием при функциональном аудите циклов закупок, производства и реализации продукции является инвентаризация ТМЗ и анализ ее результатов. Для проведения инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия. До начала инвентаризации у заведующего складом берется расписка о том, что им сданы в бухгалтерию все документы на приход и расход материальных ценностей. При хранении запасов в различных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица они инвентаризуются последовательно по местам хранения. После проверки наличия запасов вход в помещение пломбируют и комиссия переходит для работы в другое помещение.

 

Фактическое наличие  материальных ценностей на складе проверяют  путем их обязательного пересчета, перевешивания и перемеривания. Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов заносят в инвентаризационную опись отдельно по каждому наименованию. Опись составляют в одном экземпляре. При выявлении материальных ценностей, неотраженных в учете, комиссия должна включить их в опись. После завершения инвентаризации опись передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, которая выносит решение.

 

На сумму излишков дебетуют счета подразделов 20 «Материалы» (201-208) и 22 «Товары» (221-223) и кредитуют счет 727 «Прочие доходы от неосновной деятельности», а недостачу - по Д-ту счета 821 «Общие и административные расходы» -К-ту счета 633 - сумма НДС по недостающим ценностям, ранее взятая в зачет; Д-ту счета 334 «Прочая дебиторская задолженность» К-т счетов 201-208, 221 «Готовая продукция», отнесено на виновника Д-ту счета 333 «Задолженность работников и других лиц» - К-ту счета 334 «Прочая дебиторская задолженность».