Учет и аудит основных средств

В настоящее время  роль внутреннего аудита расширена, так как включает оценку  качества информации, а также оценку полезности применяемой методики анализа информации. Применяя зарубежный опыт внутренние аудиторы проводят независимую экспертную оценку управленческих функций фирмы, компании, в том числе и своей деятельности. Далее они поставляют своей головной конторе, которая осуществляет  управление, свои результаты анализа, оценки, рекомендации, советы, а также информацию о деятельности проверяемой ими организации. Внутренние аудиторы могут работать как в государственном, так и частном секторе. Главная задача внутреннего аудита  – определить основную помощь работникам, чтобы они могли выполнять свои обязанности квалифицированно и эффективно. Внутренний аудитор проверяет всю бухгалтерскую отчетность и ее достоверность. Внутренние аудиторы должны  отчитываться перед вышестоящим руководством, при этом они обычно имеют прямые связи с аудиторским комитетом, правлением директоров и другими управленческими подразделениями.

    

 

2 Организация аудита движения основных средств

 

2.1.Аудит аналитического  и синтетического учета основных средств

Для того чтобы провести аудиторскую проверку учета основных средств необходимо проверить, как ведется аналитический учет основных средств. Он проводится по отдельным объектам, каждому присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. Данный учет (пообъектный) ведется в инвентарных книгах или карточках. Аудитор обязан проверить ведение карточек или книг, а также правильность присвоения шифра амортизационных отчислений, наличие всех справочных данных.

Если обнаружены объекты основных средств, по которым не ведутся инвентарные карточки, то необходимо восстановить на такие средства инвентарные карточки. Следует также проверить состояние учета средств в эксплуатации, на складе, в ремонте, поэтому аудиторы устанавливают правильность ведения инвентарного списка основных средств, аналитического учета, регулярность взаимной сверки бухгалтерского учета.

Если используется ПЭВМ, то вместо инвентарных карточек ведется магнитотека  основных средств, это позволяет  сократить трудоемкость аналитического учета. Эта картотека должна быть распечатана и представлении в виде описи проверяющему.  Первичные документы – это акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на

внутреннее перемещение являются основными источниками информации. Проверка может быть сплошной или частичной, то есть выборочной. Чтобы аналитический учет был качественным необходимо своевременное проведение инвентаризации. Аудитор проверяет инвентаризацию и если инвентаризация последних основных средств не проводилась более двух или трех лет, то аудитор вправе может потребовать ее проведения. Это позволит уменьшить аудиторский риск.

Синтетический учет движения основных средств и их износа ведется  в журналах-ордерах, а при использовании  ПЭВМ – в машинограммах дебетовых и кредитовых оборотов по счетам. По этим регистрам необходимо сверить данные с Главной книгой, балансом.

Если наблюдается расхождение  между данными аналитического и синтетического учета необходимо определить причины, виновных в этом должностных лиц, предложить  определенные действия  по устранению недостатков.

Для того чтобы аудитору убедится  насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, правильно скорректировать аудиторский  риск и  процедуры, необходимо тщательно проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств, описи, протоколы инвентаризационных комиссий, которые к ним прилагаются, сличительные ведомости, ведомости результатов последней инвентаризации,

решения руководства организации по итогам ее проведения и правильность

отражения результатов  инвентаризации в бухгалтерском  учете. Также необходимо провести инвентаризацию отдельных объектов особенно арендуемых основных средств, так как на практике часто используют фиктивные договоры для начисления арендной платы, для того чтобы

увеличить  себестоимость продукции и присвоения средств.    

    

2.2. Аудит оформления  и отражения в учете операций  по поступлению и выбытию ОС

 

Учет движения ОС оформляется  унифицированными документами, утвержденными МФ и ЦСУ РФ. Проверяя документацию необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• чтобы передать  ОС в качестве взноса в Уставной капитал, должен быть приведен их перечень, в котором указана первоначальная стоимость, износ, цена соглашения при передаче, также необходимы вторые экземпляры актов приема-передачи, заверенные печатью и вся техническая документация;
• приобретая ОС у физического лица,  оформляется договор купли-продажи, где указана первоначальная стоимость, износ и цена приобретения;
• в инвентарной карточке вписывается расшифровка – перечень отдельных предметов, входящих в комплект при  приобретение объектов ОС;
• если приобретаются объекты ОС за иностранную валюту, то первоначальная  стоимость объекта учитывается по пересчитанному курсу в рублях на момент приобретения;
• до ввода в эксплуатацию не включаются в состав ОС объекты строительства, а учитываются как незавершенные капвложения;
• объекты, которые приняты в эксплуатацию на условиях текущей аренды, необходимо учитывать на забалансовом;
• необходимо установить рыночную стоимость при продаже ОС;
• при безвозмездной передаче ОС подлежат обложению НДС у передающей стороны за исключением безвозмездной передачи ОС, зачисленных ранее в ОС с НДС (для непроизводственной сферы);
• чтобы определить непригодность ОС, неэффективность проведения восстановительного ремонта, оформления необходимой документации по списанию, должна быть создана действующая комиссия приказом руководителя;
• должен быть представлен перечень оборудования, который списывается  в связи со строительством новых или реконструкцией, а также техническим перевооружением действующих предприятий, цехов и других объектов;
• детали, узлы и агрегаты от  демонтажа оборудования, которые  годны еще для дальнейшего использования необходимо оприходовать по бухучету;
• все детали и узлы, которые содержат драгметаллы, учитываются отдельно, чтобы сдать их в переработку для извлечения драгметаллов.

 

Проверяя операции по поступлению новых средств, надо установить, было ли экономически обосновано строительство объектов, достаточно было ли финансирование, есть ли проектно-сметная документация. Насколько законно и целесообразно приобретение, полнота и оприходованность поступивших в хозяйство основных средств, насколько правильно была оформлена документация, реальность оценки. Полноту и своевременность оприходования основных средств устанавливают путем изучения первичных документов и записей. Источниками могут быть акты приемки-передачи основных средств, акта приемки многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию, накладные на внутрихозяйственные помещения, акты приемки- сдачи отремонтированных объектов, инвентаризационные описи, инвентарные карточки, ведомости, журналы – ордера   и  другое.

Проверяя поступление  основных средств в порядке их безвозмездной передачи, проверяют наличие двухсторонних актов приемки-передачи указанных объектов, техническое состояние и закрепление за материально-ответственными лицами.  Если приобретается использованные в эксплуатации объекты у других организаций, необходимо проверить целесообразность операций и полноту оприходования объектов на балансовый учет.

 Из практики аудиторских  проверок можно сделать вывод,  что основные нарушения и ошибки  возникают при оформлении движения  основных средств, поэтому основные  средства требуют особого первичного контроля.

Отсчет  начисления износа (амортизации) и возмещения уплаченного  поставщикам налога на добавленную  стоимость по основным средствам  начинается  после оприходования  и ввода в эксплуатацию объекта  основных средств, при этом они должны быть оформлены актом приемки- передачи основных средств, НДС выделяется  в этом случае отдельной строкой в расчетно-платежных документах. Следовательно, что несвоевременное

оприходование основных средств влечет за собой недоначисление износа, а это приводит к искажению остаточной стоимости объектов, финансовых результатов, при этом увеличиваются платежи в бюджет по НДС в данном периоде. Необходимо также отдельно проверять операции по оприходованию полученных основных средств в виде капиталов в уставной капитал. Проверяя строительство и приобретение основных средств надо установить, ведется ли аналитический учет, ведутся ли субсчета и соответствуют ли они плану счетов, где относятся затраты по капитальному строительству, как оформлен ввод в эксплуатацию основных средств, облагаются ли налогом на добавленную стоимость затраты по строительно-монтажным работам.  При проверке операций по реализации и выбытию основных средств необходимо выяснить,  проводились ли эти операции по счету, как проводилась безвозмездная передача основных средств.

2.3. Аудит амортизации  (износа) основных средств

Главной задачей контроля по учету основных средств является проверка правильности начисления износа. Надо правильно установить отнесение  основных средств к соответствующей группе амортизационных отчислений.

Проверяя документацию необходимо обратить внимание на следующие  моменты:

• амортизация включается в состав внереализационных потерь при сдаче ОС в текущую аренду, а полученная арендная плата относится к внереализационным доходам;
• износ ОС начисляется либо в течение всего срока эксплуатации объекта

или  в течение срока, когда  балансовая стоимость ОС полностью успевает войти в издержки производства (активная часть ОС), потом начисления прекращаются;

• если применяется ускоренный метод исчисления износа активной части ОС, необходимо помнить, что на машины, оборудование и другие транспортные средства, где срок службы  составляет до трех лет метод, ускоренной амортизации не распространяется;
• при прекращении деятельности малого предприятия до истечения одного года сумма дополнительно начисленного износа должна  восстанавливаться за счет прибыли;
• по целевому назначению используется амортизация , которая начислена ускоренным методом,  в учете надо их выделять на отдельном субсчете. Если было нецелевое использование, то дополнительная сумма амортизации включается в налогооблагаемую базу и подлежит налогообложению;
• проводя реконструкцию технического перевооружения ОС, переводом ее на консервацию  износ не начисляется, но при этом срок службы удлиняется на период консервации;
• износ по неоконченным строительством объектам начисляется согласно справки о стоимости таких объектов с уточнением после ввода объекта.

Проводя проверку  надо правильно установить отнесение  основных средств к амортизационным категориям.  Для этого амортизируемое  имущество объединяется в четыре категории.

 

1.     здания, сооружения  и их структурные компоненты;

2.     легковой  автотранспорт, легкий грузовой  автотранспорт, конторское

оборудование и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы

обработки данных;

3.     техническое,  энергетическое, транспортное и  иное оборудование и

материальные активы, не включенные в первую или вторую категорию;

4.     нематериальные  активы.

Для всех налогоплательщиков, за исключением субъектов малого предпринимательства и предпринимателей  годовые нормы амортизации составляют:

• для первой категории – 5 %;
• для второй категории – 25 %;
• для третьей категории – 15 %.

Годовые нормы амортизации для субъектов малого предпринимательства и предпринимателей увеличиваются и составляют:

• для первой категории – 6 %;
• для второй категории – 30 %;
• для третьей категории – 18 %.

Годовые нормы амортизации  для четвертой категории определяются равными долями в течение срока их использования. При этом нельзя не учитывать другие условия данного варианта начисления амортизации по основным средствам. Основными источниками информации при проверке ведомости расчета амортизационных отчислений и отчислений в ремонтный фонд, журнал-ордер, расчеты бухгалтерии и другое.

Учитывая вышеизложенное надо проверить правильность применения норм износа, то есть амортизации. Проверка расчетов сумм амортизационных отчислений проводится по следующему алгоритму. (См. Приложение А).

Если были обнаружены ошибки, то их необходимо довести до клиента, а также предложить их исправить и внести соответствующие корректировки, то есть исправления в регистры и отчетные формы.

Чтобы правильно проверить  по счетам отнесение износа, следует  установить к какому виду относятся основные средства, производственного или непроизводственного назначения. На издержки обращения относят износ по основным счетам производственного назначения, а по основным средствам непроизводственного назначения. Некоторые предприятия применяют метод ускоренной амортизации активной части производственных основных фондов и это необходимо учитывать. Так как в первый год эксплуатации могут списывать до 50% первоначальной стоимости основных фондов со сроком службы свыше трех лет. На общих основаниях можно производить ускоренную амортизацию активной части производственных фондов. Следует помнить, что при прекращении деятельности малого предприятия до истечения первого года сумма дополнительно исчисленной амортизации подлежит восстановлению за счет увеличения балансовой прибыли предприятия. Такой механизм,  то есть ускоренной амортизации активной части производственных фондов могут применять предприятия высокотехнологических отраслей экономики, внедряя эффективные виды  машин, оборудования.  Данное решение о применении механизма ускоренной амортизации должны быть записаны в учетной политике предприятия, а также доведены до соответствующих налоговых органов. Проверка основных средств не ограничивается вышеизложенными процедурами, можно привести более важные с учетом теории и практики аудита зарубежных стран. (См. Приложение Б).