Система счетов бухгалтерского учета

 

1. Двойная запись и корреспонденция  счетов

 

Для отражения  хозяйственных операций на счетах используют особый элемент метода бухгалтерского учета – двойная запись. Необходимость двойной записи объясняется тем, что все явления в бухгалтерском учете взаимообусловлены и взаимосвязаны. Назначение двойной записи  – отразить на счетах взаимосвязанные изменения, происходящие с объектами бухгалтерского учета в результате хозяйственных операций.

Перед записью хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета  необходимо определить:

• счета, характеризующие изменения, вызванные хозяйственной операцией;
• к какому типу относятся эти счета (активные, пассивные, активно-пассивные);
• характер изменений, вызванных хозяйственной операцией.

Отражение хозяйственных операций на двух счетах – по дебету одного и по кредиту  другого счета в одной и  той же сумме называется двойной записью или корреспонденцией счетов.

  Счета, участвующие хозяйственной операции называются корреспондирующими.

Запись  на счетах называется «бухгалтерской проводкой». Составить бухгалтерскую  проводку означает определить, на какую  сторону каких счетов записать сумму  операции.

Для того, чтобы произвести запись хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета необходимо пройти следующие этапы:

1. определяются счета, участвующие в хозяйственной операции
2. определяется тип счетов – активные или пассивные
3. определяется характер изменений – какой счет увеличивается, какой уменьшается.
4. составляют корреспонденцию счетов с применением схем:

 

 

 

 

 

 

 

Например:

1. Получено с расчетного  счета  в кассу для выплаты заработной  платы рабочим и служащим 10 000 рублей.

Операция  вызывает изменения на счетах «Касса» (счет 50) и «Расчетные счета» (счет 51). Оба они активные, поскольку на них отражается имущество предприятия. Денежные средства в кассе увеличились  на 10 000 рублей, поэтому их надо записать в дебет счета 50 «Касса». Денежные средства на расчетном счете уменьшились  на 10 000 рублей, поэтому сумму необходимо записать в кредит счета 51 «Расчетные счета».

 

Дебет 50 «Касса»                            

Кредит 51 «Расчетные счета»    10 000 руб.

 

2. Поступили от поставщика материалы  на сумму 20 000 рублей.

В данной операции корреспондируют  два счета: 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет 10 – активный, т.к. на нем отражается имущество организации (материалы); в результате операции запасы материалов увеличиваются, поэтому 20 000 рублей записываем в дебет счета 10. Счет 60 – пассивный, задолженность перед поставщиками увеличилась, поэтому сумму 20 000 рублей записываем в кредит счета 60.

Дебет 10 «Материалы» 

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000 руб.

По корреспонденции можно установить экономический смысл, содержание хозяйственной  операции.

Запись  на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому  все принятые бухгалтерией документы  подвергают бухгалтерской обработке. Составление бухгалтерских проводок называется контировкой.

Различают бухгалтерские проводки простые, в которых корреспондируют два счета, и сложные, в которых один счет корреспондируют с несколькими счетами (при этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетуемого счета или сумма дебетуемых счетов равна сумме кредитуемого счета).

Например, от подотчетного лица поступили  на склад материалы на сумму 100 руб., остаток  неиспользованной подотчетной  суммы сдан в кассу:

Дебет 10 «Материалы»                                         100 руб.

Дебет 50 «Касса»                                                     20 руб.

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  120 руб.

2. Оборотные и оборотно-сальдовые ведомости по счетам синтетического и аналитического учета

 

Данные  отдельного бухгалтерского счета не дают представления о финансово-хозяйственной  деятельности организации за отчетные периоды в целом. Не могут быть проверены и бухгалтерские записи в разрезе каждого счета без  увязки их с записями на других счетах.

Поэтому составлять бухгалтерский баланс без  предварительной проверки не следует. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, для проверки правильности записей хозяйственных  операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости, которые бывают двух видов:

• оборотная ведомость по синтетическим счетам
• оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляют собой итоги  оборотов и сальдо по всем синтетическим  счетам. Она предназначена для  проверки правильности учетных записей, общего ознакомления с состоянием финансово-хозяйственной  деятельности организации и составления  нового баланса. Оборотная ведомость  по синтетическим счетам имеет следующий  вид:

 

Таблица 2 Оборотная ведомость по синтетическим счетам  за март 200_г.

 

Наименование счета	Начальный остаток		Обороты за месяц		Конечный остаток
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5	6	7

 

В первой графе  на основании данных синтетических  счетов записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале - активные, затем – пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4 и 5 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных  остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графе 2 + графа 4 - графа 5). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = графа 3 + графа 5 - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей  в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств:

1. начальных остатков по дебету  и кредиту

Это равенство обусловлено  тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовый остаток, - его пассив. Итоги актива и пассива баланса равны между собой.

2. оборотов по дебету и кредиту 

Равенство обусловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов.

3. конечных остатков по дебету  и кредиту 

Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

С помощью оборотной  ведомости не всегда можно выявить  ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана вместо дебета одного счета  в дебет другого счета, или  вместо кредита одного счета в  кредит другого счета, или вовсе  не отнесена на счет.

Помимо оборотной  ведомости по синтетическим счетам, используются оборотные ведомости  по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по которым ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости  по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств.

В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим  счетам – в  денежном и натуральном  или только в денежном выражении, – оборотные   ведомости подразделяются на два вида.

Оборотная ведомость  по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает с приведенной формой, применяемой по синтетическим счетам. В ней в первой колонке вместо наименования синтетических счетов даются наименования аналитических счетов. Подобные оборотные ведомости составляются по счетам аналитического учета: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

 

Таблица 3 Оборотная ведомость по счетам аналитического учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками за март 200_ г.

 

№ п/п	Наименование поставщиков	Остаток на 1 марта		Оборот за март		Остаток на 1 апреля
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Оборотные ведомости  по аналитическим счетам, в которых приведены показатели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического учета: 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

Таблица 4 Оборотная ведомость аналитического учета строительных материалов (10/8) за март 200 _ г.

 

№ п/п	Наименова-ние строитель-ных материалов	Ед. изм.	Цена, руб.	Остаток на 1 марта		Обороты за март				Остаток на 1 апреля
						приход		расход
				кол-во	сумма, руб.	кол-во	сумма, руб.	кол-во	сумма, руб.	кол-во	сумма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

В отличие от оборотной  ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим  счетам не совпадают. Это объясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, а другой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана запись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием имущества организаций.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам иногда (для  упрощения) обороты не записывают, а  отражают только остатки по счетам. Такие сокращенные ведомости называются сальдовыми ведомостями. Она имеет следующий вид:

 

Таблица 5 Сальдовая ведомость по счету 10 «Материалы» за  март  200_ г.

 

№ п/п	Вид материалов	Ед. изм.	Цена, руб.	Остаток на 1 марта		Остаток на  1 апреля		Остаток на  1 мая		и т.д.
				кол-во	сумма, руб.	кол-во	сумма, руб.	кол-во	сумма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

 

 

Пример.

Сальдо  начальное по счету 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» - 6000 руб.  (в том числе ОАО «У пруда» – 1000 руб., ЗАО «В лесу» – 5000 руб.).

Сальдо  начальное по счету 51 «Расчетные счета» - 10 000 руб.

За отчетный период были совершены следующие  хозяйственные операции:

1. поступили товары от ОАО «У пруда»  на сумму 400 руб.
2. поступили товары от ЗАО «В лесу» на сумму 1200 руб.
3. с расчетного счет перечислено ЗАО «В лесу» – 2000 руб.
4. с расчетного счет перечислено ОАО «У пруда» – 1000 руб.

 В  бухгалтерском учете сделаны  следующие записи: