Порядок проведения инвентаризации расчетов

По субъекту выделяют инвентаризации:

· ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

· экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

По использованию данных выделяют:

· информативные - необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные  инвентаризации преследуют прежде всего экономические цели;

· доказательные - применяются  в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или  для опровержения последнего. Доказательные  инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация - информативна, но, правда, не все информативные инвентаризации доказательны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

1. частичная выборочная  инвентаризация безусловно информативна, но доказательна ли она;

2. перманентная инвентаризация  информативна, однако, с точки зрения  судебного разбирательства, ее  результаты, как правило, довольно  трудно доказуемы.

Более правильным было бы деление  на инвентаризации, которые могут  служить основанием для предъявления иска или недостаточные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания  инвентаризации трудно решить степень  ее юридической доказательности, это  решает суд. Направлять или не направлять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

По степени агрегирования  различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

б) интегральные - инвентаризуются  ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в  наличии, с их численностью по данным учета.

По форме описи - деление  по видам носителей информации;

По способу проведения выделяются два вида инвентаризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) - ответственные лица знают о времени  проведения инвентаризации и обязаны  подготовиться к ней;

б) внезапные - ответственные  лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее  подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют  преимущества и недостатки.

При практическом подходе  к инвентаризации многие современные  бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каждый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это  ошибочное заключение.

1.2 Основные правила  проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ  для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации учреждения, работники  бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств, не сданные в  бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение  имущества.

Фактическое наличие имущества  при инвентаризации определяют путем  обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверка фактического наличия  имущества производится при обязательном участии материально ответственных  лиц.

Для оформления инвентаризации применяют следующие формы первичной  учетной документации:

· инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов N 0504087;

· инвентаризационная ведомость  наличных денежных средств N 0504088;

· инвентаризационная опись  бланков строгой отчетности и  денежных документов N 0504086;

· инвентаризационная опись  ценных бумаг N 0504081;

· инвентаризационная опись  остатков на счетах учета денежных средств N 0504082;

· инвентаризационная опись  расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами N 0504089;

· инвентаризационная опись  расчетов по доходам N 0504091;

· ведомость расхождений  по результатам инвентаризации N 0504092;

· акт о результатах  инвентаризации.

· Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических  остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и  другого имущества, денежных средств, финансовых активов и обязательств, правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

Описи заполняются чернилами  или шариковой ручкой четко и  ясно, без помарок и подчисток.

Наименование инвентаризируемых  ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами и материально ответственными лицами.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших проверку.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Последние в конце описи  дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально ответственных лиц  принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время  перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в  ночное время, по другим причинам) описи  должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где  проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная  комиссия осуществляет проверку указанных  фактов и в случае их подтверждения  производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке                                                                                      ГЛАВА 2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОТРАЖЕНИЯ В УЧЕТЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

2.1. Порядок проведения  инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки в том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей  может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждений исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

.

 

2.1 Документальное оформление, порядок и учет основных средств.  Отражение результатов инвентаризации  в учете

Для выявления результатов  инвентаризации используют книгу остатков материалов, в которой отводят  специальные графы для записи остатков материалов в натуральном  измерении по данным инвентаризационных описей. Затем составляются сличительные ведомости, для чего могут использоваться также данные отчетов материально  ответственных лиц. Сличительные ведомости  подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. В них включаются только те материальные ценности, по которым  при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств  инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных  лиц письменные объяснения. На основании  предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает  характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с  этим определяет порядок регулирования  разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, а свой заключения и приложения фиксирует в протоколе.