Регистры бухгалтерского учета

В главной книге  данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим  счетам. Обороты по кредиту каждого  синтетического счета отражаются одной  записью, а обороты по дебету –  в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также  суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании  журнально-ордерной формы учета  отпадает необходимость в составлении  шахматной контрольной ведомости  и шахматного баланса, а также  баланса оборотов по счетам.

Общая схема  документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена на схеме 1.3.

Запись в  учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе  операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно».

Корректурный  способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию  счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного  способа состоит в том, что  ошибочный текст или сумма  зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в  зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или  сумма.

Зачеркивание  производится тонкой линией так, чтобы  можно было прочесть зачеркнутое. При  этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной  цифре.

Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской  практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

Нормативными  документами порядок производства записей «сторно» не определен.

На практике применяются два распространенных варианта такой записи:

1. сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;
2. число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации  хозяйственной операции в учетном  регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе  делается соответствующая отметка  для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании  месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Оборотные ведомости – это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

• сальдо (остаток) на начало месяца;
• обороты за месяц;
• сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости  могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).

Расчетная ведомость  – это учетный регистр. За май  она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов):

На основании  расчетной ведомости составим оборотную  ведомость по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май:

Таким образом, конечное сальдо 4178 руб. (5000 + 5500 – 6322), которое  мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.

Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:

Дебет 44 Кредит 70

– 5500 руб. – начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);

Дебет 70 Кредит 68

- 572 руб. – удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;

Дебет 70 Кредит 76

- 750 руб. – удержаны алименты из заработной платы;

Дебет 70 Кредит 50

- 5000 руб. – из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).

Оборотную аналитическую  ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета. 

Пример. Необходимо узнать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО «Факел» на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60-1-1-01:

Мы составили  аналитическую ведомость в развернутом  виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой вид:

Если бухгалтерский  учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.

Оборотно-сальдовая  ведомость (оборотно-сальдовый баланс) составляется на конец месяца на основании данных по каждому синтетическому счету: остатков на начало месяца (начального или входящего сальдо), оборотов за месяц и остатков на конец месяца (конечного сальдо). Оборотно-сальдовую ведомость можно составить только по синтетическим счетам либо в разрезе субсчетов.

В ведомости  записываются все используемые на предприятии  синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в  которой указывают начальное  сальдо, обороты по дебету и кредиту  и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:

• итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;
• итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;
• итог дебетовых конечных сальдо по счетам должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.

Данные оборотно-сальдовой  ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса.

Пример. Торговая организация ООО «Восток» по состоянию на 31 марта имеет следующие показатели (в скобках указаны номера синтетических счетов):

• основные средства (01) – 500 000 руб.;
• амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;
• товары (41) – 300 000 руб.;
• деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;
• деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;
• задолженность перед поставщиками товара (60) – 175 000 руб.;
• кредит в банке (66) – 300 000 руб.;
• задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;
• уставный капитал (80) – 200 000 руб.;
• нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.

Хозяйственные операции апреля были отражены в бухгалтерском  учете следующими записями:

Для простоты примера  проводки составлены таким образом, чтобы каждый счет был задействован в операциях один раз по дебету и один раз по кредиту, кроме счетов 51 и 90. Поэтому оборотная ведомость, данные из которой берутся для оборотно-сальдовой ведомости, составляется только по этим синтетическим счетам.