Учет и аудит расходов на обслуживание и эксплуатацию автотранспорта

5. Факторы, относящиеся к финансовому положению аудируемого лица, включают основные финансовые показатели и тенденции их изменения.

Промежуточное понимание деятельности клиента.

Как показывает практика, действия аудитора по достижению промежуточного понимания деятельности сходны по составу  с действиями на преддоговорном этапе, за некоторым исключением. Указанное  сходство объясняется тем, что как  первичный, так и промежуточный  уровни понимания деятельности опираются  прежде всего на построение теоретической  схемы бизнеса, причем на уровне первичного понимания деятельности клиента  схема практически полностью  оторвана от реально действующего предприятия, а на уровне промежуточного понимания  аудитор производит наложение имеющейся  у него документально подтвержденной информации на разработанную схему  и дорабатывает несогласующиеся  элементы.

Комплексное понимание деятельности клиента.

Под комплексным пониманием деятельности в настоящей статье понимается подготовка, систематизация и внедрение в работу такого набора информации, который соответствует содержанию понимания деятельности согласно аудиторским стандартам с учетом конкретных данных о деятельности проверяемого субъекта. Так, стандартом № 15 раскрываются требования к информации, необходимой для понимания деятельности. Данная информация формируется именно в результате проведения обзорных процедур и в дальнейшем используется для целей комплексного аудита.

Для выполнения профессиональной задачи аудитору следует получить знания о деятельности аудируемого лица, которые в соответствии с профессиональным суждением аудитора могут оказать  существенное влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, подходы  к аудиту, аудиторское заключение.

 

2.2Аудиторские процедуры по существу.

Сбор аудиторских доказательств.

До начала проведения аудита расходов на содержание и эксплуатацию транспортных средств аудитору необходимо выполнить следующие контрольные процедуры:

1. Ознакомиться с учетной политикой аудируемого лица (выбор метода распределения расходов устанавливается организацией и закрепляется в ее учетной политике, называет счета, на которые списываются расходы.)
2. Ознакомление с рабочим планом счетов (10,26,20,44)
3. Проанализировать систему внутреннего контроля экономического субъекта, выявить его сильные и слабые стороны. При оценке системы внутреннего контроля аудитор должен проверить наличие и действие распорядительных документов, закрепляющих способы ведения учета операций, связанных с движением автотранспорта как объекта основных средств, осуществить экспертизу порядка документального оформления фактов хозяйственной деятельности, изучить утвержденные графики и схемы документооборота, провести экспертизу применяемой формы учета, проверить наличие регистров бухгалтерского и налогового учета, установить, соблюдается ли установленный порядок подготовки и представления внутренней бухгалтерской отчетности, обобщить информацию о составе, масштабах и характере операций в проверяемом периоде. Оценив систему внутреннего контроля, аудитор должен спланировать характер, масштабы и сроки проведения аудиторских процедур в отношении автотранспортных средств.

3.Выполняя процедуру проверки расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Как закреплены в учетной политике расходы на содержание и эксплуатацию транспортных средств организации. (например предусмотрено использование норм расхода топлива),
2. Проверить наличие и правильность оформления первичных документов, подтверждающих понесение  расходов организацией( путевые листы, договоры аренды, авансовые отчеты, акты приемки-передачи и акты возврата ОС), точность и правильность подсчета сумм в этих документах.

3.3.Проверить соблюдение методики  Бухгалтерского учета расходов на содержание и эксплуатацию транспортных средств:

• Необходимо определить способ списания ГСМ. Как видно из формулировки пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ расходы на приобретение всех видов топлива относятся к материальным расходам организации, уменьшающим доходы текущего отчетного (налогового) периода в полном объеме без каких-либо ограничений. В связи с этим, в настоящее время списание горюче-смазочных материалов на производство осуществляется двумя способами:

 

1. Списание ГСМ в соответствии с установленными нормами (каждое

         предприятие вправе само установить такие нормы, чтобы       контролировать расход ГСМ.) 

2. Списание ГСМ на основании данных о фактически выработанном топливе. Возможно, что предприятие вообще не устанавливало нормы расхода ГСМ. Тогда затраты на их покупку можно списывать на расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, по факту. Главное при этом - документально подтвердить, что ГСМ были израсходованы для поездок автомобилей именно по производственным нуждам предприятия.

Приобретение ГСМ по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками: Д-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" К-т сч. 60 - оприходованы ГСМ  
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - учтен НДС, выделенный в счете-фактуре поставщика ГСМ  
Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - предъявленный поставщиком НДС принят к вычету  
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - оплачены приобретенные ГСМ. 

При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной станции водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку ГСМ. При этом необходимо соблюдать требования по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 N 40. Согласно п. 11 этого документа выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.  
Выдача наличных денег под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов и принятие их к учету (на основании утвержденного руководителем организации авансового отчета) оформляются проводками: Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" - выданы денежные средства под отчет водителю Д-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" К-т сч. 71 - отражена стоимость ГСМ, указанная в чеке АЗС Д-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" К-т сч. 71 - возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" - выдана подотчетному лицу сумма перерасхода по авансовому отчету. 

Приобретенные на автозаправочных станциях талоны на бензин принимаются к учету по дебету счета 50 субсчет 3 "Денежные документы".  
При выдаче талонов водителю (подотчетному лицу) в учете оформляется проводка: Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 3 "Денежные документы" - отражена стоимость талонов выданных водителю .  
На основании указанного в путевых листах фактического расхода горючего в бухгалтерском учете оформляется запись:  
Д-т сч. 20 (23, 26, 44) К-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" - списано фактически израсходованное горючее.  
В случае если учетной политикой организации предусмотрено использование норм расхода топлива, сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации (предыдущая проводка), а сверхнормативный расход топлива включается в состав прочих расходов:  
Д-т сч. 91 субсчет 2 "Прочие расходы" К-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо".  

• Если организация арендует здание гаража, то необходимо проверить :

Проверить правильность отражения в бухгалтерском учете  аренду здания гаража:

Принятие арендованного здания (помещения) к учету арендатора отражается записью:  
Д-т сч. 001 - на сумму стоимости арендованного имущества, указанной в договоре аренды.  
Расчеты с арендодателем по арендной плате отражаются в учете арендатора следующим образом: Д-т сч. 44 "Расходы на продажу", Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на сумму начисленной арендной платы согласно счету арендодателя Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" К-т сч. 76 - на сумму НДС с арендной платы  
Д-т сч. .76 К-т сч. 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, перечисленных арендодателю Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" К-т сч. 19 - на сумму НДС, подлежащего вычету.  
В случае отсутствия у организации гаража или места для стоянки автомобиля она может парковать автотранспортные средства на платной охраняемой стоянке.  Принятие к учету расходов на оплату автостоянки осуществляется на основании авансового отчета подотчетного лица. При этом делается следующая проводка: Д-тсч. 26 (20, 44) К-ТСЧ. 71.  
В налоговом учете расходы на стоянку служебного автотранспорта включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

• Расходы организации на ремонт основных средств вообще и автотранспорта в частности отражаются в бухгалтерском учете в зависимости от принятой организацией учетной политики. Возможны следующие варианты:

1) затраты на ремонт непосредственно  включаются в себестоимость продукции  (работ, услуг) и оформляются  следующими проводками:

Д-т 20, 23 К-т 10, 60, 76, 70, 69 - на сумму фактических  расходов на ремонт;

2) затраты на ремонт предварительно  учитываются в составе расходов  будущих периодов и оформляются  следующими проводками:

Д-т 97 "Расходы будущих периодов" К-т 10, 60, 76, 70, 69 - списана сумма фактических  затрат на ремонт;

Д-т 20, 23 К-т 97 - списана часть расходов на ремонт, включаемая в себестоимость  продукции (работ, услуг) в отчетном периоде;

3) расходы на ремонт резервируются.  При образовании резерва в  затраты на производство (расходы  на продажу) включается сумма  отчислений, исчисленная исходя  из годовой сметной стоимости  ремонта, которая оформляется  следующей проводкой:

Д-т 20 (23, 44) К-т 96 - начислены отчисления в резерв.

По мере выполнения ремонтных работ  фактические затраты, связанные  с их проведением, списываются следующим  образом:

Д-т 96 "Резервы предстоящих расходов" К-т 10, 23, 60, 76, 70, 69 - отражена сумма фактических  затрат на ремонт, списываемых за счет ранее созданного резерва.

В соответствии с п. 67 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств затраты на ремонт автотранспорта отражаются на основании соответствующих  первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов.

• Принятие к учету расходов на оплату автомойки осуществляется на основании авансового отчета подотчетного лица. При этом делается следующая проводка: Д-тсч. 26 (20, 44) К-ТСЧ. 71. 
• Страхование автотранспорта ОСАГО, технический осмотр автотранспорта  осуществляется один раз в год, поэтому  организация в целях равномерного распределения данных  расходов должна учитывать на 97 счете «расходы будущих периодов»:

Дт 97 Кт 76.5 – отражены расходы по страхованию и техническому осмотру.

Дт 20 (44,26) – равномерное списание в течение года расходов будущих  периодов.

Об этом говорится в пункте 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

3.4. Проверить правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов учета затрат ,сальдо . Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

3.5.Сверка данных бухгалтерского учета прочих расходов с данными бухгалтерской отчетности.

Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный  объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться,  выполняются или нет требования нормативных актов о порядке формирования расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией автотранспорта.

 

 

 

 

3. Обобщение результатов по аудита расходов на содержание и эксплуатацию транспортных средств.

1.Проверка учета на ремонт автотранспорта. При проверке учета необходимо подтвердить достоверность отражения операций по счетам 20,26,44,

2. Мойка автомобиля приобретение ГСМ. Распространенные ошибки, связанные с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов. При проверке учета необходимо подтвердить обоснованность достоверность отражения операций по счетам 71,20 (26,44),10.3.

3.Проверка учета аренды гаража. При проверке учета необходимо подтвердить обоснованность достоверность отражения операций по забалансовому счету 001. Типичными ошибками являются: не отражение а забалансовом счете ОС – здания гаража, нет государственной регистрации договора аренды. При проверке учета необходимо подтвердить обоснованность достоверность отражения операций по счетам 001,20 (26,44)

4. Проверка страхования автотранспорта  и технического осмотра автотранспорта. Необходимо подтвердить обоснованность достоверность отражения операций по счетам 97,20 (26,44)

Типичные ошибки: списание этих расходов единовременно. Расходы на страхование автотранспорта и технический осмотр отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.), в течение периода, к которому они относятся.

 Обобщение результатов проверки.

Рабочие документы аудитора. Выявленные нарушения и ошибки фиксируются  в рабочем документе аудитора. Рабочий документ может быть оформлен в виде таблицы нарушений с  указанием характеристики нарушения, нормативного документа, который нарушен, а также рекомендации аудитора по устранению нарушения. На заключительном этапе можно составить рабочий  документ «Оценка влияния выявленных нарушений на показатели бухгалтерской  отчетности». В рабочем документе  должны быть указаны: