Учет движения денежных средств в кассе организации

     После полного заполнения приходного кассового ордера и квитанции к нему бухгалтер регистрирует его в “Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей” (ф.№ КО-З). В нем в строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть: вклад в уставный капитал; выручка от реализации услуг, продукции, товаров; заем от физического лица; остаток неиспользованного подотчета; спонсорский взнос; наличные из банка, оплата за коммунальных услуги; погашение ссуд, недостач, хищений и т. д. Далее указывается сумма прописью.

     В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию. Это может быть: заказ-наряд; накладная; счёт-фактура; договор на заём; выписка из решения собрания учредителей; бухгалтерская справка с расчетом; письмо клиента; выписка из решения профкома или распоряжение руководителя; банковский чек; личное заявление работника и т.д.

     Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (ф.1 КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежаще оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтером, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом. В строке “Выдать” пишется Ф.И.О. плательщика.

     В строке “Основание” указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк; в подотчет на хозяйственные расходы согласно служебной записки: “ командировочные расходы”; услуги по счету; заработная плата по ведомости, трудовому соглашению, договору-подряду, далее сумма прописью.

     В строке “Приложение” указывается документ, на основании которого выполняется данная операция: квитанция банка; служебная записка; приказ; расчетная ведомость, соглашение, договор-подряд.  Возможно, будет приложена доверенность, квитанция из банка, личное заявление работника; письмо от организации; договор и др. Передача денег из кассы инкассаторам для последующего зачисления на расчётный счёт оформляется копией препроводительной ведомости к сумке с рублёвой наличностью, прикладываемой к Расходному Кассовому Ордеру.

     При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в Расходный Кассовый Ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается личности работника. В платежной ведомости против каждой не вы данной суммы кассир от руки вписывает слово: “Депонировано” и не выданные суммы, заносит в Реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах вы плаченных и депонированных.

     Какие-либо исправления, хотя они и оговорены, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

     При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (ф.№ КО-4).

     Кассовая книга — это учётный регистр, предназначенный для учёта кассовых операций кассиром предприятия. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью. Записи в неё производятся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций по каждому приходному и расходному документу. В конце рабочего дня (смены) кассир подсчитывает приход и расход денег за день и выводит остаток на следующий день. Записи в книге ведутся в двух экземплярах. Второй (отрывной) экземпляр ежедневно или в другие установленные сроки вместе с оправдательными документами в виде отчёта кассира передаётся в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность записей в книге и расписывается в получении отчёта с прилагаемыми документами. Главный бухгалтер периодически обязан проверять правильность ведения кассовой книге.

     Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам приход», выводит остаток (сальдо) по кассе, и переносит его на следующий лист на первую разницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.

После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

     По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

     Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5) используется в организациях с большим количеством подразделений, обслуживаемых центральными кассами. Посредством данного документа кассир центральной кассы осуществляет учет выданных денежных средств кассирам других подразделений или доверенным лицам (раздатчикам), а также учет возврата наличных денег и сопроводительных кассовых документов по произведенным операциям (приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и т.п.).

    В заключение можно отметить, что кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации.

     Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный обособленный участок бухгалтерии кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель предприятия несет ответственность за создание таких условий. Кассу возглавляет кассир материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

Глава 2. Порядок учета денежных средств в кассе ООО «Дол-Хлеб».

2.1. Краткая экономическая характеристика ООО «Дол-Хлеб».

     Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Дол-Хлеб» расположено по следующему адресу: Московская область, г. Долгопрудный, ул. Спортивная, 10.

     Предприятие зарегистрировано Администрацией г. Долгопрудного 24.12.2000 г. за № 1320.

     Директором ООО «Дол-Хлеб» является Черемшин Павел Борисович.

     Основными видами деятельности предприятия являются:

 производство хлебобулочных изделий;

 производство кондитерских изделий;

 производство макаронных изделий.

     Приоритетный вид деятельности для ООО «Дол-Хлеб»  производство хлебобулочных изделий, доля которого в общем объеме предприятия составляет 86%.

     Реализацию своей продукции ООО «Дол-хлеб» осуществляет как через собственные торговые точки, расположенные в городе Долгопрудный, Зеленоград, Химки, Москва, так и через магазины независимых хозяйствующих субъектов.

     В соответствии с приказом Министерства Финансов РФ от 28.07.1994 г. (в редакции на 26.12.1994г.) №100 с 01.01.1995 г. каждая организация должна иметь выбранную учетную политику. В Уставе ООО «Дол-Хлеб» имеется пункт «Учет и отчетность», в котором обговариваются основные условия ведения учета и составления отчетности.

     Гл. бухгалтер ООО «Дол-Хлеб» Беляева Зинаида Ивановна ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность, в порядке, установленном действующим законодательством, должностные лица фирмы несут материальную, административную и уголовную ответственность за их искажение. ООО «Дол-Хлеб» представляет государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации.

     Бухгалтерский учет ведется с применением автоматизированной формы бухгалтерского учета, программы «1С предприятие 7.7.». Этот программный продукт предназначен для ведения учета организациями в условиях применения упрощенной системы налогообложения в соответствии с нормами главы 26.2 налогового кодекса РФ.

     Первичные учетные документы составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

     Ведение кассовых операций на предприятиях подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов. Поэтому к оформлению кассовых документов предъявляются повышенные требования.

     Денежные расчеты производятся безналичными платежами и наличными деньгами. Безналичные расчеты в условиях развитой рыночной экономики осуществляются с помощью платежных поручений и других расчетных документов, путем перечислений по расчетным и текущим счетам в банках.

     Наличные денежные средства в основном поступают в кассу фирмы от клиентов, как плата за поставленные товары.

     Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, а также на счете в банке.

     Важнейшая задача бухгалтера -  правильное оформление их движения, использования, контроль за их сохранностью. Обязанности кассира на предприятии выполняет Михеева Наталья Романовна, для хранения денежной наличности применяется несгораемый сейф с двумя ключами к нему.

     В кассу организации денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличностью за поставленные товары, при возврате ранее выданных сумм и т.д.

     Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером. Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам и надлежаще оформленным платежным ведомостям, заявлениям с наложением на них специального штампа предприятия. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтер. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером.

2.2. Учет наличных денежных средств ООО «Дол-хлеб».    

     Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета ООО «Дол-Хлеб» в банке от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия, производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1) (см. Приложение 1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер предприятия. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается работнику или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма № КО-3) (см. Приложение 3).

     Выдача наличных денег из кассы ООО «Дол-Хлеб» производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) (см. Приложение 2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия.

     Движение наличных денежных средств в ООО «дол-Хлеб» учитывается на счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50 «Касса», отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» в ООО «Дол-Хлеб» были открыты следующие субсчета:

        50.1 «Касса организации»;

        50.2 «Операционная касса»;

        50.3 «Денежные документы»;

     На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе ООО «Дол-Хлеб». Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию.

     Для ведения кассовых операций предусмотрены должности кассиров, с которыми были заключены договоры о полной материальной ответственности.