Оформление документов и учет операций оптовой и розничной продаж на основе 1С: Управление торговлей

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ЗАДАНИЕ № 1

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ УЧЕТА В ПРОГРАММЕ  «1С: ТОРГОВЛЯ И СКЛАД»

1.1 Общее описание программы

1С Управление Торговлей 8 повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу.

При изменении масштабов, подходов к управлению или организации  работ на предприятии перестройка  системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес–решений на мощной современной технологической платформе.  

В отличие от своего предшественника, прикладного решения 1С Торговля и Склад 7.7, новое прикладное решение рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей. Однако, еще более важна возможность получения и анализа управленческой информации на регулярной основе.

Не обязательно изучать экранные меню или детально знать функции системы, чтобы использовать 1С Предприятие 8 как активный источник необходимых сведений. Опция «Рапорт руководителю» обеспечит формирование и представление обзора текущей ситуации – автоматически, регулярно, по заданному распорядку.

Конфигурация «Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в 1С Бухгалтерию 8. Кроме того, предусмотрена передача данных в бухгалтерские конфигурации системы программ 1С: Предприятие 7.7.

Конфигурация позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе со смежными задачами управленческого учета:

– планирование продаж и планирование закупок;

– управление отношениями с клиентами ( CRM );

– управление поставками и запасами;

– управление взаиморасчетами с контрагентами и др.

Тем самым обеспечивается эффективное  управление торговым бизнесом современного предприятия. Конфигурация поддерживает следующие разновидности торговли: оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Выполнение заказов точно в  сроки и прозрачность хода выполнения каждого заказа становится все более  важным аспектом деятельности предприятий. Функционал управления заказами, реализованный в конфигурации, позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений предприятия в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров может быть сформирован заказ поставщику.

1.2 Функциональные  возможности

1С Торговля 8 имеет следующие функциональные возможности:

– построение различных схем формирования цен и скидок;

– формирование отпускных цен с учетом плановой себестоимости продукции и нормы прибыли;

– контроль за соблюдением сотрудниками установленной ценовой политики;

– хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков;

– сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов.

Автоматизирован учет операций поступления  и реализации товаров и услуг, включая оптовую, комиссионную и  розничную торговлю. Все операции по оптовой и комиссионной торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета–фактуры. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации. Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными  торговыми точками. Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.

1.3 Оптовая торговля

В конфигурации автоматизированы хозяйственные  операции оптового приобретения и продаж товаров.

Для придания большей оперативности  работе сотрудников отдела продаж, исключения лишних действий можно использовать специальный инструмент – «Рабочее место менеджера по продажам».

1.4 Поступление товаров 

Прием товаров от поставщика обычно регистрируется документом «Поступление товаров и услуг».

Этим документом регистрируется как поступление товарно-материальных ценностей, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом – увеличение долга предприятия перед контрагентом или погашение долга контрагента предприятию. Указанные факты автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Кроме того, из экранной формы документа  легко получить типовые печатные формы ТОРГ–12 (товарная накладная за поставщика), ТОРГ–4 (акт о приемке товара без счета поставщика), М-4 (приходный ордер).

1.5 Отгрузка товаров

Отпуск товаров покупателю регистрируется в информационной базе с помощью  документа «Реализация товаров и услуг».

Инструмент «Рабочее место менеджера по продажам» позволяет:

–  осуществлять быстрый отбор и поиск по справочнику номенклатуры;

– просматривать значения основных реквизитов номенклатурной позиции и ее свойства без открытия дополнительных форм;

– просматривать текущие складские остатки в разрезе номенклатуры, характеристик номенклатуры и складов;

– просматривать остатки по заказам покупателей в разрезе номенклатурных позиций, а также планируемые поставки;

– выписывать счета на оплату и регистрировать новые заказы покупателей. 

Сотрудникам, занимающимся оптовыми продажами товаров, конфигурация предоставляет  удобный инструмент – «Рабочее место менеджера по продажам». Данный инструмент отображает информацию, необходимую менеджеру,  в удобной и наглядной форме. Получив заявку от покупателя, менеджер может быстро проверить ее на выполнимость, уточнить детали, оформить заказ и выписать счет на оплату.

1.6 Комиссионная торговля 

Комиссионная торговля реализована  с минимальным набором отличий  от оптовой или розничной торговли.

Вид торговых взаимоотношений определяется в свойствах договора с контрагентом, вносимым в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров разных видов, одни из которых будут договорами купли-продажи, а другие – договорами с комиссионером, то есть договорами приема на комиссию или передачи на комиссию.

Конфигурация также поддерживает взаиморасчеты с контрагентами по договорам на субкомиссию.

1.7 Розничная торговля

Предприятие может вести розничную  торговлю с использованием одной  или нескольких торговых точках, в  роли которых могут выступать  магазины, находящиеся в собственности  предприятия или взятые в аренду, павильоны, киоски, арендуемые торговые секции в универсальных магазинах и т. д.

В интересах отражения  розничных продаж в информационной базе торговые точки разделяются  на следующие две категории: неавтоматизированные торговые точки; автоматизированные торговые точки.

1.8 Автоматизированная торговая точка

Автоматизированная торговая точка  означает более высокую точность и оперативность учета. Предполагается, что продажи регистрируется с  помощью контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру.

Продавец–кассир указывает отпускаемые товары на экране компьютера в соответствующем списке. Кассовый чек пробивается контрольно-кассовой машиной автоматически. Каждая продажа регистрируется в информационной базе документом «Чек ККМ», который формируется автоматически.

Продавец-кассир должен оформлять завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины нужно выводить так называемый «z–отчет» и регистрировать его в бумажной «Книге кассира–операциониста». Помимо этого, в ходе регламентных операций, завершающих кассовую смену, в информационную базу вносится документ «Отчет о розничных продажах», заполняемый автоматизированным способом.

1.9 Неавтоматизированная торговая точка

В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно–кассовой техники.

Предполагается, что контрольно–кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными. Планировать поставки товаров в торговую точку становится невозможно.

Для устранения расхождений между  данными об остатках товаров, содержащимися  в информационной базе, и их реальными  остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в информационную базу документом «Инвентаризация товаров на складе». Отклонения, выявленные инвентаризацией, скорее всего будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.

Из экранной формы  документа «Инвентаризация товаров на складе» можно сформировать документ «Отчет о розничных продажах», куда автоматически внесутся данные о выявленных недостачах. С помощью документа «Отчет о розничных продажах» продажи регистрируются в информационной базе.

1.10 Отчетность по торговле

Можно получить информацию о состоянии складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией. 

Можно самостоятельно задавать уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически – созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для повторного использования. Отчетные данные можно получить в наглядной графической форме.

Конфигурация предоставляет ряд  отчетов для принятия решений  стратегического характера. Так, для  анализа привлекательности товаров  предназначается отчет «ABC–анализ продаж».

Классификация объектов производится по классам важности с точки зрения реализации товаров и услуг компании по  данным управленческого учета

 

ЗАДАНИЕ № 2

ПРОДАЖА ТОВАРА ПО ЗАЯВКЕ ПОКУПАТЕЛЯ С ПРЕДОПЛАТОЙ И РЕЗЕРВИРОВАНИЕМ ТОВАРА НА КОНКРЕТНОМ СКЛАДЕ

2.1 Последовательность  действий

Предположим следующую ситуацию: в  фирму звонит клиент и заявляет о  желании приобрести в скором времени  товар, поэтому он просит отложить его  для него (зарезервировать). Выписанный счет отсылается клиенту по факсу. Клиент оплачивает счет и по мере его оплаты оформляется отгрузка товара.

Данную операцию можно разбить  на следующие этапы:

1) регистрация заявки покупателя. Печать и отправка счета по  факсу (документ «Неподтвержденная  заявка»);

2) оплата покупателем счета (документ «Приходный кассовый ордер» или «Строка выписки банка (приход)»;

3) резервирование товара на конкретном  складе (документ «Заявка на склад»);

4) отгрузка товара покупателю (документ  «Реализация ТМЦ (купля–продажа)»).

2.2 Регистрация  заявки покупателя

Новый документ «Заявка от покупателя»  оформляется с помощью соответствующего пункта меню (Документы → Покупатели → Заявка от покупателя).

В рассматриваемой схеме, предполагается, что резервирование товара, должно происходить после того, как товар  будет оплачен, поэтому необходимо оформить документ «Неподтвержденная заявка», который не производит резервирование товара на складе.

При оформлении документа дата оплаты (поле «Оплата до») вычисляется исходя из даты оформления счета и срока  кредита, установленного в договоре контрагента.

Тип цен и скидки в документе  установятся согласно параметрам, заданным в договоре контрагента. Эти параметры  всегда можно изменить в диалоговом окне «Параметры документа», вызываемом по кнопке «Цены» на закладке «Табличная часть. В этом же диалоговом окне устанавливается вариант расчета налогов: налога с продаж и налога на добавленную стоимость.

При подборе товаров в спецификацию документа можно оперативно контролировать остаток товара на складе. С помощью  кнопки «Изменить фильтр» можно изменить параметры, по которым рассчитывается остаток. Например, можно посмотреть остаток на другом складе или на другой фирме.

Информацию о незавершенных  заявках можно посмотреть в отчете «Заявки покупателей».

2.3 Оплата товара по заявке покупателя. Резервирование товара на складе

Оплата товара по заявке покупателя может быть оформлена наличными  и безналичными. Наличная оплата фиксируется  с помощью документа «Приходный кассовый ордер», а безналичная оплата с помощью документа «Строка  выписки (Приход)».

В результате проведения данного этапа  операции в соответствующих отчетах  можно проконтролировать следующие  изменения, произошедшие в информационной базе:

1) фиксируется долг перед контрагентом  в том случае – отчет «Ведомость по контрагентам»;

2) увеличивается сумма денег в кассе, в случае оплаты наличными – отчете «Ведомость по кассе».

После оплаты покупателем оформленной  заявки необходимо зарезервировать  товар на конкретном складе. Резервирование товара на конкретном складе производится документом «Заявка на склад». Данный документ оформляется на основе ранее оформленного документа «Неподтвержденная заявка». После проведения документа «Заявка на склад» товар будет зарезервирован на указанном в документе складе.