Учет общепроизводственных расходов

    Сводный документ по учету  общепроизводственных и общехозяйственных  расходов является накопительная  ведомость учета затрат  форма  № 301 АПК, в которой осуществляется  систематизация расходов в течение месяца на основании первичных документов. Ежемесячно на основании итоговых данных накопительной ведомости составляется лицевой счет производственный отчет, где отражаются данные о суммах расходов за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала года по установленной номенклатуре статей затрат. 

Бухгалтерские записи в ООО «Малинки» по счету 26 «Общехозяйственные расходы» за июнь 2008 года:

   Подводя  итог проверки учета общепроизводственных  и общехозяйственных расходов, можно  сделать вывод о том, что  в ООО «Малинки» учет общепроизводственных  и общехозяйственных расходов  в целом ведется своевременно, хозяйственные операции составляются в день их свершения, но отсутствуют унифицированный документы по этим счетам. 

2.4. Совершенствование  учета  общепроизводственных  и общехозяйственных расходов 

     В настоящее время развитие рыночных отношений привело к необходимости совершенствования бухгалтерского учета, в том числе учета общепроизводственных и общехозяйственных расходов, входящих в состав косвенных расходов. В особенности это относится к сельскохозяйственным предприятиям, так как большинство из них перестали существовать либо убыточны, что привело к таким явлениям, как совершение сделок на основе взаимозачетов, выплата сельскохозяйственной продукции в счет оплаты труда и так далее. Это требует введения новых форм документов, либо совершенствования существующих форм.

    Изучение учета косвенных расходов в ООО "Малинки" показало, что хозяйство применяет для первичного учета этих затрат  документы устаревших форм, а для сводного и аналитического учета применяются произвольные формы документов, что требует постоянного их совершенствования.

       Следует заменить произвольную форму документа: лицевой счет производственный отчет на  типовую форму № 89, что уменьшит затратное время на составление этого документа.

     В данной работе предлагается разработанный вид регистра бухгалтерского учета, который объединил бы в себе планирование, учет и контроль производственных затрат (приложение 9). В ООО «Малинки» планирование затрат регистрируется в бюджете доходов и расходов, учет ведется на лицевых счетах 25, 26 и других, для контроля используются сводные регистры учета за месяц, квартал, год, а предложенный вид регистра будет обобщать данные из этих документов в одном в укрупненном виде. Разработанный регистр предлагается использовать для косвенных затрат. Учет в нем ведется за каждый месяц и нарастающим итогом с начала и до конца года, группируются по статьям общепроизводственных и общехозяйственных затрат.

     В графе «Затраты по плану» отражается величина затрат запланированная на текущий год. В графе «Фактические затраты за месяц» показывается сумма по статьям затрат за определенный месяц, а в графе «Фактические затраты в общем» отражаются общие суммы затрат за каждый месяц года плюс затраты за предыдущие месяцы.

     Данные  по фактическим затратам заносятся в регистр на первое число каждого месяца. В графе «Фактические затраты за год» отражается общая сумма фактических затрат за год, которые затем служат основой для планирования на следующий год. В строках «Общепроизводственные расходы» и «Общехозяйственные расходы» отражаются общие затраты на конкретную дату, представляющие собой сумму всех статей этих затрат.

     Такой регистр учета затрат будет удобен для контроля общепроизводственных и общехозяйственных затрат и в течении года, и по окончании его. При помощи него можно сравнивать структуру затрат за каждый месяц и выявлять за счет каких статей произошло изменение структуры. А так же для оперативного контроля за уровнем затрат по каждой статье и в общем объеме относительно плановых показателей.

     Это позволит своевременно реагировать, если произошло превышение установленных норм по плану, своевременно выявить его, а возможно и устранить причину превышения раньше, чем по окончании года. По окончании каждого месяца косвенные затраты списываются со счетов 25 и 26 на счет 20 «Основное производство» и распределяются. В предлагаемом регистре будут отражаться суммы затрат, которые списываются на 20 счет.

     В отчетных калькуляциях общепроизводственные и общехозяйственные затраты  представлены по видам изделий, а  в предложенном регистре в общем объеме. В этом документе можно будет проследить изменение затрат по видам косвенных затрат. Например, на предприятии с определенного периода времени предполагается внедрение новой техники или технологии, мероприятий по повышению качества продукции или мероприятий по снижению цен на продукцию и другие мероприятия. В регистре учета общепроизводственных и общехозяйственных расходов можно будет определить как изменились те или иные виды затрат с момента внедрения определенных мероприятий, то есть проследить какие виды затрат уменьшились, а какие увеличились и не превысило ли увеличение затрат по одним статьям уменьшения по другим. При помощи этого документа можно будет определить обоснованность внедрения мероприятий в разрезе косвенных затрат предприятия.

     Итак, разработанный регистр учета общепроизводственных и общехозяйственных затрат предназначен для следующих целей:

     – для ведения обобщенного учета общепроизводственных и общехозяйственных затрат;

     – для оперативного контроля за уровнем косвенных затрат;

     – служить базой для анализа общепроизводственных и общехозяйственных затрат;

     – служить базой для планирования косвенных затрат по статьям на следующий год.

    В свою очередь для всех ручных форм бухгалтерского учета в ООО «Малинки» характерна обработка информации от первичного документа до баланса путем последовательной регистрации данных в регистрах, получения итогов разных степеней и соответствующих записей в последующий регистр после получения очередного итога. В результате неизбежно многократное дублирование данных, переписывание полученных итогов из одного регистра в другой. Даже при наиболее прогрессивной из ручных форм учета, которая применяется в организации – журнально-ордерной – допускается дублирование. Чтобы получить итог по какому-либо признаку, необходимо однородные операции сгруппировать в соответствующем регистре; для получения более, общего, итога производят другую группировку по полученным частным итогам и т.д.  Автоматизированные формы учета строятся на иных принципах. Применение соответствующих вычислительных машин обеспечивает получение итогов разных степеней без переписывания данных из одного регистра в другой. Операции по однородным признакам группируются в процессе машинной обработки информации. В результате создания возможность получения итоговой информации непосредственно на основе обработки исходных данных. Это принципиальное отличие автоматизированных форм от ручных форм бухгалтерского учета.       Единственный промежуточный этап – это перенос исходной информации из первичных документов на машинные носители. После этого возможно получение отчетных сводок непосредственно на основе машинной обработки информации. Причем группировка по всем необходимым признакам выполняется также в процессе машинной обработки информации.

     Автоматизированные формы учета  позволяют в результате машинной  обработки получать необходимые  данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до оборотного и сальдового баланса, т.е. благодаря машинной обработке информации получают все регистры бухгалтерского учета, предусмотренные действующей системой учета. В связи с этим наиболее эффективным совершенствованием по учету общепроизводственных и общехозяйственных расходов явилось бы внедрение Программы «1С: Предприятия».

       Ведь программы для автоматизации  бухгалтерского учета призваны  облегчить рутинную работу по  ведению бухгалтерского учета,  обеспечить гибкий аналитический учет и получение необходимых различных отчетов в любой момент, а не только в конце отчетного периода.

«1С: Предприятия  » - универсальная программа массового  назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятия » с типовой конфигурацией. Компонента «Бухгалтерский учет» позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С: Предприятия». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета. Таким образом, руководитель может выбирать оптимальный вариант автоматизации – исходя из потребностей своего предприятия, приоритетов решаемых задач, допустимых сроков и затрат на внедрение. При этом очень важно, что на базе одной и той же системы можно проводить поэтапную автоматизацию, получая реальную отдачу на каждом шаге. Начав с внедрения стандартных и специализированных тиражных решений, можно эффективно решить основные задачи автоматизации, – затратив при этом минимум времени и средств, - а в дальнейшем развивать систему в соответствии с индивидуальными особенностями предприятия, не останавливая при этом ее  эксплуатации.

Внедрение 1С состоит из нескольких этапов: 

1. Выбор необходимой конфигурации 1С, или нескольких конфигураций самим Заказчиком или с помощью наших специалистов

2. Установка программы 1С 

3. Настройка параметров учета и учетной политики 

4. Консультация пользователей по работе с программой 1С 

5.  Ввод  системы в производственную эксплуатацию 

6. Сопровождение программы 1С (обновление релиза конфигураций, обновление платформы 1С)

7.  Внесение изменений в типовую конфигурацию после ввода системы в производственную эксплуатацию.

     Прежде чем выбирать какой-то продукт компании, необходимо провести расчет экономической эффективности внедрения. Так как ООО «Малинки» небольшое предприятие, то такой расчет нагляден – внедрение «1С » повысит производительность труда бухгалтера, позволит сократить штат бухгалтерии, снизит % бухгалтерских ошибок, так как технология ведения учета в программе соответствует законодательству, и все что требуется от бухгалтера – соблюдать протокол ведения операций.

Однако прежде чем претворять его в жизнь  необходимо рассчитать, эффективен ли он. Для этого нужно определить стоимость необходимого оборудования и информационно-правовых баз и срок их использования. При этом нельзя упускать из внимания тот факт, что автоматизация одного участка учета нецелесообразна, так как все разделы учета взаимосвязаны. В ООО «Малинки» штат бухгалтеров состоит из четырех человек, для каждого необходим персональный компьютер с соответствующей программой (два компьютера уже имеется). Так, стоимость одного компьютера с необходимым программным обеспечением в среднем составляет 45000 рублей, его установка, как уже было сказано, производится бесплатно. Однако необходимо затратить средства для обучения персонала, для этого потребуется минимум 10000 рублей. При этом необходимо постоянно обновлять информационно-правовую базу, что стоит около 10000 рублей (стоимость программ + стоимость оплаты устанавливающей их организации). Таким образом, получим следующий расчет: