Основніе функции бухгалтерского учета

В побутовому розумінні баланс означає рівновагу, тотожність надходжень і витрат; балансувати - дотримувати відповідності наявних господарських засобів і джерел їх утворення. 
Баланс - це не просто складова методу бухгалтерського обліку, його елемент; це найважливіший документ бухгалтерської звітності, суттєве джерело інформації для управління, планування, організації виробництва, нормування, аналізу, контролю. Баланс є обліковою категорією, синтезом облікових записів, а тому його треба вміти читати і критично оцінювати з погляду змісту, будови, раціонального використання даних.

Як обліковий термін слово «баланс» має два значення: 
рівність, рівновага двох підсумків протилежного значення, що має місце в рахунках, відомостях і таблицях: рівність сум чи кількості прибутку і витрат, дебету і кредиту, активу і пасиву. У цьому розумінні слово баланс зберігає близький зв'язок зі своїм первісним значенням: однакові підсумки ніби відповідають збалансованим шалькам терезів; таблиця, яка відображає результат облікової реєстрації, майновий стан підприємства в грошовій оцінці на відповідний момент, тобто стан його активів і пасивів.

Слово «баланс» має ще й третє - цілком інше значення, коли його застосовують для кількісних зіставлень певних економічних явищ. У таких балансах може і не бути рівності активу й пасиву: їх називають активними, наприклад, активний торговий баланс, коли вивіз перевищує ввіз, чи пасивними, коли потреби перевищують наявність відповідних ресурсів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів. 
Кожне підприємство повинно здійснювати фінансово-господарську діяльність відповідно до свого статуту. Для цього йому необхідно мати основні й оборотні засоби, нематеріальні активи, певні кошти, здійснювати фінансові вкладення тощо. Інформація про наявність і рух майна та джерела його утворення має надходити своєчасно, а періодично ЇЇ треба узагальнювати для більш ефективного використання в управлінні, для здійснення контролю за збереженням засобів виробництва, вивчення складу та цільового використання господарських засобів. З цією метою засоби господарства та джерела їх утворення на підприємствах об'єднують в економічно однорідні групи, що знаходить відображення в бухгалтерському балансі.

Шаховий баланс, що отримав свою назву від своєрідної форми, яка нагадувала шахову дошку, можна називати й динамічним балансом, бо він відображав як стан господарства на початок і кінець звітного періоду, так і рух майна. При цьому обороти в шаховому балансі давалися в розрізі кореспондуючих рахунків, що уможливлювало визначення його економічного змісту, оскільки зрозуміло було, звідки надійшла сума на рахунок і на що саме її було витрачено. А тому шаховий баланс, складений за звітний період після річного звіту, можна вважати і сальдовим, і оборотним, і результатним балансом.

Кожний сучасний баланс можна назвати і порівняльним, бо в ньому всі показники наводяться в абсолютних величинах на початок року і на кінець звітного періоду. Це дає змогу протягом календарного року оцінювати показники балансу в динаміці, осмислювати їхні зміни. 
Потреба в складанні проміжних балансів визначається тільки внутрішніми потребами самого підприємства. Підставою для складання таких балансів можуть бути процеси реструктуризації, реорганізації, ефективнішого використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, забезпечення збереження майна, зміцнення фінансового стану підприємства. Характерною особливістю проміжних балансів є їхній спрощений вигляд: інвентаризації основних і оборотних засобів, нематеріальних активів, розрахунків з дебіторами і кредиторами не проводяться; необхідні обчислення виконуються наближено; записи на розподільних та порівняльних рахунках роблять оперативним способом.

Підприємства та установи складають місячну, квартальну й річну бухгалтерську звітність, в якій відображають склад майна і джерела його формування. Квартальна бухгалтерська звітність подається підприємством не пізніше 25 числа місяця, наступного за звітним періодом. Річна бухгалтерська звітність - не пізніше 15 лютого року, наступного за звітним. Установи, які утримуються за рахунок бюджету, подають місячну, квартальну й річну бухгалтерську звітність у визначені керівним органом строки.

Важливим документом бухгалтерської звітності, як було вже сказано, є бухгалтерський баланс. Бухгалтерський баланс - це спосіб узагальненого відображення та економічного групування засобів господарства за їхніми видами та джерелами утворення в грошовій оцінці на відповідний момент, як правило, на 1-ше число місяця.

Баланс будується у формі таблиці, що складається з двох частин: ліва - актив, права - пасив (у перекладі з лат. слово «актив» означає дійовий, діяти, діяльний; слово «пасив» - утримуваний, бездіяльний). В активі наводиться склад і розміщення господарських засобів, у пасиві - джерела господарських засобів і призначення коштів.

Беручи загалом, можна сказати, що актив - це система показників, які відображують склад і розміщення засобів господарства, згрупованих у якісно однорідні групи; пасив балансу - це система показників, які відображають джерела утворення й цільове призначення засобів господарства, також згрупованих в якісно однорідні групи. З погляду політичної економії пасив є сумою вартостей, отриманих із різних джерел, а актив - це конкретні форми існування цих вартостей. Засоби господарства і джерела їх утворення показуються в балансі в розрізі окремих економічних груп, які називаються статтями балансу. До кожної статті балансу включаються однакові за економічним змістом засоби господарства чи джерела їх утворення. Кількість статей балансу визначається галузевими особливостями діяльності підприємств.

Статті балансу розподіляються на однойменні та комплексні. Однойменні статті відображають стан якогось одного виду господарських засобів чи джерел їх утворення. Наприклад, основні засоби, нематеріальні активи, готова продукція, статутний капітал, пайовий капітал. Комплексні статті відображають стан кількох видів господарських засобів чи джерел їх утворення. Наприклад, стаття «Виробничі запаси» об'єднує матеріали, паливо, запасні частини, напівфабрикати, комплектуючі вироби; стаття «Цільове фінансування» - показники за видами цільового фінансування і цільового надходження тощо.

Кожний розділ балансу об'єднує відповідний цільовий напрям показників, які доповнюють один одного й усебічно характеризують діяльність підприємства. Але для поглибленої оцінки виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємства даних балансу недостатньо, у зв'язку з чим залучають додаткову інформацію оперативного та статистичного обліку. Особливо це стосується першого й другого розділів активу балансу, де неможливо дати характеристику технічного стану основних засобів, збереження виробничих запасів та інших товарно-матеріальних цінностей, реальності незавершеного виробництва, якщо не будуть проведені обстеження, спостереження, контрольні обміри фактичних обсягів виконаних робіт, контрольні запуски сировини і матеріалів у виробництво, інвентаризація.

Значну увагу необхідно приділяти незавершеному виробництву, зокрема, достовірності його оцінки. Це потребує інвентаризації незавершеного виробництва на кожну квартальну дату складання балансу. А оскільки інвентаризація незавершеного виробництва є дуже складним і тривалим процесом, її не завжди проводять своєчасно. Відтак його балансові залишки часто не відповідають дійсності.

Згруповані в розділі II активу балансу статті характеризують кошти, розрахунки та інші активи. На цих статтях відображаються товари відвантажені, розрахунки з дебіторами, кошти та інше. Дебітори зазначаються в балансі розгорнуто: за товари, роботи і послуги; за векселями одержаними; за розрахунками з бюджетом; за авансами виданими і під. кошти (в касі, на розрахунковому рахунку, валютному рахунку, інші кошти) - це найважливіший показник, що характеризує фінансовий стан підприємства, його платоспроможність. Наявність достатніх коштів - це гарант стійкості і мобільності підприємства, забезпечення стабільності його роботи.

Статті розділу IV пасиву балансу характеризують розрахунки та інші пасиви. Це кредиторська заборгованість підприємства банкам (за короткострокові кредити й позики), постачальникам, бюджету, зі страхування, з оплати праці, дочірнім підприємствам, іншим кредиторам і т. д.

Отже, статті балансу згруповано так, щоб, порівнюючи підсумки розділів активу і пасиву та окремих їх показників, можна було робити загальні висновки про фінансово-господарську діяльність підприємства.

Природа балансу потребує рівності його активу й пасиву. Це зумовлено тим, що і в активі, і в пасиві відображаються ті самі засоби. Звідси випливають такі правила:

Актив (А) дорівнює пасиву балансу (Р), тобто підсумки активу і пасиву мають бути однаковими:

А = Р.

Загальний підсумок активу (А) дорівнює сумі показників всіх його статей (а1, а2, ...), тобто А = (а1 +а2+а3 +...аn).

Сума показників усіх статей активу дорівнює сумі показників усіх статей пасиву балансу.

Процес складання балансу регламентовано Урядом України та відповідними державними органами. Особливо це стосується кінцевого (річного) балансу, складання якого потребує обов'язкової інвентаризації всіх його статей. Тому практичні працівники, причетні до складання місячних, квартальних та річних балансів, повинні дотримуватись таких вимог:

• Своєчасність балансу - складання та подання балансу за призначенням у належний термін.
• Повнота балансу - відображення в ньому стану майна всіх структурних підрозділів, відділків, філій, що входять до складу підприємства.
• Об'єктивність балансу - вірогідність балансу, що базується на даних поточного бухгалтерського обліку.
• Реальність балансу - відповідність його статей дійсності.
• Наступність балансу - зв'язок звітного балансу з попередніми балансами за формою, будовою, змістом, відповідністю кореспонденції та оцінки.
• Точність балансу - відповідність показників балансу показникам інших звітних форм.
• Ясність балансу - доступність для розуміння не тільки особами, що його складали та підписували, а й усіма спеціалістами, які його вивчатимуть.

Кожна вимога відіграє важливу роль у системі бухгалтерського обліку і назвати якусь із них найголовнішою неможливо. Усі вони пов'язані між собою, доповнюють одна одну і націлені на забезпечення достовірного, доступного, об'єктивного і дійового бухгалтерського обліку. 
Рисунок наочно свідчить, що всі вимоги тісно пов'язані між собою і щодо балансу перебувають у прямому зв'язку. Але такі вимоги, як своєчасність, наступність, реальність, об'єктивність, точність мають ще й зворотний зв'язок між собою.

Дотримання вимог під час складання балансу забезпечує його багатогранність та значущість. А тому баланс необхідно розглядати з технічного, економічного, правового та наукового боку як вершину облікового процесу, найважливіше джерело інформації для оцінки, аналізу, планування, управління підприємством, як джерело для наукових досліджень.

Мета балансу - відобразити стан господарських засобів та джерел їх утворення на певну дату. Звідси випливає, що баланс є синтезом професійних дій фахівців з обліку, рушієм правильного ведення обліку, інструментом визначення економічних, юридичних та господарських відносин підприємства, передумовою для ефективного нормування, поточного та перспективного планування, найважливішим звітним документом.

Значущість балансу важко переоцінити. Передовсім баланс є зовнішнім відображенням тієї господарської єдності, яка властива кожному підприємству. Діяльність підприємства є багатогранною, складною й динамічною; підприємство не має постійних зовнішніх меж, які б встановлювали реальні рубежі його діяльності та визначали її дійсний зміст. Такі реалії змальовує тільки баланс, даючи порівняльну грошову оцінку всім економічним, юридичним та адміністративно-господарським відносинам підприємства на кожний даний момент. Тільки баланс дає можливість наочно усвідомити обсяг і зміст виконаної за звітний період роботи.

Баланс з особливою чіткістю відображає фінансовий стан підприємства, показуючи, чиї кошти вкладено в підприємство, як їх розміщено, чи є довгострокові позики, чи забезпечено покриття зобов'язань перед кредиторами і т. п.

Користуючись низкою щорічних балансів, можна чітко уявити собі динаміку економічного розвитку підприємства та його господарської діяльності. Порівнянням точних цифр балансових даних у належній обробці з'ясовують, наскільки раціонально й економно велася на підприємстві робота, якою ціною досягнуто кінцевих результатів, чи достатньо матеріальних запасів, чи надійні дебітори і т. п.

Наявність своєчасних та правильно складених балансів дає можливість кожному керівникові, обмірковуючи всі позитивні та негативні сторони діяльності підприємства, свідомо вести господарство, пошук внутрішніх резервів та запровадження їх у дію.

Баланс, як звітний документ, має неоціненний практичний зміст. Цим документом підприємство звітує перед своїм керівним органом, податковою адміністрацією, статистичними органами, кредитними установами. На підставі балансу та відповідних звітних форм визначають правильність указаного чистого прибутку, установлюють величину податків, обов'язкових внесків та платежів.

Значення балансів для наукових досліджень полягає в тому, що вони дають у стислому викладі точні, систематизовані дані про майновий стан і господарську діяльність, статику й динаміку окремих господарств, їхніх об'єднань, цілих галузей промисловості. Без ретельного вивчення й усебічного дослідження таких балансів неможливе практичне опрацювання дійових засобів для розвитку та піднесення економіки України.

3. Обробка первинних документів.

Більшість документів, на підставі яких здійснюють бухгалтерський облік, формуються за межами бухгалтерії (у цехах, бригадах, на фермах тощо).

Отже, перша операція з документами — це прийняття їх від сторонніх (щодо бухгалтерії) структурних підрозділів і підприємств. Численні бухгалтерські документи формуються за межами підприємства (платіжні вимоги, банківські виписки розрахункових рахунків, виконавчі листитощо), причому вони також, передусім, мають бути прийняті.

Чимало документів складають самі працівники бухгалтерії.

Прийняті зі сторони і складені в бухгалтерії документи обробляють. Мета обробки — підготувати документи до подальших бухгалтерських робіт: записів на рахунках, систематизації, групування і т. ін. Бухгалтерська обробка документів полягає у виконанні перевірки, розцінювання, групування і контирування.

До бухгалтерії документи здають разом з реєстром, який складають у двох примірниках. На одному працівники бухгалтерії ставлять підпис, що підтверджує отримання документів, і повертають його здавальнику, для якого цей примірник є розпискою в тому, що документи повернуто до бухгалтерії.

Перевірити документ — означає з’ясувати його по суті, юридично та арифметично.

Перевірка документа по суті полягає в з’ясуванні достовірності здійснених операцій та відповідності їх сум, зафіксованих у ньому. Ця операція має засвідчити, що документ не фіктивний.

При юридичній перевірці встановлюють повноту і правильність заповнення реквізитів, справжність підписів службових осіб, які несуть відповідальність за операцію та оформлення документа.

Арифметична перевірка полягає в перевірці всіх арифметичних дій, які зроблені в документі перед поданням його до бухгалтерії. З цією метою документ таксують, перевіряють підсумки, обчислюють знижки чи надбавки, роблять усі розрахунки.

Перевірені, прийняті та протаксовані бухгалтерією документи групують. Сутність цієї операції полягає в об’єднанні їх у групи за такими ознаками: однорідність за змістом та іншими характеристиками бухгалтерських записів (матеріально відповідальна особа, постачальник, покупець, вид витрат тощо). Потреба в групуванні документів зумовлена тим, що протягом певного часу — декади, тижня, місяця, а іноді й дня — до бухгалтерії надходить чимало документів, однорідних за певними ознаками. Щоб зменшити технічну роботу бухгалтерів при відображенні господарських операцій у системі рахунків, оформлених цими документами, їх групують.

При ручній обробці згруповані документи заносять у нагромаджувальні або групувальні відомості. Їх форма може бути різною, залежно від змісту документів, що реєструються в них.

Особливе значення має групування документів при їх опрацюванні на ЕОМ.

Головна ознака групування документів у бухгалтерії — бухгалтерське проведення.

Основна мета групування — майбутнє нагромадження даних, які є в документах. Групуючи документи, їх готують таким чином для бухгалтерських записів.

Первинна обробка документів завершується визначенням рахунків, які взаємопов’язані змістом господарського факту, явища або процесу, зафіксованого в документі. Такий зв’язок називається кореспонденцією рахунків. Рахунки, пов’язані між собою певною господарською операцією, називаються кореспондуючими.

Список літератури:

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16 липня 1999 р. № 291із змінами.
2. Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку. Підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 “Облік і аудит”./ Вид. 2-е, доп. і перероб.– Житомир, ЖТІ, 2000.
3. Бухгалтерський облік та фінансова звітність в Україні.
4. Навчально-практичний посібник / За ред. С.Ф.Голова. – Дніпропетровськ,ТОВ “Баланс-Клуб”, 2000.
5. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник / За ред. проф. Бутинця Ф.Ф.- Житомир : ЖІТІ, 2000.
6. Кузмінський А.М., Кузьмінський Ю.А. Теорія бухгалтерського обліку : Підручник. – К.: Все про бухгалтерський облік, 1999.
7. Партин Г.О. Бухгалтерський облік : основи теорії та практики : Навч.посібник. – К.: Т-во “Знання”. КОО, 2000.
8. Системи обліку в Україні: трансформація до міжнародної практики / За ред. проф. М.П.Войнаренка. – Київ: Наукова думка, 2002.
9. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України.Підручник для студ.вищ.навч.закл.екон.спец. – К.: А.С.К.,2000.