Понятие о бухгалтерских документах, их классификация

1. Понятие  о бухгалтерских документах, их  классификация

Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором  управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.

Документы бухгалтерского учета  можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и  отчетная бухгалтерская документация.

Остановимся на первичной  бухгалтерской документации. Это  документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её окончания.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие  формы документов называются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерские документы  классифицируют по нескольким признакам:

По назначению:

Распорядительные.

 Например: Приказы об  учетной политике, о предоставлении  отпуска, о проведении инвентаризации  и т. д.

Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные  кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции

Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.

Комбинированные документы  – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.

По месту составления:

внутренние.

Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.

внешние.

Например: ТТН, счет - фактуры

По степени обобщения  хозяйственных операций;

первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.

По порядку использования;

разовые.

Например: ПКО, РКО, акты. накопительные.

Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

2. Реквизиты  бухгалтерских документов

Документы состоят из отдельных  показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).

Совокупность реквизитов документа определяют его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен  в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа (формы)

-Код формы

-Дата составления

-Наименование организации составившей документ

-Содержание хозяйственной операции

-Измерители хозяйственной операции

-Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документ является внешним  документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена  круглая печать организации.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и  бумажный Содержание электронного документа  можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать  в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно  мгновенно переслать на другой компьютер  в другой точке земного шара с  помощью электронной почты.

Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных  мер защиты.

Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы уже  широко используются в общении предприятий  с банками и с налоговыми органами.

Все документы в бухгалтерии  тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.

Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.

Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не допускается. В остальные первичные  учетные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных  операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые  подписали документы, с указанием  даты внесения исправлений.

В настоящее время особое внимание уделяется унификации и  стандартизации документов. Унификация документов – это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.

Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

3.Классификация  бухгалтерских документов.        

 Бухгалтерские документы  классифицируются по ряду признаков:  назначению, месту составления, содержанию, объему сведений, порядку использования. 
По их назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в которых объединяются распорядительные, исполнительные и документы бухгалтерского оформления или первые два вида документов. 
К распорядительным относятся документы, дающие право на совершение хозяйственной операции – приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящей организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение наличных денег в банке, путевые листы на право выезда и т. д. Эти документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым. 
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие. 
Исполнительные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них. 
Исполнительные документы служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. 
Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета. 
Комбинированными являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя. 
В практике бухгалтерского учета возникает необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций. 
По месту составления документы подразделяются на внешние, поступившие со стороны в данное предприятие (счета-фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними. 
По объему документы подразделяются на первичные и сводные. 
Первичными документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета-фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую продукцию и многое другое. 
Если первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т. д. 
Сводными документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота. 
Сводные документы являются действительными только тогда, когда к ним приложены первичные документы и записи соответствующие им. 
По своему экономическому содержанию документы подразделяются на группы: кассовые (кассовые отчеты), банковские, расчетные, материальные (отчеты материально ответственных лиц), по учету труда и заработной платы. 
В рационализации документации большое значение имеет ее унификация и стандартизация. Под унификацией документов понимается создание единых форм, используемых на предприятиях всех отраслей народного хозяйства. Унификация документов облегчает их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков документов.

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ :

1.Макушина Е.Ю. БУХГАЛТЕРСКИЙ ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ. Москва: "Рид Групп", 2011. C. 373—390

2. Соколов Я. В. Основы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2009.- 496 с.

3. Бухгалтерский учет: Учебник/ И. И. Бочкарева, В. А. Быков и др. ; Под ред. Я. В. Соколова. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. – 768 с.

4. Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: учеб. пособие. – 6-е изд., перераб. и доп. - Ростов н / Д: ИКЦ «МарТ», 2009. – 958 с.

5.Щадилова С.Н. Бухгалтерский учёт для всех. Книга-пособие,5-е издание.2011