Организация документооборота в банке

Организация документооборота в банке

Система документооборота, претендующая на интегрирующую роль в современном банке, должна: позволять  интегрировать различные подразделения  и организации в рамках одного бизнес-процесса; реализовывать стандартные, шаблонные бизнес-процессы; реализовывать  гибкие, настраиваемые индивидуально  процессы и маршруты.

В зависимости от принятой в банке схемы документооборота любой документ проходит те или иные стадии обработки:

1. Дополнительный контроль  документов.

Любой подготовленный документ всегда проходит стадию дополнительного  контроля, маршрутизация которой  определяется как действующей нормативно-законодательной  базой, так и существующими в банке технологией обработки документов. Пройдя все необходимые стадии, документ попадет на контроль и исполнение ответственному исполнителю с правом единоличной подписи.

2. Обработка документа.

В независимости от того, сколько и каких этапов проходит документ, его обработка предусматривает  совершение окончательных действий по документу с формирование проводок по счетам в учете и записью  документов в регистры и реестры. Лицо обработавшее документ и несет ответственность за данный документ.

Организация документооборота в банке предусматривает определенные этапы обработки документов, служащих основанием для совершения операций по балансу банка.

Технология организации  проверки корректности и установки  разрешения совершения с документом тех или иных действий предусматривает  настройку функций контроля за денежными  переводами, формируемыми ответственными исполнителями, когда за конкретным исполнителем закрепляется контролер, причем наряду с выполнением специфических  функций авторизации денежных переводов, контролер может быть наделен  функциями ответственного исполнителя  по другим операциям, тогда функции  контроля денежных переводов этого  исполнителя выполняют другие лица. Отдельные документы до того, как они будут исполнены в балансе банка, подвергаются еще и дополнительному контролю со стороны контролирующих работников. По таким счетам исполнитель не может совершить проводку без участия другого работника.

Организация учетно-операционной работы позволяет всегда получить полную информацию об исполнителе по документу, исполнителе по счету, исполнителе  по контролю по любому отдельно взятому  документу.

Банковскую документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения учета и  контроля.

Расчетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: Наименование документа, Номер  расчетного документа, Дата его составления, Наименование банка плательщика, его  условный номер по межбанковским  расчетам, Наименование плательщика  и номер его счета банке, Наименование получателя средств, номер его счета  в банке, Номер банка получателя денежных средств, Наименование банка  получателя, его корреспондентский  счет, Назначение платежа, Сумма платежа. Первые экземпляры всех платежных документов заверяются оттиском печати предприятия  и подписями главного бухгалтера предприятия. Исправление в документах не допускается. Работники банка  могут исправлять в платежных  документах, инкассовых распоряжениях, требованиях, поручениях, указанные  номера счетов, на номера других счетов тех же клиентов. Все документы  по месту их формирования подразделяются на банковские и клиентские документы. К банковским документам относятся - мемориальные кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела, платежные поручения  по межбанковским и межгосударственным расчетам, перечни документов к этим платежным поручениям. К клиентским документам относятся - платежные поручения, платежные требования, чеки, срочные  обязательства по ссудам, заявление  о выдаче ссуды. Все расчетные  денежные документы по характеру  отражаемых в них банковских операций подразделяются на:

1) Мемориальные.

2) Кассовые приходные.

3) Внебалансовые.

4) Документы по межбанковским  и межгосударственным расчетам.

Исполненные платежные документы  хранятся в электронной форме  на магнитных или иных видах носителей  и не требуют распечатки или иного  отображения содержания электронного платежного документа на бумажном носителе с целью хранения.

Правила и сроки хранения электронных платежных документов устанавливаются внутренними документами  банка, разработанными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В целях бухгалтерского учета  банк вправе формировать общую справку  исполненных электронных платежных  документов и использовать ее для  выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также  других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними правилами  учета.

Руководители банка обязаны  проверять своевременность составления  баланса и отчетности, осуществлять контроль за: своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.