Принципы и допущения в бухгалтерском учете

Рисунок 1.1 – Принципы организации аналитической работы

Одним из основополагающих принципов организации аналитической работы является научный характер анализа. Это означает, что он должен базироваться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов, проводится с использованием научно обоснованных методов.

Обязательность выполнения аналитической работы на всех ступенях иерархии управления производством: по организации в целом, отдельным ее структурным подразделениям (цехам, участкам, бригадам). Только в этих условиях будет обеспечено рациональное управление такой сложной экономической системой, как производственно-комерческая деятельность хозяйствующих субъектов.

Четкое определение перечня объектов, подлежащих анализу на отдельных уровнях управления и установление периодичности проведения» анализа объекты анализа на отдельных уровнях управления различны. В связи с этим научная организация аналитической работы предполагает наиболее полное выявление объектов анализа применительно к отдельным уровням управления, установление периодичность и последовательности их изучения.

Четкое распределение обязанностей по выполнению аналитической работы на всех уровнях управления: усиление экономических методов управления производством требует развития аналитических функций не только экономических, но и технических служб и отдельных производственных подразделении хозяйствующего субъекта. Поэтому в проведении экономического анализа в организации или объединении должны участвовать ие только экономические отделы (планово-экономический, организации труда и заработной платы, бухгалтерия, финансовый), но и технические, в соответствии с выполняемыми ими функциями.

Обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных.

Важным принципом в организации аналитической работы в организации является ее регламентация и унификация.

Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сходимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности отдельных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Осуществлять экономический анализ должны и руководители производственных подразделений (бригад, участков и цехов). Это позволит более экономно использовать трудовые, материальные и денежные ресурсы и производственные мощности. Поэтому для проведения экономического анализа на каждой организации, в соответствии со структурой аппарата управления и регламентацией функций и прав каждого его звена, должна быть разработана схема распределения обязанностей между ними. При этом разделение функций между структурными подразделениями должно исключать дублирование и параллелизм в их работе, обеспечивая в то же время полноценное осуществление задач, связанных с проведением глубокого, детального экономического анализа их деятельности.

В схеме распределения обязанностей по проведению экономического анализа должно быть указано подразделение, ответственное за проведение соответствующего направления аналитической работы, а далее — подразделения, участвующие в проведении того или иного направления анализа.

Все функциональные и производственные подразделения должны иметь планы аналитической работы, предусматривающие содержание анализа, периодичность его проведения, непосредственных его исполнителей, сроки проведения и порядок использования его результатов.

Для организации экономического анализа важно наличие координационного и методического центра руководства аналитической работой, который должен обеспечивать согласованность функциональных подразделений в проведении экономического анализа; контроль своевременности получения и полноты аналитических выводов, поступающих от многочисленных исполнителей; системное обобщение результатов и совместную разработку мероприятий по повышению эффективности хозяйствования и дальнейшему развитию производства.

В организациях должны выделяться специальные подразделения или лица, отвечающие за координацию и методическое руководство аналитическими исследованиями всех подразделении, оказывающие им необходимую помощь и обобщающие материалы по всестороннему комплексному анализу хозяйственной деятельности.

Как показывает практика, на большинстве хозяйствующих субъектов отсутствуют проекты организации аналитической работы, определяющие место, роль и задачи анализа в системе управления производством. В проведении анализа участвуют не все функциональные подразделения, что снижает качество аналитических выводов и возможность системного выявления имеющихся резервов. Во многих организациях, как правило, экономический анализ проводится в основном работниками планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела организации труда и заработной платы. Недостаточное внимание хозяйствующие субъекты уделяют планированию работ по проведению анализа, между тем только четкое планирование обеспечивает регулярность аналитической работы и своевременное использование ее результатов в руководстве деятельностью организации.

Для реализации указанных выше принципов организации аналитической работы большое значение имеет: во-первых, выделение специального подразделения в составе заводоуправления или лица в планово-экономическом отделе, отвечающих за координацию и методическое руководство аналитической работы и обобщающих материалы по всестороннему, комплексному экономическому анализу по организации в целом; во-вторых, разработка положения об организации анализа с учетом его специфики, где нашли бы отражение объекты анализа, периодичность и последовательность его проведения, конкретные исполнители, сроки представления аналитической информации и т.д.

Успешное выполнение аналитической работы хозяйствующим субъектом зависит от тщательно продуманной ее организации, т.е. планирования и соблюдения правильной последовательности проведения аналитической работы.

