Учет денежных средств

УЧЕТ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Для ведения производственной хозяйственной деятельности каждое предприятие, в том числе и  аптечное должно иметь в требуемых  размерах внеоборотные и оборотные  активы. В составе оборотных активов  важное место занимают денежные средства. Денежные средства необходимы для приобретения различных запасов (товаров, топлива, горючего и т.д.) для оплаты труда аптечных работников и всевозможных хозяйственных расходов, для платежей в бюджет и внебюджетные фонды, поставщикам и подрядчикам, банкам и прочим кредиторам. Денежные средства предприятий могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банках на расчетных, валютных и специальных счетах.

Банками являются учреждения, созданные для привлечения денежных средств и размещения их на условиях возврата, платности и срочности. Банковская система нашей республики состоит из системы Национального банка Республики Беларусь и коммерческих банков. Национальный банк Республики Беларусь обычно не занимается кредитно-расчетным обслуживанием предприятий, организаций, предпринимателей, населения и т.д. Эти функции возложены на банки второго уровня – коммерческие банки. Коммерческие банки осуществляют на договорных условиях кредитно-расчетное и иное банковское обслуживание юридических лиц, предпринимателей, граждан путем совершенствования операций, оказания услуг. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном или нескольких банках.

Основными задачами учета  денежных средств являются:

• обеспечение их сохранности и правильного использования;
• строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций по безналичным расчетам;
• правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

Учет кассовых операций и денежных документов

Для приема, хранения и  расходования наличных денег предприятия  и организации имеют кассы. Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, которые регламентируется Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 57 от 26 марта 2003 г.

Для обеспечения сохранности  наличных денег в кассе предприятия  необходим правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, заключение с ним договоров о полной материальной ответственности, периодические инвентаризации наличных денег.

Ведение кассовых операций в аптеках поручается кассиру, должность  которого в соответствие с приказом МЗ РБ № 565-А от 30 ноября 1995 г. вводится 1 должность на каждую смену работы аптеки. Однако в настоящее время в наших аптеках должность кассира отсутствует, и его обязанности по внутреннему совместительству выполняет сменный провизор-рецептар.

С изданием приказа о  назначении провизора-рецептара на должность кассирам аптеки он должен быть ознакомлен с обязанностями кассира, а также с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Передача кассы другому  кассиру (в случае болезни, отпуска  и др. причин) производиться по приказу заведующего в присутствии комиссии с составлением акта приема-передачи. В конце рабочего дня кассир закрывает сейф ключом. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся у заведующего. При утере ключей сообщают в милицию и принимают меры к немедленной замене замка в сейфе.

По Правилам о ведении  кассовых операций бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи  кассовых документов, не могут исполнять  обязанности кассира.

В малых и других предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора об индивидуальной материальной ответственности.

Порядок работы кассира  или лица его замещающего, на кассовых аппаратах регламентируется «Типовыми  правилами эксплуатации кассовых суммирующих  аппаратов и компьютерных систем.

Для приема денежных средств  разрешается применять кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем, используемые на территории Республики Беларусь, зарегистрированные в государственной налоговой инспекции (МНС) по места нахождения владельца кассового аппарата.

К работе на кассовых аппаратах допускаются лица, изучившие настоящие правила и получившие удостоверение на право работать на них.

По месту установки  и использования кассового аппарата должен находиться его технический паспорт. В случае ремонта кассового аппарата технический паспорт передается вместе с аппаратом. Кассовый аппарат пломбируется пломбой того ЦТО, в котором осуществляется техническое обслуживание. Запрещается использовать кассовые аппараты с отключенной кассовой лентой.

При вводе кассового  аппарата в эксплуатацию должны присутствовать материально-ответственные лица (кассиры), которые будут работать на данных кассовых аппаратах.

До включения кассового  аппарата, замок на нем должен быть закрыт, а ключ (кроме ключа для  перевода секционных денежных счетчиков на нули) храниться у ответственного администратора или у лица, определенного приказом по предприятию.

Юридическим и физическим лицам на каждый кассовый аппарат  заводится книга кассира-операциониста, которая служит для ежедневной контрольной  регистрации накапливающих денежных счетчиков кассового аппарата. Книга кассира-операциониста регистрируется в налоговой инспекции и должна быть пронумерована и скреплена подписью владельца кассового аппарата (руководителя предприятия) и его печатью, а также подписью представителя налоговой инспекции и ее печатью.

Книга кассира-операциониста  не заменяет собой ведение кассового  отчета.

Перед началом работы на кассовом аппарате кассир получает от ответственного администратора или  в другом месте, определенном приказом по предприятию:

• ключи от кабины, кассового аппарата и денежного ящика;
• разменные денежные средства в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
• чековые и контрольные ленты соответствующих размеров, красящую ленту и другие расходные материалы, предусмотренные для данного типа кассового аппарата.

Ответственный администратор  ежедневно обязан:

• в присутствии кассира снять показания (получить отчетную ведомость) денежных суммирующих счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в книге кассира-операциониста за конец предыдущий день;
• убедиться в совпадении показаний денежных суммирующих счетчиков и данных, записанных в книге кассира-операциониста на конец предыдущего дня, записать данные счетчиков в книге кассира-операциониста на начало работы текущего дня и заверить их с кассиром своими подписями; оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер кассового аппарата, дату и время начала работы, показания денежных суммирующих счетчиков, данные на контрольной ленте заверить своей подписью и подписью кассира, закрыть на замок денежные суммирующие счетчики;
• убедившись в исправности кассового аппарата и готовности рабочего места к началу работы, дать указания кассиру о начале работы.

Кассир обязан:

• включить кассовый аппарат в электросеть, проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на нули и напечатать два-три нулевых чека (без обозначения суммы) с целью проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;
• нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;
• протереть кожух кассового аппарата ветошью и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.

Работа кассира в течение  смены

Кассир обязан производить  расчеты с покупателя (клиентами) при приеме денег за товары в следующем порядке:

• определить общую сумму за товар по показанию индикатора кассового аппарата и назвать ее покупателю (клиенту);
• полученную сумму денег от покупателя подсчитать и, ясно ее назвав, положить эти деньги на видное для потребителя место;
• выбить на кассовом аппарате чек;
• назвать покупателю сумму денег сдачи и вручить ее вместе с чеком;
• полученные от покупателя деньги поместить в денежный ящик кассового аппарата.

Чеки кассового аппарата на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

По возвращенным покупателями чекам (при возврате товара) кассир выдает покупателю деньги после составления  и оформления акта о возврате денежных сумм покупателю по неиспользованным кассовым чекам. Аналогично оформляются актом ошибочно выбитые кассовые чеки, если отсутствует возможность их погашения.

Погашенные чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом  сдаются в бухгалтерию, где они  хранятся при текстовых документах на данное число.

В книгу кассира-операциониста  записываются все суммы, выплаченные  по возвращенным покупателями чекам, и  количество напечатанных за день нулевых  чеков.

В случае ошибки кассира  в выдаче сдачи покупателю, при  возникновении спора, покупатель имеет  право потребовать у ответственного администратора снятия кассы.

Кассир не имеет право  снимать кассу без разрешения ответственного администратора.

Кассиру запрещается:

• работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;
• допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовому аппарату, кроме ответственного администратора и с его разрешения специалиста по техническому обслуживанию кассового аппарата или представителя контролирующего органы для проверки кассы;
• покидать кассовую кабину без уведомления ответственного администратора, не отключив кассовый аппарат, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовый аппарат;
• иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовый аппарат (кроме денег, выданных перед началом работы), а также личные вещи кассира, или других работников предприятия.

Документация и учет кассовых операций

Все кассовые операции с  наличными денежными средствами подразделяются на приходные и расходные.

К приходным кассовым операциям в аптеке относятся:

• поступление денег от покупателей за проданные товары аптечного ассортимента;
• поступление денег от прикрепленной мелкорозничной аптечной сети;
• поступление денег на выплату заработной платы;
• поступление денег от выдачи предметов санитарии и ухода за больными на прокат;
• возврат подотчетных неиспользованных сумм;
• от лиц, погашающих недостачу.

1. Поступление денег  от покупателей за проданные  товары

а.) поступление денег  при изготовлении лекарственных  форм.

Посетитель представляет провизору-рецептару рецепт. Провизор, протаксировав рецепт, определяет итоговую стоимость экстемпорального лекарства. Оплатив его стоимость, посетитель получает на руки чек и квитанцию на заказанную лекарственную форму, а заказ учитывается в Рецептурном журнале (ф.АП-65). Полученная сумма денег пробивается провизором на отдельным счетчике кассового аппарата. В конце смены или рабочего дня провизор-рецептар подводит итоги в «Рецептурном журнале» (ф. № АП-65), сверяет эти данные с показателями счетчика кассового аппарата. Выручка определяется по разнице показателей счетчика на начало и конец смены (дня).

б.) Поступление денег  от реализации готовых лекарственных  средств.

Провизор, протаксировав  рецепт на ГЛС, получает от посетителя причитающуюся сумму и пробивает  ее по отдельному счетчику кассового  аппарата. Выручка от реализации ГЛС определяется по разнице показателей счетчика кассового аппарата на начало и конец дня.

Аналогично учитывает  поступление денег от посетителей  при отпуске из аптеки готовых  лекарственных средств, разрешенных  к отпуску без рецепта врача  и других товаров аптечного ассортимента.

2. Поступление денег  от мелкорозничной аптечной сети.

Прием выручки от мелкорозничной аптечной сети по кассе аптеки оформляется приходным кассовым ордером (ф. КО-1). Приходный кассовый ордер состоит из 2 частей: сам ордер и отрывная часть – квитанция к приходному кассовому ордеру. Ордер остается в кассе аптеки и является приходным документом, а квитанция вручается представителю мелкорозничной сети и для них она является расходным документом. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в «Журнале регистрации приходных и расходные кассовых ордеров» в белорусских рублях (ф. №1). Журнал по форме открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера.