Учет денежных средств в кассе

При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

 На предприятии ООО “Чипра”  деньги из кассы выдаются только  лицам, указанным в расходном  кассовом ордере или заменяющем  его документе (ведомости и  др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности “. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Заработную плату, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает  по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости  делается разрешительная надпись в  кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий  по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Наличные деньги, полученные в банке  для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также  всю денежную наличность, превышающую  установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Кассовые ордера четко заполняются  по всем реквизитам. В них указываются  основания для их составления  и перечисляются документы, которые  к ним прилагаются. Приходные  и расходные кассовые ордера после  получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.

После получения или выдачи денег  по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая  предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет  кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге

На ООО “Чипра” бухгалтерская  обработка отчета кассира заключается  в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету.  После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.

На примере приведенных в  таблице хозяйственных операций по ООО «Чипра» за декабрь 2000 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.

Таблица 2.1

Хозяйственные операции по кассе за ноябрь 1998 года.

Содержание хозяйственных операций	Дата	Сумма	Проводка
			Дт	Кт
1	2	3	4	5
1. Получено с расчетного счета  на з/плату по чеку, п/о 30	2 ноя	7 800	50	51
2. Выдан аванс по платежной  ведомости, р/о № 52	2 .12
3. Выдано на хоз. Нужды Сапогову  Е.И., р/о № 53	2 .12	500	71	50
4. Возвращен остаток неиспользованных  сумм … А.А., п/о 31	2 .12	800	50	71
5. Получено в кассу за реализованную продукцию, п/о 32	3 .12	7 180	50	62
6. Выдано на хознужды Андреевой  С.В., р/о 54	3 .12	25	71	50
7. Получено с расчетного счета  на хознужды по чеку, п/о 33	6 .12	1 500	50	51
8. Выдана единовременная материальная  помощь за ФОТ Малышеву. Г.А., р/о  55	6 .12	150	70	50
9. Получили аванс от заказчика,  п/о 34	9 .12	12 620	50	64
10.Внесено из кассы на расчетный  счет, квитанция 101, р/о 56	9 .12	12 620	51	50
11. Принят в кассу остаток  неиспользованных подотчетных сумм, Франц Л.М., п/о 35	12 .12	240	50	71
12. Внесено из кассы на расчетный счет, квитанция № 102, р/о 57	12 .12	6 500	51	50
13. Принято в кассу за спецодежду  от Иванова Ю.А., п/о № 36	12 .12	360	50	46
14. Получено в кассу от покупателя, п/о 37	16 .12	400	50	62
15. Выдано на хознужды Васильеву  Н.А., п/о № 58	19 .12	140	71	50
16. Получено с расчетного сч. на хознужды по чеку, п/о 38	19 .12	240	50	51
17. Продали продукцию за наличный  расчет, п/о № 39	19 .12	27	50	46
18. Возвращен остаток неиспользованных  сумм Васильевым Н.А., п/о 40	23 .12	130	50	71
19. Погашена дебиторская задолженность,  п/о 41	27 .12	600	50	70
20. Внесено на расчетный счет  из кассы, квитанция 103, р/о 59	30 .12	3 500	51	50

 

Для учета кассовых операций на предприятии  ООО “Чипра” использует активный счет 50. На дебете счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.

Счет 50 "Касса" предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в  кассах организации.

 К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",

50-3 "Денежные документы" и  др.

 На субсчете 50-1 "Касса организации"  учитываются денежные средства  в кассе организации. Когда  организация производит кассовые  операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

 На субсчете 50-2 "Операционная  касса" учитывается наличие  и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

 На субсчете 50-3 "Денежные  документы" учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые  марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные  авиабилеты и другие денежные  документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

 По дебету счета 50 "Касса"  отражается поступление денежных  средств и денежных документов  в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

 Таблица 2.2

 Счет 50 "Касса" корреспондирует  со счетами (новый план счетов):