При проведении экономического анализа можно выделить следующие этапы, которые представлены на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Этапы проведения экономического анализа

Определение цели и объекта анализа. Для обеспечения конкретности и целеустремленности экономического анализа важно четко сформулировать цель его проведения и указать объект изучения, например, изучение итогов рабаты хозяйствующего субъекта за предыдущий период с целью составления научна обоснованного бизнес-плана; анализ использования рабочего времени с целью выявления резервов роста производительности труда Объектом исследования, а данном случае могут быть итоги деятельности организации или отдельных цехов и т.д.

Составление плана аналитической работы. Исходя из цели анализа, составляется программа его проведения, где указывается перечень вопросов, подлежащих изучению. Кроме того, определяются конкретные исполнители и обязанности каждого из них. Большое значение имеет составление календарного графика, где отражаются сроки проведения анализа.

В соответствии с программой проведения анализа определяется перечень информации и ее источники, а также способ восполнения недостающей информации. Разрабатываются макеты аналитических таблиц и методические указания по их заполнению, а также способы графического оформления материалов и результатов анализа.

Подготовка материалов для анализа, т.е. осуществляется сбор необходимой информации, проверка ее на точность, полноту и достоверность, аналитическая обработка информации. В частности, проверяется наличие всех реквизитов на плановых и отчетных документах, правильность подсчета данных, взаимная увязка отдельных источников информации и т.д. В связи с тем, что сбор информации и ее проверка — процесс трудоемкий, важно более точно определить объем необходимых данных, чтобы избежать сбора излишней информации.

Аналитическая обработка экономической информации производится путем составления аналитических таблиц, рядов динамики, исчисления средних и относительных значений показателей, проведения группировок и балансовых увязок и т.д.

Предварительная оценка результатов хозяйственной деятельности, которая включает характеристику выполнения бизнес-плана по изучаемым показателям, их изменения по сравнению с предшествующим периодом, данные о степени использования ресурсов. Предварительная оценка делается по материалам аналитической обработки собранной информации.

Анализ причин динамических изменений и отклонений от плана (или другой базы). Это один из важных и сложных этапов, который требует от его исполнителей хороших знании приемов, способов и методов экономического анализш умения устанавливать перечень взаимодействующих факторов и их группировать; раскрывать связи и зависимости между отдельными факторами, элиминировать влияние факторов, не зависящих от изучаемого объекта; устанавливать влияние факторов; определять размеры потерь в связи с отрицательным влиянием тех или иных факторов; выявлять неиспользованные возможности улучшения изучаемых показателей. Наиболее сложно определить зависимость отдельных показателей от тех или иных факторов и рассчитать влияние каждого из них.

Использование компьютерной техники в сочетании с экономико-математическими способами и методами позволяет снизить трудоемкость аналитической работы и установить наличие и тесноту связи между отдельными показателями.

Систематизацня и обобщение результатов анализа — один из наиболее ответственных этапов. Здесь на основе собранной, обработанной и изученной информации делаются выводы по результатам анализа, и дается итоговая оценка деятельности хозяйствующего субъекта, отмечаются достижения и недостатки, показываются факторы, положительно и отрицательно повлиявшие на итоги работы, проводится сводный подсчет резервов и указываются пути их мобилизации.

Результаты аналитического исследования деятельности организации в целом или ее подразделении должны быть оформлены в виде документов: пояснительной записки, справки, заключения.

Пояснительную записку составляют при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Ее содержание должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению пояснительная записка должна содержать общие вопросы — экономических уровень развития бизнеса, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Она мажет содержать аналитические расчеты, таблицы, графики и т.п.

Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования их оформляют в виде справки.

Заключение пишут, когда анализ проводится вышестоящими органами управления или привлеченными со стороны организациями.

Содержание справки и заключения может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может отсутствовать общая характеристика хозяйствующего субъекта и условия его деятельности.

На основании сделанных выводов разрабатывают предложения и мероприятия по улучшению работы организации, устранению недостатков и использованию вскрытых резервов производства. Предложения и рекомендации должны быть конкретными, с указанием сроков и ответственных лиц за их выполнение. Их подтверждают специальными расчетами, данными аналитических материалов, заключенных в таблицах, графиках и диаграммах.

Бестекстовая форма оформления результатов анализа система аналитических таблиц, она не содержит объяснительного текста. Это наиболее рациональная и удобная для восприятия форма представления аналитической информации об изучаемых явлениях при помощи цифр, расположенных в определенном порядке. Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительна выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, и познавательный эффект достигается значительно быстрее Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживается связи между изучаемыми показателями.