Учет движения материальных ценностей на примере ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых  случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного  испытания, материалы принимаются  на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик  делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в  данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие  приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах  и в кладовых такие материалы  должны храниться обособленно и  до выяснения результатов приемки  расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и  материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких  материалов производится в общеустановленном  порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение. Такими документами могут выступать  накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при  покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие  о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и  размеру, ведется в Карточке учета  материалов (форма №М-17), заполняемой  на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным  лицом на основании первичных  приходно-расходных документов в  день совершения операции.

Более подробно с вопросами, касающимися материально-производственных запасов, Вы можете ознакомиться в книге  авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Материально-производственные запасы».

Прием и получение товара.

Выше мы говорили о том, что к бухгалтерскому учету в  качестве материально-производственных запасов, наряду с сырьем, материалами, иными активами, принимаются и  товары.

Основанием для отражения  операций по поступлению товаров  являются Унифицированные формы  первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее - Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга  от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и  сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его  документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке  приемки товаров народного потребления  по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки и перевозки товара. Это  могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут  поступать непосредственно к  ней на склад, а могут приниматься  торговой организацией вне собственного склада.

Осуществляя приемку на своем  складе, организация торговли может  заверить товаросопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше. Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

• от места приемки;
• от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);
• от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных  документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям  к качеству товаров, предусмотренных  в договоре. Получение товара оформляется по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная. Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара;
• цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и  подписями материально-ответственных  лиц (один отпустил товар, другой – принял). Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе. Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации. Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию. Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае. Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и поставщика, применяются следующие документы:

• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3), составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Если в момент приемки  товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать  тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена  в ходе проверки веса нетто или  количества товарных единиц в отдельных  местах, то покупатель вправе приостановить  приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем  передать представителю организации отправителя. То есть при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:

• приостановить приемку;
• обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;
• вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя  отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае несоответствия при  приемке скоропортящихся товаров – немедленно. Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товаров Постановлением №132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11), заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Поступление объектов основных средств.

Основные средства представляют собой материально-вещественные ценности, используемые в производственном процессе и с течением времени переносящие  свою стоимость на продукцию, производимую с их помощью, путем начисления амортизационных начислений. Правила формирования в бухгалтерском учете организации информации об основных средствах установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н. В том случае, если на склад организации поступают объекты основных средств, то для их учета применяются иные формы первичной учетной документации. Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» (далее - Постановление №7). Государственный комитет по статистике Российской Федерации утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию предусмотрены, в частности, следующие документы:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее  двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту  основных средств.

Акт о приеме–передаче  основных средств состоит из трех разделов.

Первый раздел заполняется  на основании данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются  дата ввода в эксплуатацию, фактический  срок полезного использования, сумма  начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется. Второй раздел заполняет организация – получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает в нем первоначальную стоимость объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений. Третий раздел содержит краткую характеристику объекта основных средств. В акте предусмотрен раздел для отражения данных об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций. Такие данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности, при этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности. Если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, в этом разделе указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета. Данные приема объекта в состав основных средств являются основанием для заполнения следующих первичных документов по учету основных средств:

• Инвентарная карточка учета объектов основных средств (форма №ОС-6);
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);
• Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

Следует обратить внимание, что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных  унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю  по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление  такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав  такой акт, организация должна принять  к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить  его на баланс, но учет основного  средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного  средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного  в произвольной форме с указанием  в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона №129-ФЗ. Учет оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств, оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В том случае, если при поступлении на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке. Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если монтажные работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта. На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16). Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам №ОС-1 или №ОС-1б. Более подробно с вопросами, касающимися учета основных средств, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Основные средства».