Особливості впровадження управлінських інформаційних систем в контексті автоматизації робочого місця бухгалтера

Особливості впровадження управлінських інформаційних систем в контексті автоматизації робочого місця бухгалтера

Досліджено необхідність автоматизації робочого місця бухгалтера та його вплив та підвищення ефективності роботи бухгалтерської служби підприємства.

Постановка проблеми. В сучасних умовах господарювання управлінські рішення досить часто приймаються в умовах невизначеності та наявності різного роду ризиків. Аспекти фінансово-господарської діяльності підприємства відображуються у великому масиві первинних документів та регістрів. Достовірна інформація, що міститься в цих документах є підґрунтям для ефективного управління підприємством. Проте, помилкові дані можуть привести до прийняття неправильного та нераціонального управлінського рішення. Іноді помилки в бухгалтерському обліку є результатом протиправних дій. Але найчастіше вони все ж таки трапляються через недбайливість облікового персоналу, недостатню його компетентність чи неуважність. Повність викоренити такі помилки з використанням виключно «паперової» форми ведення обліку практично неможливо. Проте, запровадивши сучасні комп’ютерні інформаційні системи на робочих місцях облікових працівників вдасться отримати численні переваги як в самому процесі обліку, так і в подальшому скоротити витрати на утримання облікового персоналу за рахунок скорочення його чисельності.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідженням питань автоматизації робочих місць займались такі науковці, як: Івахненков С.Л., Марченко Д.М., Шершньова. Г.В.,    Терещенко В.С. та інші. Проте, вони пропонували розгляд загальних теоретичних аспектів впровадження сучасних інформаційних систем. Недостатньо вивченим залишились питання практичної сторони впровадження автоматизованих робочих місць.

Мета дослідження. Визначення необхідності, основних переваг та ролі запровадження автоматизованих робочих місць облікового персоналу в підвищенні ефективності роботи підприємства.

Виклад основного матеріалу. Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації як документообігу, так і самої реєстрації господарських операцій, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Ефективність роботи бухгалтера залежить від ряду факторів, які можемо поділити на три групи: фізіологічні, соціально-психологічні та організаційні [4, c. 369].

На нашу думку найважливішою складовою організаційних факторів є саме забезпечення бухгалтера автоматизованим робочим місцем. Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції з нагромадження, зберігання та переробки інформації покладаються на обчислювальну техніку, а на бухгалтера покладено виконання лише частини ручних операцій та операцій, які потребують творчого підходу для підготовки управлінського рішення. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів працюючи над завданням, і введення вихідних даних в автоматизовану інформаційну систему для вирішення поточних завдань та виваженого аналізу функцій управління.

Автоматизовані робочі місця, створені з урахуванням персональних комп'ютерів є найбільш простим та поширеним варіантом автоматизації робочого місця облікового працівника. Таке автоматизоване робоче місце являє собою систему, що в інтерактивному режимі повністю забезпечує здійснення робочих операцій працівником.

Створення АРМ бухгалтера ґрунтується на принципах персоніфікації обчислень та самонавчання облікових працівників, на комп'ютеризації основних облікових функцій, на безпаперовій технології ведення бухгалтерського обліку, на раціональному поєднанні розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації [6, c. 92].

Численні публікації з питань створення АРМ для обробки облікової інформації дають змогу класифікувати їх за рівнем управління:

1. АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління;
2. АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтера та економіста; нормувальника, диспетчера, інженера, технолога тощо);
3. АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця, оператора та ін.) [1, c. 59].

Специфічним є те, що АРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства — бухгалтерів, операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів в обробці облікової інформації — у введенні даних, формуванні первинних документів, візуальному контролі за вхідними даними, складанні форм вихідних документів, що здійснюється на робочому місці за допомогою персонального комп'ютера.

Застосування сучасних персональних комп’ютерів дозволяє одночасно з організацією децентралізованої системи обробки облікових даних здійснити інтеграцію інформаційної бази даних обліку, що забезпечує взаємопов’язане відображення господарських операцій на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Найважливішою перевагою АРМ є можливість використання персональних комп’ютерів на малих і середніх підприємствах. Це забезпечує доступ невеликих організацій до електронної техніки, що повністю виключалося раніше при централізованій обробці. В умовах децентралізованої обробки з’являється можливість вирішення окремих облікових завдань на АРМ бухгалтера будь-якої ділянки обліку з наступною передачею отриманих результатів на АРМ головного бухгалтера для отримання зведених регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Організація децентралізованої обробки інформації сприяє підвищенню оперативності та ефективності роботи бухгалтерів [3, c. 174].

Ера автоматизації та комп’ютеризації зумовила появу на сучасному ринку інформаційних технологій великої кількості програмних продуктів, що дозволяють автоматизувати окремі ділянки облікового процесу або повністю забезпечити процес ведення бухгалтерського обліку за допомогою інформаційної системи.

Найпопулярнішими розробками на ринку програмних продуктів на сьогодні є: „1С”, („1С: Бухгалтерія”) і „Парус” („Парус-Підприємство”), „СофтТАКСІ” (X-DOOR), „АБ-Система” („Офіс-2000”), „Імпакт” („Акцент-Бухгалтерія”), „Баланс-Клуб” (SoNet), „Глобал Аудит” („Quasi+Бухгалтерія”), GMS (Office Tools), „ТРАСКОсофт” (Trade Manager) тощо.

Нова інформаційна технологія обробки облікових завдань охоплює всі рівні перетворення інформації, починаючи з етапу створення первинного облікового документа і закінчуючи складанням бухгалтерської звітності та її представленням. Автоматизуються багато бухгалтерських розрахунки, які до цього виконувалися вручну. Наприклад, ведеться автоматичне нарахування усіх видів виплат та утримань із заробітної плати, обчислення сум ПДВ, акцизів, та ін. З огляду на постійне внесення змін до форми бухгалтерської документації, програмні продукти складаються з таким розрахунком, щоб бухгалтер за своїм бажанням зміг сформувати різні нові форми документів, зведень, таблиць. Економічна ефективність інформаційних систем обліку досягається в керуючій системі управління суб’єктів господарювання за рахунок зменшення трудових витрат на виконання обліку як функції управління (прямий ефект) та в керованій — за рахунок економічних наслідків виконання рішень, прийнятих завдяки використанню відповідної облікової інформації (непрямий ефект). Успішне використання великою кількістю підприємств систем «1С: Бухгалтерія» свідчить про здатність цих систем забезпечити своєчасність і достовірність облікової інформації для прийняття управлінських рішень підприємствами та установами. Саме ці характеристики систем обліку є найважливішими для отримання непрямого економічного ефекту [5, c. 193].  

Необхідно зазначити, що комп’ютерні системи дозволяють керівникам отримати додатковий набір аналітичних засобів, що дають змогу оцінювати і контролювати діяльність підприємства. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Окрім цього, деякі програмні продукти накопичують статистичну інформацію про роботу комп’ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку, що значно сприяє підвищенню його ефективності.

Важливим є те, що комп’ютерна обробка припускає використання однакових команд при обробці ідентичних господарських операцій, що практично знижує до нуля ризик появи випадкових помилок, властивих для ручної обробки інформації.

Висновки. Отже, запровадження автоматизованих робочих місць бухгалтерських працівників забезпечує поліпшення якості облікових даних і, як наслідок, підвищення ефективності управління підприємством. Перед прийняттям рішення про необхідність автоматизації ведення обліку варто визначити, що інформаційні системи повинні поліпшити ведення бухгалтерії. Саме тому використання інформаційних систем в бухгалтерському обліку є однією з найважливіших умов підвищення ефективності функціонування підприємства.

Список використаних джерел   

1. Ивахненков С. Внедрение программного обеспечения учета и контроля: потенциальные преимущества и реальные проблемы // Бухгалтерский учет и аудит. – 2007. - № 2. – с. 56-63

2.                     Марченко Д.М.   Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело підвищення його ефективності // Бухгалтерський облік, аналіз та аудит. – 2009. - № 6(96). – с. 248-254

3.                     Лещенко А.О., Шершньова. Г.В. Компютерна система обробки облікової інформації // Вісник ДонНУЕТ. – 2009. – с. 173-175.

4. Завгородний В. П. Автоматизация  бухгалтеского учета, контроля, анали  за и аудита. – К.:А. С. К., 2008. – 768 с.

5.                     Заяць Я.М., Терещенко В.С Підвищення якості бухгалтерського обліку шляхом впровадження автоматизованих інформаційних систем // Вісник ДонНУЕТ. – 2009. – с. 192-194

6. Мних Є. В., Цікало Є. І., Бунь Р. М. Організація автоматизованих робочих місць облікового персоналу. – Л.: Видавничий цент ЛНУ ім. І. Франка, 2004. – 167 с.