Порядок приема и выдачи денег, оформление приходно-расходных кассовых операций

Порядок приема и  выдачи денег, оформление приходно-расходных  кассовых операций.

 

Прием наличных денег в  кассу производится по приходным  кассовым ордерам, а выдача наличных денег по расходным кассовым ордерам. Приходные ордера по приему денег  в кассу структурных подразделений  подписываются главным бухгалтером. Расходные кассовые ордера, кроме  того, подписываются распорядителем кредита. В тех случаях, когда  на документах, прилагаемых к расходному ордеру,  имеется разрешительная подпись распорядителя кредита  об оплате, подпись его на расходном  ордере не обязательна.

Никаких  подчисток, помарок  или исправлений, хотя бы оговорённых, в этих документах не допускаются.

Приходные и расходные  кассовые ордера лицам, вносящим и получающим деньги из касс завода, как правило, на руки не выдаются. Расходные кассовые ордера выдаются на руки работающим только в случаи получения единовременной материальной помощи по разрешению руководителя. Расходный кассовый ордер может  быть оплачен кассой только в день его составления.

Все приходные и расходные  кассовые ордера до передачи их в кассу  регистрируются по журналу соответствующей  бухгалтерией, с присвоением порядковых номеров последовательно с начало года и до конца года.

Приходные и расходные  кассовые ордера после получения  или выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром,  а приложенные  к ним документы после проверки их наличия погашаются соответственно штампом «получено» или «оплачено».   

Выдача денег по расходным  кассовым ордерам производится кассиром против предъявленного получателем  паспорта или заводского личного  пропуска с отметкой в нижней части  ордера данных о предъявлении документа. При получении денег по доверенности бухгалтерия в тексте ордера записывает фамилию, имя и отчество лица, через  которого производится выдача денег. Доверенность прикрепляется кассиром к расходному кассовому ордеру с отметкой в  нём даты выдачи доверенности. Выплату  денег по доверенности разрешается  производить без обозначения  в ней суммы заработной платы, но с обязательным указанием расчётного периода, за который причитается  зарплата. При выдаче денег лицу, не имеющему возможности расписаться  лично по его  просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не  работник бухгалтерии  или кассы.

 

 

 

 

 

Ревизия кассы.

Кассир несет  полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств  в кассе производится согласно Положению  о порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц. Ревизия  кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки  на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

На оборотной  стороне акта материально ответственное  лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) .

При осуществлении  внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 50-4 "Касса в иностранной валюте". Для проведения операций в иностранной валюте, как правило, открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает организации наличную инвалюту только на командировочные расходы.

В любом  случае, как и по счету 52 "Валютный счет", учет движения наличной валюты ведут в двух оценках - в валюте и в рублях. Для этого используют такие учетные регистры, как журнал-ордер № 1/1 и ведомость №1/1.

Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте.

ЦБ РФ возложил на коммерческие банки обязательства  по контролю за соблюдением организациями работ с денежной наличностью. В приложении № 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации приведены "Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения организациями порядка работ с денежной наличностью".

Периодичность и круг организаций, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от  имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев.

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке; соответствие записей в кассовой книге данным  банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.      

Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (до 10 тыс. руб.) и соблюдения установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.

Результаты  проверки оформляются справкой о  кассовых операциях (ф. № 0408026), составляемой в 3 экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

В случаях  установления нарушений результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы по месту учета налогоплательщиков представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передается в организацию, второй - остается в банке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок принятия к  учету авансового отчета

1. Выдача  денег под отчет. 

Основанием для  выдачи денег под отчет в любом  случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное  лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения  денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление  поступает в бухгалтерию для  выдачи денег. При этом бухгалтер  обязан проверить отсутствие остатка  по предыдущему авансу.

При направлении  в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника  организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным  расчетом средств, которые понадобятся  ему в командировке.  

 

2. Когда  расходы произведены… 

По возвращении  сотрудника из командировки (или после  приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной  форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать  не позднее трех дней после возвращения  из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер  проверяет целевое расходование  средств, выданных работнику. 

4. Проверенный  авансовый отчет утверждается  руководителем или уполномоченным  на это лицом. 

 

 

 

 

 

УЗНАЛА ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ  БУХГАЛТЕРА-КАССИРА ПО УЧЕТУ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ:

Бухгалтер-кассир по учету кассовых операций:

1. Выполняет работу по организации и учету кассовых операций.

2. Соблюдет законодательные и нормативные акты, выполняет работу по приему, выдаче и хранению наличных денег.

3. Ведет первичную документацию по приему и выдаче наличных денег.

4. Осуществляет контроль за первичной документацией по кассовым операциям и готовит их к счетной обработке.

5. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов (сейфов) осуществляет проверку сохранности замков, дверей, оконных решеток и печатей, исправности охранной сигнализации.

6. Ведет прием наличных денег по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

7. Производит выдачу наличных денег из касс по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

8. Производит записи в кассовую книгу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

9. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

10. Является материально ответственным лицом и после издания приказа (решения, постановления) о назначении его на работу обязан под расписку ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключить договор о полной материальной ответственности.

11. Не имеет права передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, кроме случаев временной нетрудоспособности или отпуска по распоряжению руководства.

12. Следит за сохранностью первичных документов по кассовым операциям, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.