Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов

  - при формировании дел;

- при подготовке дел  для передачи в архив организации  после завершения их делопроизводством.

Первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

  Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

  Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

  Итак, в процессе экспертизы производится:

  - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

  - отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки  хранения которых истекли.

  Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

  Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

  - документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

  - документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

  - документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

  - документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

  В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п.  Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришел к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

В данной работе была рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - оперативное хранение документов, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации. И лишь только централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Большая часть нормативно-методических документов компании делится на два основных класса: положения об органах и подразделениях и положения о бизнес-процессах.

Обычно внутренние нормативные документы воспринимаются персоналом как система запретов. Желательно инспектировать систему внутренних нормативных документов с целью внести хотя бы несколько иных элементов регулирования: мотивирующих и разрешающих.

В числе самых важных номативно-методических документов организации находится устав. В уставе организации должны определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях – и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Андреева, Е.В. Документоведение [Текст]: Учебное пособие / Е.В. Андреева, Л.П. Афанасьева, Е.М.  Бурова - М.: Издательский центр «Академия»,   2005. – 272 с.

2. Булюлина, Е.В. Архивоведение [Текст]: Учебно-методическое пособие / Е.В. Булюлина – Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001. – 96 с.

3. Тельчаров, А.Д. Архивоведение [Текст]: Конспекты лекций / А.Д. Тельчаров  – М.: Приор-издат, 2004. – 127 с.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / Т.В. Кузнецова – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. – 320 с.

5. Челлини, Э.В. Архивоведение [Текст]: Учебное пособие / Э.В. Челлини, З.В. Крайская - М.: «НОРМА», 1996. – 220 с.

6. Румынина, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / Л.А. Румынина  – М.: Мастерство, 2002. – 208 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

 

Лист-заместитель 

Документ № _________________ Дата ____________ 

 
Корреспондент  ________________________________________________________

 
Заголовок (или краткое содержание документа)  ____________________________ 
______________________________________________________________________

 
Выдан ________________________          ___________________________________ 
                       (дата выдачи)                                                  (кому выдан)

 
Выдал _______________________   Получил _________________________ 
                        (подпись)                                                      (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Карта-заместитель    Дело №____                                                                                                  20___год.    Структурное подразделение____________________________________________    Дата  выдачи   Кол-во  листов   Кому выдано   Расписка получателя   Дата  возврата   Расписка о приеме 1 2 3 4 5 6

 
 
 

	Страница