Состав и структура бухгалтерских информационных систем для малых предприятий

 

 

           Министерство Сельского хозяйства Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Якутская  государственная сельскохозяйственная академия»

Экономический факультет

 

 

Контрольная работа по дисциплине информационные технологии в бухгалтерском деле:

 

«Состав и структура  бухгалтерских информационных систем для малых предприятий»

 

 

 

 

Выполнил студент группы ЭБ-11

Экономический факультет

Будищев Василий Олегович

Проверила  Птицына А.С.

 

 

Якутск,2013

 

                                                           Введение 
 
Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Эффективное управление предприятием в современных условиях зависит не только от квалификации работников предприятия, но и от информационных систем, применяемых на нем.  
 
При этих условиях актуальность бухгалтерских информационных систем очевидна. Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    1. Бухгалтерские информационные системы.

                      1.1. Особенности бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы (БИС) используются для целей  управления предприятием с учетом отраслевых особенностей, вида деятельности, учетной  политики предприятия, географической и территориальной обособленности, связей с зарубежными партнерами и т.п.  
Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Основу  бухгалтерских информационных систем составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. Информация о финансовом состоянии предприятия, наличии и движении основных и оборотных средств, состоянии расчетов с поставщиками и покупателями позволяет руководству осуществлять функции планирования, контроля, анализа и принимать управленческие решения и является информационной базой для автоматизированных систем управления.   

Перспективы в развитии автоматизированных программ бухгалтерского учета:

• применение новейших информационных технологий;
• поиск совместимости новых возможностей программ к потребностям конечного пользователя;
• взаимодействие с другими программами автоматизации производства;
• разработка систем управления документооборотом;
• взаимодействие с международными требованиями бухгалтерского учета;
• соответствие автоматизированных программ бухгалтерского учета и требований Налогового кодекса;
• разработка новых версий автоматизированных систем бухгалтерского учета с учетом возможности ведения финансового и управленческого учета.

             Задачи бухгалтерских информационных систем:

 

Для автоматизации поставленных задач требуется наличие: информационной базы; программного обеспечения; компьютерной техники; грамотные пользователи компьютеров.

            Цели бухгалтерских информационных систем:

              Проблемы бухгалтерских информационных систем:

1.2 Структура БИС Обеспечивающая часть ИС

Информационное обеспечение  имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления  управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени  отображения предметной области  в информационной базе системы,  методов организации и структурированности  баз данных, эффективности манипулирования  данными в базе данных и  др.);

- количественные (оценки: максимального  объема хранимых и обрабатываемых  данных, временных характеристик  обработки данных, производительности  использования баз данных и  др.).

Техническое обеспечение  представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки  данных. Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и  регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики:

- качественные (оценки: степени  полноты и адекватности технической  документации, информативности и  не избыточности технической  документации, качества описания  и полноты охвата предметной  области контрольным примером);

- количественные (оценки: полноты  комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение  представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы  и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств.

 

Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.   

  Характеристики:                                
- качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие); 
 
- количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.). 
 
Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики: 
 
- качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.); 
 
- количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.). 
 
Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы. 

Математическое обеспечение  включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки  информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов  управления, типовые задачи управления, методы математического программирования и математической статистики и др.

Организационное обеспечение  включает совокупность документов, методов  и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических  средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств. Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная  часть ИС

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции  системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной  отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых  периодов.

К комплексам задач БИС  относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных  операций, затрат на производство, а  также сводный учет и составление  отчетности. Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует  их расчленения на более мелкие части - функциональные задачи, для решения  которых разрабатываются алгоритмы  и пишутся программы. 
 
1.3. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

Существующие прикладные системы бухгалтерского учета очень  разнообразны и неоднородны, поэтому  сложно классифицировать современное  программное обеспечение, но чаще всего  специалисты выделяют следующие  классы программ:

- ориентация на размер  предприятия;

- локальные и сетевые  версии;

- ориентация на бухгалтерский  учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный  учет;

- отечественные и зарубежные  программы. 

Основным классификационным  признаком бухгалтерских программ остается их ориентация на размер предприятия  и состав выполняемых ими функций.

Накопленный опыт составления  и применения программ компьютеризации

бухгалтерского учета  позволяет выделить и их группы. Мне бы хотелось рассмотреть краткую  характеристику пакетов этих групп.

1. Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы  бухгалтерского учета и подготовки  отчетных документов, предназначенные  для предприятий малого бизнеса,  с бухгалтерией малой численности,  без ярко выраженной специализации  сотрудников по конкретным участкам  учета, ведущим относительно несложный  учет. Сюда относится большое  количество популярных программ, достаточно универсальных и логически  законченных, под общим названием  «Проводка → Главная книга  → Баланс», выполняющих в основном  функции синтетического и несложного  аналитического учета. К типовым  программным продуктам этого  класса, имеющим наибольшую популярность  и распространение, можно отнести  следующие базовые варианты пакетов:  «1С:Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин». Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие – и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя - непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы - корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия.  
Пакет «Мини-бухгалтерия» предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера. Пакеты «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы — до 60 человек, в оптовой торговле — до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения — до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.