Особенности учета и анализа кассовых операций

Особенности учета и анализа кассовых операций.

 

1. Порядок ведения и  отражения в учете кассовых  операций 

 

       1.1. Прядок  ведения и отражения

 

      1.2. Прием, выдача  наличных денег и оформление  кассовых документов

 

2. Ведение кассовой книги  и хранение денег 

 

3. Аудит кассовых операций, ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой  дисциплины

   

      3.1. Отражение  кассовых операций 

 

      3.2. Учет  кассовых операций при ревизиях 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Учет кассовых операций.

 

 

 

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операции по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявления возможностей более рационального использования денежных средств. Во всех операциях по кассе задействованы следующие участники:

 

1.   Лицо вносящее или получающее на руки наличные деньги.

 

2.   Руководитель организации, который несет ответственность  за деятельность организации  перед ее коллективом, законом. Визирует  бухгалтерские документы.

 

3.   Главный бухгалтер, разрабатывающий финансовую стратегию  и тактику хозяйственных операций, оформляющий и проверяющий документы, визирующий их.

 

4.   Кассир, оформляющий  кассовые документы, регистрирующий  их, приходующий и выдающий наличные  средства.

 

     Ответственность  за соблюдение порядка ведения  кассовых операций   возлагается  на руководителя организации, главного  бухгалтера и кассира. Кассир  при поступлении на работу  должен ознакомиться с правилами  ведения кассовых операций. С  ним руководитель организации  заключает договор о полной  индивидуальной материальной ответственности. Это означает, что за недостачу  денег в кассе в полном объеме  отвечает кассир. Руководители предприятий  обязаны оборудовать кассу и  обеспечить сохранность денег  в помещении кассы , а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях , когда  по вине руководителей предприятия не были созданы необходимые условия , обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

 

     Помещение кассы  должно быть изолировано, а двери  в кассу во время совершения  операций- заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается. Кассы предприятия могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. 

 

     Все наличные  деньги и ценные бумаги на  предприятиях хранятся , как правило , в несгораемых металлических шкафах , а в отдельных случаях -в комбинированных и обычных металлических шкафах , которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах , передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах , шкатулках и др.  хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией , назначаемой руководителем предприятия , результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию , запрещается.   Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замка дверей , оконных решеток и печатей , убедится в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков , дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку денежных средств и других ценностей хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами . Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй- отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию , а четвертый - остается у предприятия.

 

3.1 Документальное оформление  движения денежных средств в кассе и бухгалтерская обработка кассовых отчетов.

 

     Ни одна кассовая  операция не должна проводиться  без наличия первичных оправдательных  документов, оформленных должным  образом.

 

  Первичная документация  кассовых операций :

 

приходный кассовый ордер ;

 

-расходный кассовый ордер ;

 

-кассовая книга ;

 

-платежная ведомость ;

 

-журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров .

 

     Рассмотрим  порядок оформления хозяйственных  операций, в результате которых  объем наличных средств в кассе увеличивается. Эти операции могут быть такие:

 

1.Получение выручки наличными:

 

-за реализацию продукции, выполнение работ, оказание услуг;

 

2.Расчеты наличными в  кассу:

 

-возврат выданных авансов;

 

-поступления по ранее  предъявленным претензиям;

 

3. Займы наличными:

 

-кредиты банков для  работников;

 

-краткосрочные и долгосрочные  займы.

 

 Оформляются операции  по внесению в кассу наличных  денег следую  щим образом:

 

1.   Лицо, вносящее наличные, представляет сопроводительные  документы, а также доверенность (если это необходимо ) для совершения данной операции в бухгалтерию организации.

 

2.   Главный бухгалтер  составляет приходный кассовый  ордер и квитанцию к нему, подписывает  оба документа, проверяя правильность  их заполнения, ставит на квитанции  печать предприятия, регистрирует  ордер в журнале регистрации.

 

3.   Главный бухгалтер  передает приходный кассовый  ордер и сопроводительные документы  кассиру

 

4.   Кассир проверяет  соответствие сумм наличных средств  по сопроводительным документам, приходному ордеру, квитанции к  нему и пересчитывает переданные  лицом, вносящим средства в кассу  наличные. При совпадении всех  сумм кассир подписывает приходный  ордер, квитанцию к нему и выдает  квитанцию на руки лицу вносящему  наличные.

 

5.    Кассир приходует  наличные, регистрирует операцию  в кассовой книге, гасит приходный  кассовый ордер и приложенные  к нему документы штампом или  надписью "получено"

 

6.    Главный бухгалтер  отмечает погашенный приходный  кассовый ордер в журнале регистрации.

 

      Рассмотрим  теперь второй тип кассовых  операций – операции по расходу  наличных средств из кассы. К  ним относятся следующие операции:

 

1. Выдача заработной платы

 

2. Сдача выручки на расчетный  счет в банке.

 

3. Выдача сумм наличными:

 

     -под отчет  и т. д.

 

 Оформляются операции  по расходу наличных денег  следующим обра      зом:

 

1.    Главный бухгалтер  составляет и проверяет расходный  кассовый ордер, который подписывается  руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале  регистрации.

 

2.   Кассир принимает  расходный кассовый ордер к  исполнению, выдает наличные, требуя  при этом от стороннего физического  лица обязательного предъявления  документа удостоверяющего его  личность.

 

3.   Кассир гасит приходный  кассовый ордер, регистрирует совершенную  операцию в кассовой книге.

 

4.   Главный бухгалтер  отмечает расходный кассовый  ордер в журнале регистрации  как погашенный. 

 

                                  

 

      Выдачу денег  кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом  ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной  в установленном порядке, в тексте  ордера после фамилии, имени и  отчества получателя денег бухгалтерией  указывается фамилия , имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится

 

по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности.” Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.  Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ( расчетно-платежным ) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном ) листе платежной ( расчетно-платежной ) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда ( при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся , как правило, по расходным кассовым ордерам.

 

     По истечению  сроков оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию  и стипендий кассир должен:

 

 а) в платежной ( расчетно-платежной ) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: ”Депонировано”;

 

 б) составить реестр  депонированных сумм;

 

 в) в конце  платежной  ( расчетно-платежной ) ведомости сделать надпись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить подпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал ( подпись ) “.Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

 

г) записать в кассовую книгу  фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № _____”.

 

        Бухгалтерия  производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных ( расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

 

       Депонированные  суммы сдаются в банк, и на  сданные суммы составляется один  общий расходный кассовый ордер.

 

       Приходные  кассовые ордера и квитанции  к ним, а также расходные кассовые  ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией  четко и ясно чернилами шариковой  ручкой или выписаны на машине  ( пишущей, вычислительной). Подчистки , помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

 

       Выдача  приходных и  расходных кассовых  ордеров или заменяющих их  документов на руки лицам, вносящим  или получающим деньги, запрещается.  Прием и выдача денег по  кассовым ордерам может производится только в день их составления.  При получении приходных и  расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:   

 

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи ( подписи ) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

 

б) правильность оформления документов;

 

в) наличие перечисленных в документах приложений .

 

        В  случае несоблюдения одного из  этих требований кассир возвращает  документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и  расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы  немедленно после получения или  выдачи по ним денег  подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом  или подписью “Оплачено” с  указанием даты ( числа, месяца, года ).

 

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

 

-не указывается название  организации

 

-не проставляются или  исправляются номера кассовых  ордеров, не соблюдается правило  сквозной нумерации с начала  года

 

-неправильно указывается  или не указывается дата

 

-не проставляется или  неправильно указывается корреспондирующий

 

счет

 

-после совершения операции  на ордере не проставляются  отметки «погашено» или «оплачено»

 

-отсутствуют необходимые  подписи и печати

 

отсутствуют росписи получателей денежных средств

 

        Все  поступления и выдачи наличных  денег предприятия учитываются  в кассовой книге. Каждое предприятие  ведет только одну кассовую  книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество  листов в кассовой книге заверяется  подписями руководителя и главного  бухгалтера данного предприятия.