по дебету	по кредиту
1	2
50 Касса	50 Касса
51 Расчетные счета	51 Расчетные счета
52 Валютные счета	52 Валютные счета
55 Специальные счета в банках	55 Специальные счета в банках
57 Переводы в пути	57 Переводы в пути
60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками	58 Финансовые вложения
62 Расчеты с покупателями и  заказчиками	60 Расчеты с поставщиками и  подрядчиками
66 Расчеты по краткосрочным кредитам  и займам	62 Расчеты с покупателями и  заказчиками
67 Расчеты по долгосрочным кредитам  и займам	66 Расчеты по краткосрочным кредитам  и займам
71 Расчеты с подотчетными лицами	68 Расчеты по налогам и сборам
73 Расчеты с персоналом по  прочим операциям	69 Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению
75 Расчеты с учредителями	70 Расчеты с персоналом по оплате труда
76 Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами	71 Расчеты с подотчетными лицами
79 Внутрихозяйственные расчеты	73 Расчеты с персоналом по  прочим операциям
80 Уставный капитал	75 Расчеты с учредителями
86 Целевое финансирование	76 Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами
90 Продажи	79 Внутрихозяйственные расчеты
91 "Прочие доходы и расходы"	80 Уставный капитал
98 Доходы будущих периодов	81 Собственные акции (доли)
99 Прибыли и убытки	94 Недостачи и потери от порчи ценностей
	99 Прибыли и убытки

 

Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения поступления наличных денег в кассу, табл. 3.3.

Таблица 2.3

Корреспонденция счетов для отражения поступления наличных денег в кассу (согласно старому плану счетов).

Дебет счета 50 (операции)	Кредитуемые счета
1	2
Получены в кассу:
в возмещении издержек обращения	44
зачислена выручка:
от продажи товаров и оказанию услуг	46
от продажи прочего имущества	48
по чеку наличные деньги	51
возвращены авансы выданные	61
платежи от покупателей и заказчиков	62
в погашение задолженности по претензиям	63
авансы от покупателей и заказчиков	64
от подотчетных лиц	71
от членов трудового коллектива в погашение долга по беспроцентным ссудам (73-1),  за причиненный материальный ущерб (73-2)	73
погашение дебиторской задолженности	76
за счет краткосрочных кредитов банка	90
выявлены при инвентаризации кассы  излишки
денежных средств	80-3

По кредиту счета 50 отражают операции по выбытию наличных денежных средств  с дебета разных счетов в зависимости  от вида расходов.

 Бухгалтерия предприятия использует  следующую корреспонденцию счетов  для отражения выбытия денежных  средств из кассы, табл. 3.4.

Таблица 2.4

Корреспонденция счетов для отражения  выбытия денежных средств из кассы

Кредит счета 50 (операции)	Дебетуемые счета
Выбыли из кассы:
за наличные деньги приобретены:
материалы, включая расходы по доставке	10
МБП, включая расходы по доставке	12
НДС на сумму оплаченных предприятием наличными при приобретении имущества	19(по соотв. субсчетам)
внесены наличные деньги на расчетный  счет	51
приобретены марки, конверты, путевки в дома отдыха, пансионаты, санатории	56
оплачены счета поставщиков  за услуги и приобретенное имущество	60
выданы авансы поставщикам (подрядчикам)	61
в погашение задолженности по претензиям	63
возвращены авансы полученные	64
выдана заработная плата	70
выданы деньги под отчет, перерасход по авансовым отчетам	71
выданы беспроцентные ссуды  членам трудового коллектива	73-1
выплачены по обязательствам предприятиям, юридическим и физическим лицам  суммы, удержанные из заработной платы (76-1), депонированная заработная плата (76-2), требования разных кредиторов (76-3)	76
оплачены наличными расходы, подлежащие списанию за счет:
чистой прибыли	81-2
нераспределенной прибыли и  специальных фондов	88
средств целевого финансирования	96
недостача наличных денежных средств в кассе	84

 

Характерной особенностью счетов учета  денежных средств является отражение  информации по ним в отечественной  и иностранной валютах, а также  организации информации о наличии  и движении краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями.

2. Аудит кассовых операций

Обращение денежных средств совершается  непосредственно на предприятиях, в  организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Штейнман М.Я. считает, что «… внутрихозяйственный  контроль – один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей компетенции всеми отделами и службами, руководителями и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место»¹.

Однако организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятиях организован  формально, не все специалисты относятся  добросовестно к выполнению своих  обязанностей.

Белов Н.Г.² классифицирует формы контроля по времени осуществления на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных  операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального  использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно  в процессе совершения хозяйственных  операций и направлен на оперативное  устранение недостатков, выявление  и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных  операций и направлен на выявление  недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

Особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого