Правила выдачи денег подотчет и оплаты расходов по командировкам

5

Вопрос 19. Правила выдачи денег подотчет и оплаты расходов по командировкам.

              Основным нормативным документом, регулирующим правила работы с подотчетными суммами, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

                  Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций определен сам перечень расходов, по которым организацией могут выдаваться подотчетные средства. Так, выдать средства под отчет организация вправе на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений фирм, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, причем в размерах и на сроки, определяемые руководителем компании.

Кроме того, выдача денег под отчет производится и при командировочных расходах, при этом подотчетные суммы выдаются сотрудникам организации в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Помимо перечня расходов, по которым возможна выдача подотчетных сумм, пункт 11 Порядка ведения кассовых операций содержит и правила отчета по использованию подотчетных сумм. В соответствии с этими правилами лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Также Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

- выдача наличных денежных средств под отчет производится лишь при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании его письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Обычно выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме №КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Хотя пункт 14 Порядка ведения кассовых операций позволяет выдавать наличные деньги из кассы и на основании иных надлежаще оформленных документов, например, на основании заявления на выдачу подотчетной суммы, подписанного руководителем компании, главным бухгалтером фирмы или лицами, уполномоченными на это. В этом случае на самом заявлении достаточно проставить штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Если заявление на выдачу денег, завизированное руководителем фирмы, прилагается к расходному кассовому ордеру, то подпись руководителя на расходном кассовом ордере может не проставляться.

                Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Отсутствие подписи руководителя организации на расходном кассовом ордере допускается только в случае, если его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах. Затем расходный кассовый ордер в обязательном порядке регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3, утвержденной Постановлением № 88.

В строке «Основание» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции, а документы, прилагаемые к РКО, с указанием номеров и дат их составления перечисляются в строке «Приложение».

Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя подписать расходный кассовый ордер должен и человек, получивший денежные средства. При этом в обязательном порядке он должен указать полученную сумму: рубли - прописью, копейки - цифрами, и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе. Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится исключительно по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо и по предъявлению паспорта.

Если расходный кассовый ордер выписывается ручным способом, то заполнять его следует четко и разборчиво, причем чернилами или шариковой ручкой. Не запрещается выписывать РКО и на компьютере, после чего документ выводится на печать с проставлением на нем всех необходимых подписей. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Так как все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации, то все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь свой регистрационный номер.

Выдать денежные средства под отчет организация может не только в валюте Российской Федерации, но и в иностранной валюте, например, при направлении сотрудника в зарубежную командировку. На это указывает пункт 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

При выдаче подотчетных сумм в валюте существуют некоторые нюансы, которые необходимо учесть, ведь в данном случае имеет место валютная операция.

Выдачу подотчетных сумм можно произвести и безналичным способом, который сегодня становится все более популярным. Использование банковских карт очень удобно, причем как для компании, так и для подотчетного лица. Но в силу того, что нормативные документы ЦБ РФ не предусматривают такого варианта выдачи подотчетных сумм сотрудникам организации, то банк может и отказать своему клиенту в оформлении соответствующих карт работников для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью компании. Такие разъяснения ЦБ РФ содержатся в Письме от 18.12.2006 № 36-3/2408. Однако если речь идет о командировочных расходах, то позиция ЦБ РФ более лояльна, на что указывает Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513, в котором специалисты ЦБ РФ не возражают по поводу использования личного карточного счета сотрудника для расчетов по командировочным расходам.
              Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для отчета используется унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов.

Если составляется авансовый отчет по командировке, то к нему так же прикладываются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. После проверки авансового отчета, в случае признания расходов обоснованными, руководитель организации ставит на авансовом отчете свою подпись.

При оформлении авансовых отчетов, следует обратить внимание на то, что бы к оправдательным документам, подтверждающим траты были приложены кассовые чеки. Наличие кассового чека обязательно, так как именно его налоговики считают главным оправдательным документом.

Еще один момент, про который нужно обратить внимание бухгалтера. Часто в товарном чеке не расписаны товары, которые приобретены. В этом случае бухгалтер будет вынужден сам составлять акт, где указывать, какие предметы приобретены и сколько стоят - чтобы избежать лишних вопросов инспектора.

Если сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался, в такой ситуации возникает долг работника перед предприятием. На основании ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса. Однако такое распоряжение будет иметь силу только в случае, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Отметим, что указанное распоряжение работодатель может издать в течение одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если указанный срок пропущен, или работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд. Но если работник не оспаривает сумму своего долга и согласен погасить долг, путем удержания из заработной платы. В этом случае нужно помнить, общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).